Tata Cara Pembuatan SK Sesuai Aturan

Surat Keputusan (SK) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat atau lembaga berwenang untuk menetapkan suatu kebijakan, penunjukan, pengangkatan, atau keputusan tertentu. Bagi banyak orang, pembuatan SK terdengar rumit, tetapi sebenarnya prosesnya bisa dipahami asalkan mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku. Artikel berikut menjelaskan secara terstruktur langkah-langkah pembuatan SK sesuai ketentuan, dengan bahasa yang sederhana agar mudah dimengerti oleh siapa saja.

1. Pengertian dan Fungsi Surat Keputusan (SK)

  1. Pengertian
    SK adalah dokumen resmi yang memuat putusan atau keputusan tentang suatu hal yang bersifat mengikat. Biasanya ditandatangani oleh pejabat yang memiliki kewenangan, seperti kepala dinas, direktur, atau pejabat lain di lingkungan pemerintahan maupun organisasi nonpemerintah.
  2. Fungsi Utama
    • Penetapan Kebijakan: SK menetapkan aturan atau kebijakan baru yang harus dilaksanakan oleh unit kerja atau instansi terkait.
    • Pengangkatan/ Pemberhentian: Digunakan untuk mengangkat atau memberhentikan pegawai, pengurus organisasi, atau tim kerja.
    • Pembentukan Tim atau Panitia: Menunjuk anggota panitia seleksi, tim teknis, atau satgas tertentu.
    • Pengakuan atau Penghargaan: Memberikan penghargaan, sertifikat, atau pengakuan resmi atas prestasi atau jasa.

Dengan memahami fungsi SK, kita tahu bahwa dokumen ini tidak sekadar kertas; SK memiliki kekuatan hukum dan menjadi acuan pelaksanaan tugas.

2. Landasan Hukum dan Kebijakan Pembentukan SK

Sebelum membuat SK, penting memahami dasar aturan yang menjadi rujukan. Berikut beberapa landasan hukum umum:

  1. Peraturan Pemerintah (PP) dan Peraturan Presiden (Perpres)
    • Pemerintah menerbitkan PP atau Perpres yang menentukan jenis-jenis keputusan yang memerlukan SK, seperti pengangkatan pejabat negara atau pembentukan lembaga baru.
  2. Peraturan Menteri/ Peraturan Kepala Daerah
    • Di tingkat kementerian atau daerah, pejabat terkait mengeluarkan peraturan guna mengatur tata naskah SK:
      • Contoh: Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Tata Naskah Dinas, yang mencakup format SK dan tanda tangan elektronik.
      • Peraturan Gubernur atau Bupati tentang kewenangan pejabat untuk menandatangani SK di lingkungan provinsi/kabupaten.
  3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Instansi
    • Setiap lembaga atau organisasi biasanya memiliki SOP tentang pembuatan SK, mencakup template format, alur persetujuan, dan tata cara pengarsipan.
  4. Undang-Undang (UU) Terkait
    • Misalnya UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, yang mengatur penyelenggaraan administrasi pemerintahan, termasuk penerbitan keputusan pejabat.
    • UU Kepegawaian (UU Nomor 5 Tahun 2014) untuk SK yang terkait pengangkatan atau mutasi pegawai ASN.

Dengan berpegang pada landasan hukum tersebut, SK yang diterbitkan akan memiliki kekuatan hukum yang sah dan tidak menyalahi ketentuan.

3. Elemen Penting dalam Surat Keputusan

Sebelum mulai menyusun, pastikan SK memenuhi unsur-unsur berikut:

  1. Kop Surat atau Kepala Dokumen
    • Memuat logo instansi, nama instansi, alamat, dan informasi kontak resmi.
    • Menentukan jenis dokumen: “SURAT KEPUTUSAN”.
  2. Nomor SK
    • Merupakan nomor unik yang mengikuti format kode klasifikasi instansi, nomor urut, dan tahun.
    • Contoh format: “Nomor: 005/KEP/DINKES/2025”, di mana:
      • “005” adalah nomor urut SK di tahun bersangkutan,
      • “KEP” menandakan jenis keputusan (KEP = Keputusan),
      • “DINKES” kode singkatan Dinas Kesehatan,
      • “2025” tahun penerbitan.
  3. Tanggal SK
    • Tanggal pembuatan dan penandatanganan SK. Format penulisan biasanya “Jakarta, 10 Februari 2025”.
  4. Judul atau Perihal Keputusan
    • Ringkas, jelas, dan menggambarkan inti keputusan. Misal:
      • “Pengangkatan Pejabat Struktural Dinas Pendidikan Kota X”
      • “Pembentukan Tim Seleksi Calon Kepala Desa”.
  5. Menimbang
    • Bagian uraian alasan mengapa SK dikeluarkan. Ditulis dengan poin-poin berupa pertimbangan hukum, administrasi, atau kebutuhan organisasi.
    • Contoh:
      1. “bahwa dalam rangka memenuhi kebutuhan penyelenggaraan pendidikan, perlu dilakukan pengangkatan Pejabat Struktural;”
      2. “bahwa calon pejabat telah memenuhi persyaratan sesuai peraturan perundang-undangan;”
      3. “bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut di atas, perlu menetapkan Keputusan Kepala Dinas Pendidikan Kota X.”
  6. Mengingat
    • Bagian yang mencantumkan rujukan regulasi atau dasar hukum yang dipakai untuk mengeluarkan SK. Misalnya:
      1. “Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;”
      2. “Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil;”
      3. “Peraturan Daerah Kota X Nomor 2 Tahun 2020 tentang Organisasi Perangkat Daerah.”
  7. Menetapkan
    • Bagian inti SK, biasanya berisi:
      1. Ketetapan pokok: “Pertama: Mengangkat Saudara A sebagai Kepala Sekolah SMP Negeri 1 Kota X…”
      2. Ketetapan lanjutan: “Kedua: Keputusan ini mulai berlaku tanggal ditetapkan.”
      3. Ketetapan penutup: “Ketiga: Apabila di kemudian hari terbukti data tidak benar, keputusan ini dapat dibatalkan.”
  8. Penutup dan Tanda Tangan
    • Nama jabatan pejabat penandatangan, misalnya “KEPALA DINAS PENDIDIKAN KOTA X,” diikuti oleh tanda tangan, materai (jika diperlukan), dan nama terang pejabat serta NIP (Nomor Induk Pegawai).
    • Contoh:

      Ditetapkan di: Kota X
      Pada tanggal: 10 Februari 2025KEPALA DINAS PENDIDIKAN KOTA X,[tanda tangan]

      Dra. Maria Yanti, M.Pd.
      NIP. 19650410 199003 2 001

  9. Tembusan
    • Pihak lain yang perlu menerima salinan SK, misalnya: Walikota, Sekretaris Daerah, Badan Kepegawaian, atau pejabat terkait lain. Ditulis dengan poin-poin.
  10. Lampiran (Jika Ada)
    • Dokumen pendukung seperti daftar nama calon, syarat administrasi, atau rincian tugas dan tanggung jawab.

Dengan memperhatikan elemen di atas, SK akan lengkap, sesuai format resmi, dan mudah dipahami.

4. Langkah-langkah Penyusunan SK

Setelah memahami elemen penting, berikutnya adalah tahapan pembuatan SK secara sistematis:

  1. Identifikasi Kebutuhan SK
    • Pihak yang berwenang (misalnya kepala unit kerja) mengidentifikasi kebutuhan keputusan: pengangkatan, penunjukan, pembentukan tim, atau hal lain.
    • Kebutuhan dapat muncul dari evaluasi kinerja, perubahan struktur organisasi, atau program baru.
  2. Pengumpulan Data dan Dokumen Pendukung
    • Kumpulkan data calon (untuk pengangkatan), daftar anggota panitia (untuk pembentukan tim), atau data lain sesuai jenis SK.
    • Pastikan data sudah lengkap: ijazah, sertifikat, syarat administrasi, dan bukti verifikasi.
  3. Rumuskan Isi Keputusan
    • Rancang bagian “Menimbang” dan “Mengingat” dengan merinci alasan dan dasar hukum.
    • Susun isi penetapan (“Menetapkan”) dengan jelas, memuat siapa, apa, dan bagaimana ketetapan berlaku.
  4. Drafting SK
    • Buka template SK resmi instansi (biasanya tersedia di SOP atau folder bersama).
    • Isikan elemen SK satu per satu: kop, nomor, tanggal, judul, bagian menimbang, mengingat, menetapkan, penutup, tembusan, dan lampiran.
    • Perhatikan format penomoran dan kode klasifikasi yang sesuai aturan instansi.
  5. Review Internal
    • Setelah draft selesai, minta review dari atasan langsung atau bagian hukum/perundang-undangan (jika ada).
    • Tujuannya untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan, format, atau dasar hukum yang kurang tepat.
  6. Verifikasi Pejabat Berwenang
    • Draft SK dikirim ke pejabat yang berwenang menandatangani (misalnya kepala dinas atau sekretaris daerah).
    • Pejabat akan membaca, memeriksa kesesuaian, dan apabila setuju, menandatangani secara basah atau elektronik sesuai prosedur.
  7. Pengesahan dan Pemberlakuan
    • Setelah ditandatangani, SK dinyatakan berlaku sesuai tanggal yang tercantum.
    • Jika memerlukan penandatanganan materai atau stempel kantor, pastikan semua terpenuhi.
  8. Promulgasi dan Distribusi
    • Salinan SK disampaikan kepada pihak terkait sesuai daftar tembusan: pegawai yang bersangkutan, bagian kepegawaian, unit kerja lain, atau lembaga eksternal (jika diperlukan).
    • Jika instansi memiliki platform resmi (situs web atau e-Goverment), SK dapat diunggah atau dipublikasikan secara elektronik.
  9. Pengarsipan Dokumen
    • Arsip fisik: simpan SK asli (yang telah ditandatangani) di lemari arsip dengan kode klasifikasi yang jelas.
    • Arsip elektronik: simpan salinan digital (scan SK) di server instansi, beri nama file sesuai nomor SK agar mudah dicari. Pastikan hak akses sesuai dengan kebijakan keamanan data.
  10. Monitoring dan Evaluasi
    • Setelah SK berlaku, bagian yang bertanggung jawab memantau pelaksanaan keputusan: apakah pejabat telah melaksanakan tugas baru, tim bekerja sesuai tugas, atau kebijakan diterapkan dengan baik.
    • Catat evaluasi dan pelaporan hasil pelaksanaan SK, sebagai bahan audit atau revisi di masa mendatang.

5. Tips Agar Pembuatan SK Sesuai Aturan

Untuk memastikan proses berjalan lancar dan SK tidak bermasalah, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Gunakan Template Resmi
    • Selalu pakai format SK standar instansi. Template ini biasanya sudah terverifikasi sesuai SOP dan pedoman perundang-undangan.
  2. Perhatikan Penulisan Nomor dan Kode Klasifikasi
    • Pastikan nomor urut tidak ganda. Cek buku agenda atau sistem penomoran elektronik untuk mengetahui nomor terakhir yang dipakai.
    • Gunakan kode klasifikasi dengan benar: kode bidang atau subbidang sesuai sistem klasifikasi dokumen di instansi.
  3. Perjelas Dasar Hukum
    • Bagian “Mengingat” harus memuat pasal atau ayat yang relevan. Hindari menyebut “secara umum Undang-Undang” tanpa nomor dan tahun.
    • Cantumkan Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri, atau Peraturan Daerah jika diperlukan.
  4. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Tepat
    • Hindari kalimat berbelit-belit. Gunakan struktur aktif “Menetapkan…” daripada “Ditetapkannya keputusan ini…”.
    • Pastikan ejaan dan tata bahasa sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).
  5. Periksa Kembali Data Calon atau Anggota Tim
    • Kesalahan penulisan nama, NIP, atau jabatan dapat menimbulkan masalah hukum. Selalu cross-check data dengan sumber resmi, seperti database kepegawaian.
  6. Pastikan Tanda Tangan dan Stempel Resmi
    • Untuk SK yang wajib distempel basah, siapkan materai dan stempel instansi. Tanda tangan pejabat harus asli, kecuali jika sistem e-Naskah sudah mengatur tanda tangan digital.
    • Jika menggunakan tanda tangan elektronik, pastikan sertifikat digital masih berlaku dan sesuai prosedur yang ditetapkan ANRI atau lembaga berwenang.
  7. Susun Daftar Tembusan dengan Lengkap
    • Pastikan semua pihak berkepentingan mendapatkan salinan SK, termasuk instansi vertikal, unit kepegawaian, atau lembaga pengawas.
    • Bila SK bersifat rahasia atau terbatas, sesuaikan daftar tembusan agar tidak terbocorkan ke pihak yang tidak berwenang.
  8. Lakukan Pengarsipan Ganda
    • Simpan SK asli di lemari arsip fisik dan salinan digital di server. Backup file elektronik secara berkala.
    • Gunakan sistem folder terstruktur berdasarkan tahun dan jenis keputusan agar mudah diakses sewaktu dibutuhkan.
  9. Libatkan Bagian Hukum atau Pejabat Pelaksana Teknis
    • Jika ragu dengan redaksi atau dasar hukum, konsultasikan ke biro hukum, bagian perundang-undangan, atau pejabat pelaksana teknis (PPTK).
    • Konsultasi awal mencegah harus merevisi SK berkali-kali.
  10. Evaluasi Secara Berkala
    • Setiap akhir periode tertentu (misalnya setiap semester), cek kembali apakah SK yang telah diterbitkan telah dilaksanakan sesuai isi.
    • Catat temuan dan buat laporan pelaksanaan kebijakan sebagai bahan evaluasi manajemen.

Dengan memperhatikan tips di atas, proses pembuatan SK akan lebih cepat, akurat, dan bebas masalah hukum di kemudian hari.

6. Contoh Singkat Format SK

Berikut contoh susunan sederhana SK pengangkatan pejabat fungsional di sebuah dinas:

[Logo Instansi]

SURAT KEPUTUSAN
NOMOR: 010/KEP/DINKES/2025

TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA AHLI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN X

KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN X

Menimbang:
1. bahwa untuk mendukung program vaksinasi, perlu tambahan tenaga ahli kesehatan;
2. bahwa Saudara Dr. Budi Santoso telah memenuhi persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja;
3. bahwa sesuai dengan ketentuan Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2020 tentang Pengangkatan Tenaga Ahli, perlu diadakan keputusan;

Mengingat:
1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pengangkatan Tenaga Ahli di Lingkungan Dinas Kesehatan;
3. Peraturan Bupati Nomor 12 Tahun 2024 tentang Tata Cara Pengangkatan Tenaga Non-Pegawai Dinas Kesehatan Kabupaten X;

Memutuskan:
Menetapkan:
Pertama: Mengangkat Dr. Budi Santoso, Sp.KM., sebagai Tenaga Ahli Kesehatan pada Dinas Kesehatan Kabupaten X terhitung mulai 1 Maret 2025 sampai dengan 31 Desember 2025.
Kedua: Segala biaya yang timbul akibat keputusan ini dibebankan pada Anggaran Dinas Kesehatan Kabupaten X Tahun Anggaran 2025.
Ketiga: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kesalahan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di: Kabupaten X
Pada tanggal: 25 Februari 2025

KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN X,

[tanda tangan dan stempel resmi]

Dr. Kartini Dewi, M.Kes.
NIP. 19750415 200103 2 005

Tembusan:
1. Bupati Kabupaten X
2. Sekretaris Daerah Kabupaten X
3. Badan Kepegawaian Kabupaten X
4. Arsip

Contoh di atas hanya ilustrasi sederhana. Format dan detail dapat berbeda sesuai SOP instansi masing-masing.

7. Penutup

Pembuatan SK sesuai aturan memang memerlukan ketelitian dan pemahaman terhadap regulasi. Namun, jika mengikuti langkah-langkah yang benar-mulai dari identifikasi kebutuhan, pengumpulan data, penyusunan draft, review, penandatanganan, hingga pengarsipan-prosesnya menjadi terstruktur dan relatif mudah. Kunci keberhasilan adalah menggunakan template resmi, memperhatikan dasar hukum, menulis dengan bahasa yang tepat, serta melakukan review dan verifikasi sebelum SK diterbitkan.

Bagi Anda yang bertugas membuat SK di instansi, semoga artikel ini membantu memahami tata cara secara jelas. Dengan SK yang lengkap dan sesuai aturan, keputusan yang diambil akan memiliki kekuatan hukum yang sah dan dapat menjadi landasan pelaksanaan tugas yang lebih teratur.

Artikel Terkait

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *