Strategi Penyusunan SKP yang SMART

1. Pendahuluan

Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) adalah salah satu elemen penting dalam sistem manajemen kinerja Aparatur Sipil Negara (ASN). Dalam format terbarunya berdasarkan regulasi Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB), SKP bukan sekadar daftar kegiatan rutin, melainkan sebuah dokumen perencanaan kinerja yang disusun dengan pendekatan strategis dan terukur.

Namun, masih banyak ASN yang menyusun SKP secara asal-asalan, hanya untuk menggugurkan kewajiban penilaian akhir tahun. Hal ini menyebabkan distorsi dalam manajemen kinerja dan tidak memberikan manfaat nyata bagi individu maupun organisasi. Untuk mengatasinya, pendekatan SMART menjadi solusi ampuh dalam menyusun SKP yang efektif.

Artikel ini akan menguraikan strategi penyusunan SKP berbasis prinsip SMART-Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound-secara rinci dan aplikatif.

2. Apa Itu SKP dan Mengapa Penting?

2.1 Definisi

Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) adalah dokumen resmi yang berisi rencana kinerja tahunan seorang Aparatur Sipil Negara (ASN), yang disusun bersama atasan langsung dan menjadi dasar dalam sistem manajemen kinerja. SKP memuat secara rinci uraian kegiatan, indikator keberhasilan, target capaian, waktu pelaksanaan, dan metode pengukuran hasil.

SKP bukanlah sekadar daftar pekerjaan yang disusun asal-asalan. Ia merupakan kesepakatan antara individu dan organisasi mengenai apa yang ingin dicapai selama periode tertentu (biasanya satu tahun), serta bagaimana pencapaiannya akan diukur dan dievaluasi. Oleh karena itu, SKP bersifat dinamis, dapat direvisi berdasarkan kondisi aktual, dan mencerminkan arah strategis organisasi.

Penyusunan SKP diatur dalam regulasi nasional seperti Peraturan Menteri PANRB No. 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN, yang memperkenalkan pendekatan perencanaan yang lebih adaptif dan berbasis hasil. Dokumen ini juga terintegrasi dalam sistem penilaian kinerja berbasis elektronik (e-Kinerja atau e-SKP), yang mendukung prinsip transparansi dan akuntabilitas.

2.2 Tujuan Utama SKP

Menyusun SKP bukan hanya soal memenuhi kewajiban administratif tahunan. Jika dilakukan dengan benar, SKP bisa menjadi alat strategis bagi pegawai dan instansi. Beberapa tujuan utama penyusunan SKP antara lain:

a. Menyelaraskan kinerja individu dengan tujuan organisasi

SKP membantu menjembatani antara rencana strategis instansi (seperti Renstra, RPJMD, dan RKT) dengan aktivitas harian pegawai. Setiap kegiatan dalam SKP seharusnya berkontribusi langsung atau tidak langsung terhadap pencapaian tujuan organisasi.

b. Menjadi dasar objektif penilaian kinerja tahunan

SKP berfungsi sebagai tolok ukur kinerja pegawai. Dengan indikator dan target yang terdefinisi dengan baik, penilaian kinerja tidak lagi subjektif, tetapi berdasarkan capaian konkret dan terukur.

c. Memotivasi pegawai untuk mencapai target kinerja yang terukur

Ketika pegawai memahami ekspektasi dan target yang harus dicapai, mereka cenderung lebih fokus dan termotivasi dalam bekerja. SKP juga bisa menjadi alat perencanaan pribadi untuk pengembangan karier.

d. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan SDM

Melalui sistem pelaporan dan pemantauan SKP, pimpinan unit kerja dapat dengan mudah mengevaluasi progres kinerja, memberikan umpan balik, dan melakukan koreksi bila ada deviasi dari target. Hal ini menciptakan budaya kerja yang terbuka, objektif, dan bertanggung jawab.

3. Memahami Konsep SMART dalam SKP

Agar SKP benar-benar menjadi dokumen yang fungsional dan bukan sekadar formalitas, setiap elemen di dalamnya-terutama indikator dan target capaian-harus memenuhi prinsip SMART. SMART adalah akronim dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound. Pendekatan ini digunakan secara luas dalam manajemen kinerja modern karena terbukti mendorong efektivitas perencanaan dan implementasi.

Berikut adalah penjabaran kelima unsur SMART dalam konteks penyusunan SKP:

3.1 Specific (Spesifik)

Sasaran kinerja harus jelas, tegas, dan tidak menimbulkan tafsir ganda. Kejelasan ini penting agar pegawai memahami dengan tepat apa yang diharapkan, dan atasan dapat menilai dengan objektif apakah sasaran tersebut tercapai atau tidak.

Kurang spesifik:

“Meningkatkan pelayanan masyarakat”

Lebih spesifik:

“Menyusun 12 laporan monitoring pelayanan publik dalam setahun””Mengurangi waktu tunggu pelayanan administrasi dari 3 hari menjadi maksimal 1 hari kerja”

Tips membuat sasaran lebih spesifik:

Gunakan kata kerja operasional seperti: menyusun, mengembangkan, memverifikasi, mengevaluasi.
Sebutkan objek kerja yang dimaksud, misalnya dokumen, laporan, sistem, atau kegiatan tertentu.

3.2 Measurable (Terukur)

Setiap indikator atau sasaran dalam SKP harus dapat diukur secara objektif. Ini bisa dalam bentuk angka absolut, persentase, nilai indeks, atau parameter kualitas tertentu. Ukuran ini menjadi dasar untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pencapaian.

Contoh indikator terukur:

“Tingkat penyelesaian pekerjaan ≥ 95%”
“Jumlah peserta pelatihan minimal 100 orang”
“Survei kepuasan minimal 85%”

Ukuran ini tidak hanya membantu evaluasi, tetapi juga memudahkan dalam menyusun laporan capaian kerja.

3.3 Achievable (Dapat Dicapai)

Target yang ditetapkan dalam SKP harus realistis dan memperhitungkan kapasitas sumber daya, baik dari segi waktu, anggaran, teknologi, maupun kompetensi pegawai. Target yang terlalu tinggi akan membuat pegawai frustrasi, sementara target yang terlalu rendah menurunkan motivasi dan produktivitas.

Contoh realistis:
Jika tahun lalu seorang staf berhasil menyusun 10 laporan dengan kualitas baik, maka target “12 laporan” masih dalam jangkauan. Sebaliknya, menargetkan “25 laporan” tanpa dukungan tambahan akan membebani dan tidak realistis.

Tips menentukan target yang achievable:

Gunakan data historis sebagai acuan
Libatkan atasan dalam diskusi target agar ada validasi
Pertimbangkan beban kerja tambahan atau kegiatan tak terduga

3.4 Relevant (Relevan)

Kegiatan dalam SKP harus sejalan dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) serta mendukung tujuan strategis unit kerja atau organisasi. Relevansi menjamin bahwa energi dan waktu pegawai digunakan untuk hal-hal yang bernilai dan berdampak nyata.

Contoh relevan:

Seorang arsiparis menyusun SKP: “Menertibkan arsip inaktif 10 tahun terakhir”
Seorang auditor menyusun SKP: “Melaksanakan audit kinerja pada 4 unit kerja”

Contoh tidak relevan:

Seorang analis kebijakan menyusun SKP: “Menjadi MC dalam 5 kegiatan resmi”

Kegiatan tambahan seperti menjadi panitia, MC, atau moderator tetap bisa masuk SKP, tetapi harus dikategorikan sebagai kegiatan tambahan, bukan kegiatan utama.

3.5 Time-bound (Berbatas Waktu)

Setiap target dalam SKP harus memiliki batas waktu pencapaian yang jelas, sehingga bisa dipantau progresnya dan dilakukan evaluasi berkala. Tanpa batas waktu, kegiatan cenderung molor atau tidak mendapat prioritas.

Contoh berbatas waktu:

“Menyelesaikan pengembangan aplikasi e-SKP paling lambat bulan Agustus 2025”
“Menyerahkan laporan audit semester I paling lambat 15 Juli 2025”

Tips:

Gunakan satuan waktu yang umum: harian, mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan
Cocokkan dengan kalender kerja dan deadline organisasi

Dengan menerapkan prinsip SMART secara konsisten, SKP akan menjadi alat manajemen kinerja yang jauh lebih kuat dan fungsional. Ia bukan hanya memenuhi kewajiban administrasi, tetapi benar-benar menjadi kompas kerja harian ASN. Pada akhirnya, pendekatan SMART akan berdampak pada budaya kerja yang produktif, terukur, dan profesional di lingkungan birokrasi.

4. Langkah-Langkah Strategis Menyusun SKP SMART

Penyusunan SKP yang SMART membutuhkan strategi sistematis, bukan sekadar menyalin SKP tahun lalu atau mengikuti template orang lain. Setiap jabatan memiliki tantangan, tujuan, dan ruang lingkup kerja yang berbeda, sehingga penyusunan SKP harus dimulai dari pemahaman menyeluruh terhadap konteks kerja sendiri dan tujuan organisasi.

4.1 Memahami Tupoksi dan Renstra

Langkah pertama dan paling fundamental dalam penyusunan SKP adalah memahami tugas pokok dan fungsi (tupoksi) jabatan, serta arah strategis organisasi.

Langkah-langkah praktis:

Baca Surat Keputusan Jabatan atau Uraian Jabatan
Pastikan Anda memahami dengan jelas kewenangan, tanggung jawab, dan batasan jabatan yang Anda emban. Banyak SKP gagal karena mencantumkan kegiatan yang tidak sesuai tupoksi.
Pelajari Dokumen Strategis Organisasi:
Telaah Rencana Strategis (Renstra), RPJMD, Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dan IKU organisasi. Dari dokumen ini, Anda dapat menelusuri sasaran kinerja organisasi yang bisa dipecah menjadi kontribusi individu.
Catat Target Strategis yang Relevan
Tanyakan: Apa indikator yang harus dicapai oleh unit saya? Bagaimana peran saya dalam mendukung pencapaian target tersebut?

Contoh praktis:

Jika dalam Renstra Dinas Kearsipan disebutkan “Digitalisasi 100% arsip prioritas pada tahun 2025”, maka seorang Arsiparis bisa menyusun SKP berupa “Mengunggah 300 arsip digital ke sistem dalam setahun”.

4.2 Menyusun Daftar Kegiatan Utama

Setelah memahami arah organisasi dan jabatan, tentukan kegiatan inti yang menjadi fondasi SKP Anda.

Ciri kegiatan utama:

Merupakan bagian dari pekerjaan pokok sehari-hari
Berdampak langsung terhadap hasil kerja unit atau instansi
Berkelanjutan dan dapat diukur hasilnya

Langkah menyusun kegiatan utama:

Buat daftar kegiatan rutin dan strategis yang Anda lakukan.
Kelompokkan menurut fungsi (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi).
Pilih 5-7 kegiatan yang paling signifikan dan mudah diukur.

Contoh kegiatan utama:

Menyusun laporan kinerja triwulanan instansi
Melakukan verifikasi dan validasi dokumen e-budgeting
Menyusun draf kebijakan internal
Melakukan pengawasan pengelolaan arsip
Mengembangkan aplikasi pendukung kinerja unit kerja

Tips:
Gunakan kata kerja aktif yang menggambarkan hasil (bukan hanya proses), seperti: menyusun, mengevaluasi, memverifikasi, mengarsipkan, mengembangkan, menyelesaikan.

4.3 Menentukan Indikator Kinerja

Indikator kinerja adalah ukuran yang menunjukkan sejauh mana suatu kegiatan dianggap berhasil atau tidak. Indikator inilah yang akan digunakan dalam evaluasi kinerja tahunan.

Jenis indikator dalam SKP:

Kuantitas: berapa jumlah produk kerja yang dihasilkan?Contoh: “Jumlah laporan tersusun”, “Jumlah kegiatan terpantau”
Kualitas: sejauh mana produk kerja sesuai standar?Contoh: “Tingkat kesesuaian isi laporan minimal 90%”
Waktu: apakah pekerjaan selesai tepat waktu?Contoh: “Tingkat ketepatan waktu pengumpulan laporan ≥ 95%”
Biaya: berapa efisiensi penggunaan anggaran? (jika relevan)Contoh: “Penggunaan anggaran maksimal 95% dari pagu tanpa deviasi”

Tips memilih indikator:

Satu kegiatan bisa memiliki lebih dari satu indikator (misalnya kuantitas dan kualitas sekaligus).
Gunakan indikator yang dapat diverifikasi dan tidak subyektif.
Hindari indikator yang terlalu umum seperti “peningkatan kualitas layanan” tanpa tolok ukur.

Contoh formulasi indikator dalam SKP:

“Jumlah SOP yang disusun dan disahkan oleh pimpinan”
“Tingkat akurasi laporan bulanan minimal 95% sesuai pedoman”
“Persentase dokumen diselesaikan tepat waktu ≥ 90%”
“Rasio realisasi anggaran tepat sasaran ≥ 98%”

4.4 Merumuskan Target yang Realistis

Setelah indikator ditentukan, langkah selanjutnya adalah menetapkan target capaian untuk setiap kegiatan. Target harus menantang namun tetap realistis agar tidak menurunkan motivasi atau memicu manipulasi data.

Strategi menyusun target:

Gunakan data historis:
Telusuri capaian tahun-tahun sebelumnya. Jika Anda biasanya mampu menyusun 8 laporan per tahun, menargetkan 10-12 laporan bisa masuk akal. Tapi menargetkan 20 laporan tanpa tambahan sumber daya bisa jadi tidak realistis.
Benchmark dengan unit kerja lain:
Jika Anda tidak punya data historis, bandingkan dengan unit lain yang memiliki karakteristik serupa.
Pertimbangkan faktor pendukung dan penghambat:
Apakah ada tambahan staf, perubahan sistem, atau program pelatihan yang akan membantu pencapaian target? Atau ada hambatan seperti keterbatasan anggaran, aplikasi yang belum stabil, atau beban kerja tambahan?

Contoh penetapan target:

“Menyusun 12 laporan monitoring pelayanan publik dalam 12 bulan”
“Mengunggah 500 arsip digital dalam triwulan I-III”
“Melatih minimal 30 staf teknis dalam 2 sesi pelatihan internal”
“Melakukan audit pada minimal 4 unit kerja dengan tingkat kelengkapan laporan ≥ 90%”

Catatan penting:

Target 100% boleh digunakan, asalkan ada bukti kuat bahwa itu memang realistis.
Lebih baik menggunakan rentang atau minimal capaian dibanding target absolut kaku.

5. Contoh Format SKP Berbasis SMART

Untuk menerapkan prinsip SMART secara nyata dalam penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), diperlukan format yang sederhana namun komprehensif. Format ini tidak hanya mencantumkan kegiatan dan target, tetapi juga menampilkan indikator keberhasilan, rentang waktu pelaksanaan, dan tindak lanjut jika terjadi deviasi dari target. Dengan format semacam ini, SKP dapat berfungsi tidak hanya sebagai dokumen administratif, tetapi juga sebagai alat kendali mutu kinerja individu.

Berikut contoh format SKP berbasis prinsip SMART:

No	Kegiatan	Indikator Keberhasilan	Target SMART	Waktu Pelaksanaan	Tindak Lanjut / Catatan
1	Menyusun laporan triwulanan pelayanan publik	Jumlah laporan selesai tepat waktu	4 laporan lengkap dan tepat waktu	Maret, Juni, September, Desember	Evaluasi dan pendampingan jika ada keterlambatan atau revisi berulang
2	Verifikasi dokumen pengadaan barang/jasa	Persentase dokumen tervalidasi dengan benar	≥ 95% dokumen valid dan lengkap	Januari – Desember	Pelatihan ulang jika validasi turun < 90% dalam 2 bulan berturut-turut
3	Melakukan sosialisasi aplikasi e-office	Jumlah peserta dan respons positif	100 ASN, dengan kepuasan ≥ 85%	Februari dan Agustus	Survei kepuasan pasca acara dan tindak lanjut bila nilai < 80%
4	Mengarsipkan dokumen kegiatan OPD	Persentase dokumen terinput ke sistem digital	≥ 98% arsip masuk database sebelum akhir bulan berjalan	Bulanan (Jan-Des)	Audit internal triwulan untuk memastikan ketercapaian target
5	Menyusun SOP pengelolaan aset	Jumlah SOP selesai dan disahkan pimpinan	2 SOP disahkan dalam tahun berjalan	April & Oktober	Jika ditolak, revisi dan validasi ulang paling lambat 1 bulan
6	Melakukan pemantauan realisasi anggaran bidang	Persentase laporan yang sesuai dengan realisasi	Minimal 90% kesesuaian data	Setiap awal bulan (Feb-Des)	Koordinasi lintas bidang jika ketidaksesuaian melebihi 10%
7	Menyusun laporan akhir tahun OPD	Dokumen lengkap, tepat waktu, sesuai format	1 laporan lengkap dikirim sebelum 31 Desember	Desember	Revisi maksimal 1 kali; keterlambatan akan dilaporkan ke pimpinan
8	Mengelola pelatihan internal unit kerja	Jumlah kegiatan dan kepuasan peserta	2 pelatihan, nilai evaluasi peserta ≥ 85%	Mei & November	Dokumentasi kegiatan wajib diunggah ke e-office dalam 3 hari

Penjelasan Komponen dalam Format:

Kegiatan: Merupakan aktivitas utama yang relevan dengan jabatan dan mendukung pencapaian sasaran organisasi.
Indikator Keberhasilan: Ukuran kinerja berbasis kuantitas, kualitas, waktu, atau hasil yang dapat diverifikasi.
Target SMART: Target harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu.
Waktu Pelaksanaan: Menyebutkan kapan kegiatan dijalankan; ini membantu pemantauan berkala.
Tindak Lanjut: Bagian penting yang menunjukkan rencana aksi jika target tidak tercapai. Ini menciptakan budaya evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.

6. Membedakan Kegiatan Utama, Tambahan, dan Inovatif

Penyusunan SKP tidak hanya mencakup pekerjaan yang bersifat rutin atau struktural, tetapi juga harus mencerminkan dinamika pekerjaan pegawai yang semakin kompleks. Oleh karena itu, penting untuk membedakan antara tiga jenis kegiatan yang bisa dimasukkan dalam SKP, yaitu kegiatan utama, kegiatan tambahan, dan kegiatan kreatif atau inovatif.

Pemahaman terhadap perbedaan ketiga jenis kegiatan ini berperan penting dalam menentukan bobot penilaian, prioritas waktu, serta pengakuan terhadap kontribusi non-formal yang seringkali justru menunjukkan nilai lebih dari seorang ASN.

6.1 Kegiatan Utama

Pengertian:

Kegiatan utama adalah aktivitas kerja yang secara langsung berasal dari tugas pokok dan fungsi (tupoksi) jabatan ASN, baik jabatan fungsional maupun struktural. Kegiatan ini memiliki bobot penilaian terbesar dalam SKP dan wajib diselesaikan dalam periode penilaian.

Karakteristik:

Tercantum dalam uraian jabatan atau SK jabatan
Mempunyai hubungan langsung dengan tujuan unit kerja
Diukur melalui indikator kinerja utama (IKU) organisasi
Penilaian kinerja ASN banyak bergantung pada capaian kegiatan utama ini

Contoh Kegiatan Utama:

Analis Kepegawaian: “Menyusun analisis beban kerja tahunan”
Arsiparis: “Mengelola arsip aktif instansi pemerintah”
Auditor: “Melakukan audit kinerja pada unit kerja target”
Pranata Humas: “Menerbitkan siaran pers mingguan untuk media resmi instansi”

Catatan penting:

Kegiatan utama harus menjadi fokus utama saat menyusun SKP. Minimal 60-70% bobot SKP diarahkan pada kegiatan utama agar mencerminkan performa pokok ASN yang bersangkutan.

6.2 Kegiatan Tambahan

Pengertian:

Kegiatan tambahan adalah aktivitas yang tidak termasuk dalam tupoksi langsung, namun dikerjakan atas dasar perintah atasan, dan sering kali bersifat ad hoc atau temporer.

Karakteristik:

Tidak termasuk dalam uraian jabatan, tapi diberikan secara resmi oleh pimpinan
Mendukung kelancaran operasional instansi atau kegiatan lintas unit
Bersifat kolektif, lintas jabatan atau proyek khusus
Bobotnya dalam SKP biasanya lebih kecil, namun tetap dihitung dalam evaluasi

Contoh Kegiatan Tambahan:

Menjadi panitia peringatan Hari Ulang Tahun instansi
Bertugas sebagai MC atau notulis dalam kegiatan resmi
Menjadi anggota tim verifikasi lapangan kegiatan musrenbang
Membantu implementasi aplikasi baru walau bukan bagian dari tim IT

Manfaat mencantumkan kegiatan tambahan:

Menunjukkan fleksibilitas dan sikap kolaboratif ASN
Memberi nilai tambah dalam evaluasi perilaku kerja (orientasi pelayanan, kerjasama, dan integritas)
Menjadi peluang mendapatkan pengakuan jika kontribusi menonjol

Tips:

Pastikan ada bukti perintah atasan atau surat tugas. Cantumkan kegiatan ini secara proporsional, agar tidak menutupi kegiatan utama.

6.3 Kegiatan Kreatif/Inovatif

Pengertian:

Kegiatan inovatif adalah bentuk kontribusi di luar tugas pokok dan tidak diperintah langsung, namun dilakukan atas dasar inisiatif individu atau kelompok kerja untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan efisiensi, atau menambah nilai bagi organisasi.

Karakteristik:

Tidak wajib, tapi sangat dihargai
Diakui dalam SKP apabila memiliki nilai manfaat nyata
Bisa berupa gagasan baru, modifikasi sistem kerja, atau produk digital/sosial
Dapat meningkatkan angka kredit (untuk jabatan fungsional) dan bobot SKP (bila disetujui oleh atasan)

Contoh Kegiatan Kreatif/Inovatif:

Membuat sistem dashboard kinerja berbasis Excel/Google Sheets
Menyusun buku saku pelayanan publik berbasis infografik
Membangun chatbot internal untuk menjawab pertanyaan kepegawaian
Menciptakan template presentasi resmi untuk unit kerja
Menyusun modul pelatihan internal yang bisa digunakan lintas bidang

Ketentuan penilaian kegiatan inovatif (berdasarkan Permenpan RB):

Harus diakui secara formal oleh atasan dan berdampak signifikan
Disertai bukti fisik atau hasil kerja (produk, sistem, publikasi, pelaporan)
Penilaian bisa setara atau bahkan melebihi kegiatan utama bila memberikan impact luar biasa

Keuntungan mencantumkan kegiatan inovatif dalam SKP:

Menunjukkan ownership dan profesionalisme ASN
Meningkatkan bobot nilai dalam SKP, terutama pada aspek kompetensi dan kreativitas
Mendukung promosi jabatan fungsional melalui angka kredit tambahan

Tips:

Saat menyusun kegiatan inovatif dalam SKP, gunakan kata kerja aktif dan ukur dampaknya:”Menyusun modul pelatihan digital untuk 50 ASN bidang perencanaan dalam waktu 1 bulan, dengan target kepuasan peserta ≥ 85%.”

7. Mengintegrasikan SKP dengan Kinerja Organisasi

Salah satu kekeliruan umum dalam penyusunan SKP adalah menyusunnya secara terisolasi-seakan-akan kinerja individu tidak berkaitan langsung dengan tujuan organisasi. Padahal, esensi SKP adalah menyelaraskan peran setiap ASN dalam mendukung pencapaian visi dan misi instansinya.

7.1 Landasan Integrasi

Agar SKP berdampak nyata, ia harus memiliki kesinambungan vertikal dan horizontal dengan dokumen perencanaan lainnya:

RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah): Menjadi sumber arah strategis organisasi selama 5 tahun.
Renstra (Rencana Strategis Organisasi): Menjabarkan RPJMD ke dalam sasaran unit kerja selama periode 5 tahunan.
Renja (Rencana Kerja Tahunan): Menjadi turunan tahunan dari Renstra, yang berisi program dan kegiatan tiap bidang/unit.
Rencana Aksi Unit Kerja: Mendetailkan kegiatan ke dalam aksi-aksi operasional bulanan atau triwulanan.

SKP individu harus menarik benang merah dari dokumen-dokumen tersebut. Jika indikator dan target individu tidak “nyambung” dengan kinerja unit, maka keberhasilan individu pun tidak akan bisa diklaim sebagai keberhasilan organisasi.

7.2 Menggunakan Matriks Kegiatan

Salah satu alat bantu yang efektif untuk menyelaraskan SKP dengan strategi organisasi adalah Matriks Kegiatan. Matriks ini memetakan antara:

Sasaran organisasi
Program/kegiatan unit kerja
Indikator kinerja organisasi
Kegiatan individu yang relevan

Contoh Matriks Integrasi:

Sasaran Renstra	Kegiatan Renja	Indikator Kinerja Organisasi	Kegiatan Individu yang Mendukung
Meningkatkan kualitas pelayanan publik	Pelatihan frontliner pelayanan	Nilai kepuasan layanan >85%	Melakukan 2 pelatihan frontliner tiap semester
Optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi	Digitalisasi layanan perizinan	Jumlah layanan berbasis web meningkat 30%	Menginput data 50% dokumen perizinan ke sistem digital
Efisiensi pengelolaan anggaran	Review belanja tahunan	Penyerapan anggaran optimal >95%	Menyusun laporan review belanja unit setiap triwulan

7.3 Manfaat Integrasi

Meningkatkan akuntabilitas: Kinerja ASN bisa langsung ditautkan ke capaian organisasi.
Menghindari tumpang tindih pekerjaan: ASN tidak bekerja berdasarkan asumsi pribadi, tapi berdasarkan kebutuhan nyata organisasi.
Memudahkan evaluasi capaian kinerja kolektif: Setiap kontribusi individu tercatat dan terukur.
Menumbuhkan rasa memiliki terhadap tujuan bersama: ASN merasa menjadi bagian penting dalam roda organisasi.

7.4 Tantangan dan Solusi

Tantangan	Solusi Praktis
ASN tidak tahu rencana strategis unit	Lakukan sosialisasi RPJMD/Renja di awal tahun
SKP dibuat asal-asalan untuk formalitas	Wajibkan telaah SKP oleh tim perencana dan atasan langsung
Indikator individu tidak terhubung ke indikator unit	Gunakan template SKP yang berbasis integrasi matriks

8. Tips Praktis Menyusun SKP yang SMART

Menyusun SKP yang SMART memang membutuhkan pemikiran sistematis, tetapi bukan berarti harus rumit. Berikut adalah tips sederhana namun berdampak besar agar SKP Anda tidak hanya rapi di atas kertas, tetapi juga fungsional dan memudahkan penilaian akhir tahun.

8.1 Gunakan Kalimat Aktif dan Operasional

Hindari kalimat pasif dan ambigu. Kalimat aktif membuat tujuan kegiatan lebih jelas dan bertanggung jawab.

Kurang tepat:

“Pelatihan dilakukan oleh bidang teknis.”

Lebih baik:

“Melakukan pelatihan literasi digital untuk 50 ASN bidang pelayanan.”

Gunakan kata kerja operasional seperti: melakukan, menyusun, meninjau, mengevaluasi, mengelola, menginput, menyajikan, dll.

8.2 Gunakan Tabel atau Spreadsheet

Menyusun SKP dalam bentuk tabel atau spreadsheet memiliki beberapa keuntungan:

Mudah dibaca dan dikaji ulang
Memudahkan integrasi ke aplikasi e-SKP
Bisa digunakan untuk pemantauan berkala

Kolom dasar yang perlu disediakan:

Kegiatan	Indikator	Target	Waktu	Bukti Kinerja

8.3 Tinjau SKP Tahun Sebelumnya

Jangan mulai dari nol. Evaluasi SKP tahun lalu memberi banyak pelajaran:

Apakah indikatornya sudah terukur?
Apakah target terlalu tinggi/rendah?
Apakah kegiatan tersebut masih relevan?
Apa yang belum tercapai dan perlu dilanjutkan?

Buat perbandingan antara rencana dan realisasi agar SKP berikutnya lebih presisi.

8.4 Konsultasi dengan Atasan Langsung

SKP adalah kesepakatan dua pihak: pegawai dan atasan. Libatkan atasan sejak awal agar penyusunan SKP lebih realistis dan searah.

Waktu yang tepat untuk konsultasi:

Setelah memahami target unit kerja
Setelah menyusun draft awal SKP
Sebelum penandatanganan SKP final

Atasan bisa memberikan masukan soal relevansi kegiatan, tingkat kesulitan, dan prioritas organisasi.

8.5 Simpan Dokumentasi Pendukung

Setiap kegiatan dalam SKP akan dievaluasi. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan bukti fisik dan digital yang valid:

Foto kegiatan
Laporan hasil kerja
Daftar hadir atau notulensi
Surat tugas atau undangan resmi
Tangkapan layar (screenshot) hasil kerja digital

Tips: Gunakan folder digital yang rapi di Google Drive atau OneDrive, beri label berdasarkan bulan dan nama kegiatan.

9. Kesalahan Umum dalam Penyusunan SKP

Penyusunan SKP sering dianggap sebagai kegiatan administratif yang rutin, sehingga banyak pegawai mengerjakannya secara tergesa-gesa atau sekadar meniru format tahun lalu. Padahal, SKP adalah dokumen strategis yang sangat memengaruhi penilaian kinerja dan pengembangan karier ASN. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering ditemukan dan sebaiknya dihindari:

9.1 Menyalin SKP Rekan Kerja Tanpa Penyesuaian

Meskipun satu unit kerja memiliki fungsi serupa, setiap jabatan memiliki rincian tugas, tanggung jawab, dan fokus kerja yang berbeda. Menyalin SKP rekan kerja tanpa mempertimbangkan spesifikasi jabatan dapat menyebabkan:

SKP tidak sesuai dengan tupoksi individu
Target menjadi tidak relevan
Penilaian kinerja menjadi tidak objektif

9.2 Tidak Menyusun Indikator atau Target dengan Jelas

SKP yang tidak mencantumkan indikator keberhasilan atau target spesifik tidak akan bisa diukur dengan benar. Ini menyebabkan ambiguitas saat penilaian:

“Melakukan pelatihan” tanpa menyebut jumlah pelatihan, peserta, atau hasil capaian
“Meningkatkan pelayanan” tanpa indikator kuantitatif seperti waktu layanan atau indeks kepuasan

9.3 Tidak Menyertakan Waktu Pelaksanaan

Tanpa batas waktu yang jelas, suatu kegiatan bisa tertunda atau tidak diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dalam SKP harus memiliki dimensi waktu agar dapat dipantau dan dievaluasi secara berkala.

Contoh kesalahan:

❌ “Menyusun laporan keuangan”
✅ “Menyusun laporan keuangan triwulan II selambat-lambatnya minggu pertama Juli”

9.4 Melupakan Kegiatan Tambahan yang Bernilai

Sering kali ASN mengabaikan kegiatan tambahan yang diperintahkan langsung oleh atasan atau bersifat lintas unit. Padahal, kegiatan tambahan bisa menunjukkan fleksibilitas, kepemimpinan, dan kontribusi lintas sektor.

Contoh kegiatan tambahan:

Menjadi anggota panitia pengadaan
Menjadi mentor atau narasumber pelatihan internal
Membantu dalam penyusunan laporan organisasi

Kegiatan-kegiatan ini dapat dimasukkan dalam SKP sebagai supporting elements yang menunjukkan semangat kolaboratif.

9.5 Tidak Mengevaluasi SKP Sebelumnya

Tanpa refleksi dari SKP tahun lalu, ASN akan mengulang pola yang sama:

Target terlalu tinggi atau terlalu rendah
Kegiatan tidak lagi relevan dengan kebijakan terbaru
Penggunaan indikator lama yang tidak mencerminkan hasil kerja sebenarnya

Mengevaluasi SKP tahun sebelumnya dapat menjadi bahan perbaikan untuk menyusun SKP yang lebih adaptif dan realistis.

10. Penutup dan Rekomendasi

Penyusunan SKP bukanlah rutinitas administratif semata, tetapi proses strategis yang merefleksikan peran dan kontribusi ASN terhadap pencapaian tujuan organisasi. Dengan SKP, ASN dapat menunjukkan bahwa dirinya bukan hanya melaksanakan tugas, tetapi juga mengarahkan upaya kerja ke arah hasil yang terukur, relevan, dan berdampak.

SKP yang disusun dengan prinsip SMART akan:

Lebih fokus: Karena setiap kegiatan memiliki arah dan maksud yang jelas
Terukur dan transparan: Karena indikator dan target dapat diverifikasi
Mendukung evaluasi objektif: Karena ada tolok ukur yang adil dan konsisten
Meningkatkan akuntabilitas pribadi dan lembaga: Karena hasil kerja dapat ditelusuri ke kontribusi individu

Rekomendasi Strategis

Agar proses penyusunan dan implementasi SKP lebih optimal, berikut beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan di lingkungan instansi:

10.1 Adakan Pelatihan Penyusunan SKP Setiap Awal Tahun

Pelatihan ini bertujuan untuk:

Memberikan pemahaman tentang prinsip SMART dan integrasi SKP dengan perencanaan organisasi
Melatih ASN menyusun SKP yang sesuai dengan jabatan dan peran masing-masing
Memberikan simulasi dan studi kasus penyusunan SKP yang baik

Pelatihan bisa diselenggarakan oleh bagian kepegawaian, BKD, atau kerja sama dengan lembaga pelatihan kompetensi ASN.

10.2 Gunakan Sistem Digital (e-SKP) dengan Dashboard Indikator

Pemanfaatan teknologi dapat memudahkan pemantauan dan pengelolaan SKP:

Dashboard untuk melihat capaian real-time
Reminder otomatis untuk kegiatan yang mendekati tenggat waktu
Integrasi dengan absensi dan dokumen kerja

e-SKP bukan hanya alat input, tapi seharusnya menjadi alat monitoring dan evaluasi.

10.3 Evaluasi SKP Secara Berkala (Triwulan)

Jangan tunggu akhir tahun untuk mengetahui SKP Anda tidak tercapai. Dengan evaluasi triwulanan, ASN dan atasan bisa:

Mengidentifikasi hambatan sejak dini
Melakukan revisi atau perbaikan strategi
Memberi feedback berkala untuk perbaikan berkelanjutan

Triwulan juga sejalan dengan siklus pelaporan kinerja organisasi dan pelaporan anggaran.

10.4 Sediakan Template SKP Per Jabatan

Sediakan contoh-contoh SKP untuk jabatan fungsional, struktural, pelaksana, dan tenaga teknis yang paling umum di instansi. Hal ini akan memudahkan:

ASN pemula memahami gaya penulisan dan format kegiatan
Memastikan keseragaman dalam kualitas dan gaya penulisan
Meningkatkan efisiensi dalam proses pengumpulan dan verifikasi SKP

Penutup Akhir

Menyusun SKP yang SMART adalah langkah awal membangun budaya kerja ASN yang profesional, akuntabel, dan berdampak. SKP yang baik mencerminkan:

Orientasi pada hasil, bukan sekadar aktivitas
Keselarasan dengan arah strategis organisasi
Komitmen terhadap peningkatan kinerja dan pelayanan publik

Saat setiap ASN menyusun SKP dengan benar, kinerja organisasi pun akan terkonsolidasi secara sistemik. Tidak ada lagi kerja yang tumpang tindih atau target yang asal-asalan. Dengan demikian, SKP menjadi alat transformasi birokrasi dari dalam-dimulai dari individu, untuk kemajuan kolektif.