1. Pendahuluan
Dalam dunia birokrasi pemerintahan, komunikasi tertulis memegang peranan sangat penting. Segala bentuk kebijakan, instruksi, laporan, koordinasi, hingga pemberitahuan resmi diformalkan melalui dokumen yang disebut naskah dinas. Tanpa pemahaman yang baik mengenai format dan aturan penulisannya, informasi bisa disalahpahami, bahkan menimbulkan kekeliruan dalam pelaksanaan tugas.
Artikel ini akan membahas secara sistematis dasar-dasar penulisan naskah dinas, mencakup definisi, jenis-jenis naskah dinas, struktur standar, tata bahasa, dan etika penulisan. Diharapkan, setelah membaca panduan ini, ASN maupun staf administrasi dapat menyusun naskah dinas dengan tepat, efektif, dan sesuai regulasi.
2. Apa Itu Naskah Dinas?
Naskah dinas adalah dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan kedinasan antar instansi, unit kerja, atau antar pejabat pemerintah. Fungsinya sebagai alat komunikasi formal dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Ciri-ciri naskah dinas:
- Menggunakan kop surat instansi.
- Ditandatangani oleh pejabat berwenang.
- Mengandung maksud atau keputusan resmi.
- Disusun dalam bahasa baku dan struktur tertentu.
- Berbentuk cetakan atau elektronik (e-office).
3. Dasar Hukum Penulisan Naskah Dinas
Pedoman penulisan naskah dinas umumnya merujuk pada regulasi berikut:
- Permendagri No. 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.
- Peraturan Kepala Arsip Nasional RI tentang sistem klasifikasi arsip dan kode naskah.
- Peraturan perundangan sektoral, misalnya di kementerian tertentu.
Setiap instansi boleh mengatur lebih lanjut format dan jenis naskah sesuai karakter organisasi, selama tidak bertentangan dengan aturan di atas.
4. Jenis-Jenis Naskah Dinas
Secara umum, naskah dinas dikelompokkan menjadi:
4.1 Naskah Dinas Vertikal
Naskah dinas vertikal adalah dokumen resmi yang digunakan untuk komunikasi internal antar unit kerja dalam satu instansi. Jenis naskah ini biasanya tidak ditujukan untuk publik atau instansi lain, melainkan hanya berfungsi dalam lingkup internal organisasi, seperti antar bidang, subbagian, atau antar kepala seksi dan kepala bidang.
Beberapa contoh beserta penjelasan:
a. Nota Dinas (ND)
Digunakan untuk menyampaikan informasi, usulan, atau permintaan antar pejabat di satu instansi. Umumnya bersifat instruksional atau pemberitahuan penting.
Contoh penggunaan:
- Kepala Subbagian Umum mengirim ND kepada Kepala Bagian Umum untuk usulan perbaikan ruang kerja.
- Sekretaris Dinas menyampaikan ND kepada Kepala Bidang Perencanaan untuk menyiapkan bahan paparan rapat pimpinan.
b. Memo
Lebih ringkas daripada nota dinas. Biasanya digunakan oleh atasan langsung kepada staf atau sebaliknya dalam konteks komunikasi informal yang tetap tercatat.
Contoh penggunaan:
- Kepala seksi meminta staf membuat draft laporan mingguan melalui memo.
- Pejabat struktural mengingatkan jadwal presentasi proyek melalui memo pendek.
c. Laporan
Merupakan dokumen pelaporan kegiatan, hasil kerja, atau pemantauan, yang dikirim dari bawahan ke atasan dalam struktur instansi.
Contoh penggunaan:
- Laporan hasil inspeksi lapangan dari staf teknis kepada kepala bidang.
- Laporan pelaksanaan kegiatan Bimtek dari pelaksana teknis kepada sekretaris dinas.
Ciri umum naskah vertikal:
- Menggunakan format standar internal instansi.
- Biasanya tidak memerlukan nomor surat (tergantung ketentuan internal).
- Ditandatangani oleh pejabat fungsional atau struktural setingkat eselon IV atau III.
4.2 Naskah Dinas Horizontal
Naskah dinas horizontal digunakan untuk komunikasi formal antar instansi pemerintah, lembaga lain, atau pihak eksternal (masyarakat, LSM, dunia usaha). Dokumen ini bersifat keluar (eksternal) dan harus memenuhi unsur legalitas dan tata bahasa formal secara ketat.
Beberapa jenis dan contohnya:
a. Surat Resmi (SR)
Surat yang dikirim antar instansi atau kepada pihak luar dalam rangka penyampaian informasi, permintaan, atau balasan secara resmi.
Contoh penggunaan:
- Surat dari Dinas Pendidikan ke sekolah-sekolah tentang jadwal ujian nasional.
- Surat dari pemerintah daerah ke BUMN meminta dukungan logistik.
b. Surat Edaran (SE)
Dokumen yang berisi pemberitahuan atau arahan yang berlaku umum dalam suatu instansi atau ditujukan kepada mitra kerja tertentu.
Contoh penggunaan:
- SE Bupati tentang cuti bersama ASN.
- SE Kepala Dinas Kesehatan tentang protokol penanganan wabah.
c. Surat Keputusan (SK)
Dokumen yang menetapkan suatu keputusan resmi dari pejabat berwenang, biasanya berkaitan dengan penugasan, pengangkatan, atau penetapan tertentu.
Contoh penggunaan:
- SK pengangkatan panitia seleksi CPNS.
- SK penetapan pemenang tender pengadaan barang/jasa.
d. Surat Tugas (ST)
Dokumen resmi yang memberikan mandat atau instruksi kepada pegawai untuk melaksanakan tugas tertentu di dalam atau luar kantor.
Contoh penggunaan:
- ST menghadiri rapat koordinasi di provinsi.
- ST untuk perjalanan dinas ke luar kota.
e. Undangan
Dokumen resmi berisi ajakan hadir dalam suatu kegiatan formal, seperti rapat, seminar, atau pertemuan koordinasi.
Contoh penggunaan:
- Undangan rapat lintas OPD.
- Undangan peresmian proyek pembangunan jalan.
Ciri umum naskah horizontal:
- Harus mencantumkan nomor surat, kop surat, dan tanda tangan pejabat.
- Dicetak dengan standar pengetikan dan format resmi.
- Bisa dikirim melalui pos, email resmi, atau aplikasi persuratan digital seperti e-Office.
4.3 Naskah Khusus
Naskah dinas khusus mencakup dokumen yang bersifat lebih teknis, sensitif, atau memiliki nilai hukum tinggi. Penanganan dan penyusunannya memerlukan ketelitian dan kadang dilindungi oleh pengaturan khusus (misalnya klausul kerahasiaan).
Berikut jenis dan penjelasannya:
a. Berita Acara
Dokumen yang merekam hasil kegiatan, kesepakatan, atau kejadian penting secara tertulis. Umumnya ditandatangani oleh semua pihak yang hadir sebagai bentuk konfirmasi.
Contoh penggunaan:
- Berita acara serah terima aset antara dua instansi.
- Berita acara pemeriksaan pekerjaan konstruksi.
b. Perjanjian Kerja Sama (PKS)
Naskah hukum yang mengatur hak dan kewajiban dua pihak atau lebih dalam rangka kerja sama kegiatan tertentu. Umumnya memuat klausul tujuan, ruang lingkup, pembiayaan, dan penyelesaian sengketa.
Contoh penggunaan:
- PKS antara Dinas Kesehatan dan rumah sakit swasta untuk pelayanan rujukan.
- PKS antara Pemda dan universitas untuk riset kebijakan.
c. Surat Pernyataan
Dokumen yang menyatakan sesuatu secara resmi oleh individu atau pejabat, biasanya berkaitan dengan keabsahan data, kesanggupan, atau tanggung jawab.
Contoh penggunaan:
- Surat pernyataan tidak menerima honor ganda.
- Surat pernyataan kesanggupan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Ciri naskah khusus:
- Biasanya disertai materai dan identitas lengkap penandatangan.
- Bisa dijadikan bukti hukum dalam pemeriksaan atau audit.
- Harus disimpan secara khusus sebagai arsip vital.
5. Struktur Umum Naskah Dinas
Meskipun berbeda jenis, naskah dinas umumnya memiliki komponen standar sebagai berikut:
Setiap naskah dinas disusun dengan format dan urutan elemen tertentu yang telah distandarkan. Struktur ini bukan sekadar format estetika, tetapi bertujuan menjaga keterbacaan, legalitas, dan akuntabilitas dokumen yang digunakan dalam birokrasi pemerintahan.
5.1 Kop Surat
Kop surat (head letter) adalah identitas resmi instansi yang menerbitkan surat. Elemen kop surat meliputi:
- Nama instansi: Dapat terdiri dari nama unit pelaksana teknis hingga nama pemerintah daerah.
- Alamat lengkap: Termasuk nomor jalan, kota/kabupaten, kode pos, nomor telepon, dan email resmi.
- Logo: Lambang daerah/kementerian/lembaga sebagai identitas visual.
- Kode klasifikasi surat: Mencerminkan bidang urusan atau jenis kegiatan, sesuai daftar klasifikasi arsip.
Kop surat biasanya sudah tersedia dalam template otomatis di aplikasi persuratan digital seperti SRIKANDI, SIMAYA, atau e-Office, sehingga pengguna hanya perlu memilih unit kerja dan sistem akan memunculkan kop sesuai format yang ditentukan.
5.2 Nomor Surat
Nomor surat adalah elemen penting sebagai identifikasi administratif yang unik. Format nomor surat dapat berbeda antar instansi, namun umumnya mengikuti pola:
Nomor Urut / Kode Klasifikasi / Kode Unit / Bulan / Tahun
Contoh: 034/123.1/SETDA/VI/2025
Penjelasan:
- 034 = nomor urut surat keluar
- 123.1 = kode klasifikasi bidang kepegawaian
- SETDA = unit kerja penerbit
- VI = bulan dalam angka Romawi (Juni)
- 2025 = tahun penulisan
Nomor ini penting untuk keperluan pengarsipan, tracking surat, dan audit administrasi.
5.3 Tanggal
Tanggal adalah waktu saat surat ditandatangani dan secara resmi dikeluarkan. Penulisan tanggal harus lengkap dan mengikuti format:
[Tempat], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
Contoh:
Semarang, 12 Juni 2025
Tanggal ini memiliki konsekuensi hukum dan administratif, terutama dalam hal masa berlaku, deadline, atau waktu pelaksanaan yang tercantum dalam surat.
5.4 Lampiran
Jika naskah dinas menyertakan dokumen pendukung, maka bagian lampiran harus mencantumkan:
- Jumlah dokumen yang dilampirkan (dalam angka dan huruf)
- Jenis dokumen yang dilampirkan (misalnya: daftar hadir, proposal, notulen, berita acara)
Contoh penulisan:
- Lampiran: 2 (dua) berkas
- Lampiran: 1 (satu) lembar daftar nama peserta
Jika tidak ada lampiran, cukup ditulis: Lampiran: –
5.5 Perihal
Perihal adalah ringkasan singkat dan padat mengenai isi surat. Tujuannya agar pembaca langsung mengetahui maksud utama surat hanya dengan melihat bagian ini.
Ciri perihal yang baik:
- Maksimal 1 baris (tidak perlu kalimat lengkap)
- Tidak menggunakan kata kerja aktif
- Menggunakan frasa padat seperti “Permohonan Data”, “Undangan Rapat”, “Pemberitahuan Cuti Bersama”
Contoh:
- Perihal: Undangan Sosialisasi Program Ketahanan Pangan
- Perihal: Permohonan Data Capaian Kinerja Semester I
5.6 Alamat Tujuan
Alamat tujuan mencantumkan:
- Nama jabatan penerima
- Nama unit kerja atau instansi
- Kota atau lokasi (jika lintas daerah)
Penulisan disesuaikan dengan struktur organisasi dan tingkatan jabatan, misalnya:
Kepada Yth.
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Banyumas
di – Tempat
Jika surat bersifat umum dan massal, ditulis:
Kepada Yth.
Para Kepala Sekolah SMA/SMK Negeri
di – Tempat
Penting: Jangan mencantumkan nama orang langsung kecuali untuk surat undangan personal atau khusus.
5.7 Isi Surat
Bagian isi surat merupakan inti dari naskah dinas. Umumnya terdiri dari tiga paragraf utama:
a. Paragraf Pembuka
Berisi salam pembuka dan kalimat pengantar. Biasanya mencantumkan dasar atau latar belakang pengiriman surat, bisa berupa:
- Merujuk surat sebelumnya
- Berdasarkan hasil rapat
- Sesuai perintah pimpinan
Contoh:
Dengan hormat,Berdasarkan hasil rapat koordinasi pada tanggal 5 Juni 2025, bersama ini kami sampaikan…
b. Paragraf Isi
Memuat maksud dan tujuan surat secara jelas dan sistematis. Jika surat bersifat perintah atau permintaan, tuliskan instruksi atau harapan secara eksplisit.
Contoh:
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak/Ibu dapat menghadirkan perwakilan dari masing-masing OPD untuk mengikuti kegiatan tersebut sesuai jadwal terlampir.
c. Paragraf Penutup
Berisi penegasan, ucapan terima kasih, atau informasi kontak jika ada pertanyaan.
Contoh:
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Catatan penting:
- Gunakan bahasa yang sopan, tidak multitafsir, dan bebas dari emosi.
- Hindari penggunaan kalimat panjang dan rumit.
5.8 Tanda Tangan
Bagian penutup ini menyertakan:
- Tanda tangan pejabat berwenang
- Nama lengkap (tanpa gelar akademik di akhir nama)
- Jabatan struktural/fungsional
- NIP (Nomor Induk Pegawai) jika ASN
Contoh format:
Hormat kami,
Kepala Bagian Umum
ttd
YUSRIL FAHMI
NIP 19781201 200012 1 001
Jika pejabat menandatangani atas nama pimpinan, gunakan format:
a.n. Kepala Dinas
Sekretaris Dinas
ttd
NURHAYATI, S.STP. M.Si
NIP 19791212 200601 2 003
6. Tata Bahasa dalam Naskah Dinas
Penulisan naskah dinas mengikuti kaidah Bahasa Indonesia resmi, sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Beberapa prinsip penting:
- Gunakan bahasa baku: pilih diksi yang formal, bukan bahasa lisan.
- Gunakan kalimat aktif: “Kami mengundang Bapak/Ibu…” bukan “Undangan disampaikan kepada Bapak/Ibu…”
- Hindari singkatan tidak umum atau istilah asing tanpa penjelasan.
- Perhatikan tanda baca untuk menghindari kesalahpahaman.
- Gunakan huruf kapital secara konsisten.
Contoh: ❌: Dgn ini diberitahukan bhw Bpk/Ibu dimohon hadir. ✅: Dengan ini diberitahukan bahwa Bapak/Ibu dimohon hadir.
7. Etika Penulisan Naskah Dinas
Selain struktur dan bahasa, etika juga harus diperhatikan:
- Hormati hirarki jabatan: surat dari staf kepada pejabat tinggi harus lewat atasan langsung.
- Jaga kerahasiaan isi dokumen.
- Gunakan salam penutup dan sapaan yang sopan.
- Hindari nada memerintah berlebihan.
- Jangan gunakan kata-kata emosional atau mengandung opini pribadi.
8. Format Pengetikan Naskah Dinas
Agar naskah dinas terlihat profesional dan mudah dibaca, ikuti standar format pengetikan:
- Kertas A4, margin kiri 4 cm, kanan 3 cm, atas dan bawah 3 cm.
- Font: Arial atau Times New Roman, ukuran 12 pt.
- Spasi 1.5 atau 2 (tergantung peraturan instansi).
- Paragraf rata kiri-kanan (justify).
- Nomor halaman jika lebih dari satu.
9. Contoh Praktis: Surat Dinas
[KOP SURAT]
Nomor: 800/123/SETDA
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
KepadaYth.
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan pelaksanaan program pembangunan infrastruktur tahun anggaran 2025,
kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:
Hari, Tanggal: Senin, 17 Juni 2025
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Rapat Utama Setda
Acara: Rapat Koordinasi Teknis Infrastruktur
Demikian undangan ini disampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Bagian Administrasi Pembangunan
ttd
NAMA LENGKAP
NIP 123456789
10. Kesalahan Umum dalam Penulisan Naskah Dinas
Beberapa kesalahan yang sering ditemukan:
- Tidak menyertakan nomor surat.
- Menggunakan bahasa tidak baku atau terlalu informal.
- Tidak menyebutkan perihal dengan jelas.
- Tanda tangan tanpa nama atau jabatan.
- Menyalin format lama tanpa memperbarui isi atau tanggal.
11. Tips Praktis Agar Penulisan Naskah Dinas Lebih Efisien
- Gunakan template: Buat format standar dalam MS Word atau aplikasi e-office.
- Kembangkan daftar istilah tetap untuk menyamakan frasa dan istilah dalam surat.
- Review sebelum dikirim: Pastikan isi sesuai maksud dan bebas dari kesalahan ketik.
- Manfaatkan teknologi: Gunakan sistem persuratan digital untuk manajemen arsip dan proses persetujuan.
- Ikuti pelatihan berkala: Ikuti workshop atau bimbingan teknis penulisan naskah dinas.
12. Penyesuaian Naskah di Era Digital
Kini banyak instansi telah menggunakan naskah dinas elektronik. Hal ini memerlukan:
- Tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
- Integrasi dengan sistem e-office (seperti SIMAYA, SRIKANDI, e-Document).
- Penyimpanan digital dengan backup dan enkripsi.
Namun prinsip dasarnya tetap sama: tertib dokumen, akuntabilitas, dan komunikasi resmi.
13. Penutup
Penulisan naskah dinas adalah keterampilan fundamental bagi setiap ASN dan pegawai pemerintahan. Dengan memahami struktur, tata bahasa, dan etika penulisan, kita tidak hanya menjalankan tugas administratif, tetapi juga menjaga profesionalitas dan wibawa birokrasi.
Naskah dinas yang baik bukan hanya formalitas, melainkan jembatan komunikasi yang efektif, efisien, dan bertanggung jawab antara organisasi dan masyarakat.
Jika dilatih dan diterapkan secara konsisten, penulisan naskah dinas yang tertib akan meningkatkan kualitas layanan publik dan memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
