Setiap akhir tahun, banyak instansi pemerintah di seluruh Indonesia menghadapi fenomena yang berulang: pekerjaan konstruksi yang tidak selesai tepat waktu, pengadaan barang yang datang terlambat, kontrak jasa yang harus diperpanjang, dan serah terima pekerjaan yang dipaksakan agar tidak melampaui batas tahun anggaran. Fenomena ini sering disebut sebagai end-year rush atau kejar tayang pengadaan akhir tahun. Hampir semua pelaku pengadaan, baik PPK, pokja pemilihan, penyedia, maupun auditor, sudah sangat familiar dengan pola ini. Keterlambatan menjelang akhir tahun bukan hal baru, namun selalu menimbulkan masalah yang sama, mulai dari kualitas pekerjaan yang menurun, tekanan administratif, hingga risiko temuan audit.
Pertanyaan besarnya adalah: mengapa pola ini terus berulang setiap tahun? Mengapa begitu banyak pekerjaan yang molor justru menjelang akhir tahun? Mengapa pengelolaan waktu seolah-olah membaik di awal tahun tetapi kembali kacau pada triwulan terakhir? Jawabannya tidak sederhana. Ia melibatkan kombinasi faktor perencanaan, anggaran, administrasi, kesiapan dokumen, koordinasi antarunit, perilaku organisasi, dan kebiasaan birokrasi yang sulit diubah. Untuk memahami akar masalahnya, kita perlu melihat bagaimana proses pengadaan terjadi sepanjang tahun anggaran.
Masalah terbesar yang menyebabkan pekerjaan molor di akhir tahun adalah terlambatnya perencanaan. Banyak instansi mulai merencanakan pengadaan terlalu dekat dengan tahun berjalan. Penyusunan RKA, validasi anggaran, penetapan pagu, hingga penetapan DPA sering kali memakan waktu panjang. Akibatnya, unit kerja baru bisa mulai menyusun spesifikasi teknis, KAK, HPS, dan dokumen pengadaan setelah anggaran disahkan. Jika DPA baru keluar di bulan Maret atau April, proses pengadaan praktis baru bisa dimulai setelah itu. Padahal penyusunan dokumen teknis membutuhkan waktu lama, terutama untuk pengadaan kompleks seperti konstruksi atau pengadaan alat kesehatan.
Ketika dokumen baru siap di pertengahan tahun, pekerjaan otomatis mundur. Pemilihan penyedia bisa memakan waktu 30 hingga 45 hari, belum termasuk sanggah, klarifikasi, dan negosiasi. Jika kontrak baru ditandatangani di bulan Agustus atau September, waktu tersisa untuk pelaksanaan hanya tiga sampai empat bulan. Untuk beberapa jenis pekerjaan sederhana, waktu ini masih memungkinkan. Namun untuk pekerjaan konstruksi yang membutuhkan penggalian, pengecoran, pemasangan baja, atau pekerjaan infrastruktur lainnya, durasi yang pendek ini tidak realistis. Akibatnya, pekerjaan molor dan baru mencapai progres tinggi di akhir tahun.
Masalah kedua yang sering muncul adalah ketidaksiapan dokumen. Banyak unit kerja mengajukan kebutuhan tanpa spesifikasi teknis yang lengkap. Penyusun dokumen pengadaan kemudian harus menunggu data tambahan dari pengguna, seperti gambar teknis, daftar kebutuhan barang, atau kajian teknis lokasi. Jika pengguna lambat merespons, dokumen tidak bisa selesai tepat waktu. Belum lagi jika HPS harus direvisi karena tidak sesuai survei pasar, atau jika rancangan kontrak harus diperbaiki karena belum lengkap. Setiap revisi dokumen menunda pengumuman pemilihan penyedia, dan penundaan ini menyebabkan pekerjaan semakin mendekati akhir tahun.
Selain dokumen teknis, proses administrasi internal juga memakan waktu panjang. Setiap dokumen pengadaan biasanya harus ditandatangani oleh beberapa pejabat. Jika salah satu pejabat tidak hadir atau sedang dinas luar, tanda tangan tertunda. Dalam banyak kasus, dokumen hanya menunggu satu tanda tangan selama berminggu-minggu. Ketika dokumen akhirnya lengkap, waktu sudah mepet. Padahal pengadaan tidak bisa menunggu. Proses pengadaan adalah lintasan panjang yang membutuhkan konsistensi waktu, dan administrasi internal sering menjadi hambatan tak terlihat yang menyebabkan keterlambatan besar.
Faktor lain yang membuat pekerjaan molor di akhir tahun adalah kebiasaan birokrasi menunda pekerjaan. Banyak unit kerja yang merasa bahwa pengadaan baru bisa dimulai setelah anggaran benar-benar “aman”, sehingga mereka menunggu DPA final. Padahal perencanaan dokumen teknis bisa dilakukan sebelum anggaran turun. Spesifikasi teknis bisa disusun sejak awal tahun anggaran sebelumnya. Namun karena budaya birokrasi sering bersifat reaktif, bukan proaktif, pekerjaan teknis baru dimulai ketika semua dokumen administrasi sudah aman. Pola ini menjadi akar dari keterlambatan struktural yang terus berulang.
Tidak hanya itu, proses revisi anggaran juga sering terjadi di tengah tahun. Revisi anggaran bisa disebabkan perubahan kebijakan, perpindahan program, atau penyesuaian kebutuhan mendadak. Ketika revisi terjadi, seluruh dokumen pengadaan harus menyesuaikan. Revisi membuat PPK menahan proses pengadaan sampai anggaran baru disetujui. Jika revisi berlangsung pada bulan Juli atau Agustus, waktu tersisa untuk pelaksanaan kontrak semakin sempit. Penyedia kemudian harus bekerja cepat, yang sering menurunkan kualitas pekerjaan dan meningkatkan risiko kontrak molor.
Faktor cuaca juga memiliki peran besar dalam keterlambatan proyek. Banyak wilayah di Indonesia memiliki curah hujan tinggi pada akhir tahun. Pekerjaan konstruksi seperti penggalian, pengecoran, atau pemasangan aspal sangat bergantung pada cuaca cerah. Jika proyek dimulai pada Agustus atau September, maka sebagian besar pekerjaan berlangsung di musim hujan. Penyedia tidak dapat bekerja maksimal, dan progres pekerjaan melambat. Cuaca buruk menjadi alasan utama yang sering digunakan penyedia untuk meminta perpanjangan waktu. Auditor biasanya membandingkan jadwal kontrak dengan pola cuaca daerah, dan dari sana mereka dapat melihat bahwa keterlambatan sebenarnya disebabkan oleh perencanaan yang tidak memperhatikan musim.
Di luar faktor teknis dan administratif, ada pula faktor psikologis dan perilaku dalam organisasi. Banyak organisasi memiliki budaya “menumpuk pekerjaan” di akhir tahun. Pada awal tahun, kegiatan masih relatif tenang. Fokus diarahkan pada penyusunan laporan pertanggungjawaban tahun sebelumnya, penyusunan anggaran, dan penyelesaian administrasi awal tahun. Unit kerja merasa pengadaan masih bisa menunggu. Ketika memasuki triwulan kedua, barulah unit kerja mulai mendesak pengadaan untuk bergerak. Pada pertengahan tahun, pekerjaan mulai terasa menumpuk. Dan pada triwulan ketiga, barulah semua pihak menyadari bahwa waktu semakin sempit. Ini menciptakan tekanan besar pada akhir tahun dan membuat pekerjaan molor secara sistemik.
Selain budaya menunda, ada pula fenomena ketergantungan pada pihak tertentu. Beberapa instansi hanya memiliki satu atau dua orang yang punya kompetensi menyusun spesifikasi teknis atau HPS. Jika orang tersebut menangani banyak pekerjaan, proses menjadi lambat. Ketergantungan ini menyebabkan bottleneck, yaitu kondisi di mana seluruh proses terhenti hanya karena satu orang sibuk atau tidak tersedia. Ketika bottleneck terjadi, dokumen teknis dan administrasi tertunda, yang kemudian menunda jadwal pemilihan penyedia dan kontrak. Akhirnya, pekerjaan menumpuk di akhir tahun.
Faktor berikutnya adalah kapasitas penyedia. Ketika banyak proyek dilelang pada waktu yang sama, terutama menjelang pertengahan dan akhir tahun, penyedia mengalami beban kerja berlebih. Penyedia harus menangani beberapa kontrak sekaligus, sehingga sumber daya mereka terbagi. Dalam banyak kasus, penyedia menerima terlalu banyak pekerjaan karena tidak ingin kehilangan peluang. Namun ketika proyek berjalan bersamaan, tenaga kerja dan peralatan mereka terbatas. Akibatnya, beberapa proyek berjalan lambat dan tidak selesai tepat waktu. Di sinilah terlihat bahwa ketidaksiapan penyedia berkontribusi besar terhadap keterlambatan akhir tahun.
Selain itu, mobilisasi peralatan dan material sering terlambat. Penyedia biasanya menunggu pencairan uang muka untuk membeli material atau menyewa alat. Jika uang muka cair terlambat karena administrasi SP2D atau verifikasi dokumen belum lengkap, penyedia terpaksa menunda mobilisasi. Penundaan ini membuat proyek tidak bergerak selama berminggu-minggu. Ketika akhirnya mobilisasi dilakukan, waktu sudah tinggal sedikit. Penyedia kemudian harus bekerja secara terburu-buru untuk mengejar progres, tetapi pekerjaan tetap tidak selesai sesuai jadwal.
Tidak hanya peralatan, material juga sering terlambat datang karena rantai pasok yang padat di akhir tahun. Banyak pabrik atau distributor kewalahan memenuhi permintaan pada bulan-bulan terakhir. Pada bulan Oktober hingga Desember, permintaan barang seperti semen, baja, cat, atau alat elektronik meningkat tajam. Distributor pun memberi jadwal pengiriman lebih lama. Ketika material datang terlambat, pekerjaan lapangan menjadi terhambat dan molor.
Tidak kalah penting, proses pengawasan juga berperan dalam keterlambatan. Dalam beberapa kasus, pengawas lapangan atau konsultan pengawas terlalu lambat memberikan persetujuan pekerjaan, seperti approval material atau gambar shop drawing. Keterlambatan ini membuat penyedia menunggu, sehingga progres tidak bergerak. Keterlambatan persetujuan sering dianggap masalah kecil, padahal dampaknya sangat besar. Jika approval terlambat beberapa minggu, pekerjaan bisa tertunda seluruhnya.
Di sisi lain, pengguna sering meminta perubahan lingkup pekerjaan di tengah pelaksanaan. Perubahan seperti ini memerlukan addendum kontrak, yang harus melalui beberapa tahap administrasi dan verifikasi. Proses addendum bisa memakan waktu lama. Ketika addendum baru selesai diproses, waktu pelaksanaan kontrak sudah hampir habis. Penyedia pun tidak punya cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai perubahan.
Akhirnya, tekanan administratif menjelang akhir tahun membuat semua pihak bekerja dalam kondisi terburu-buru. Fokus sering beralih dari kualitas pekerjaan menjadi bagaimana pekerjaan dapat diserahterimakan sebelum tahun anggaran berakhir. Dalam situasi seperti ini, beberapa pekerjaan dipaksakan selesai meski secara teknis belum sepenuhnya tepat. Auditor sering menemukan bahwa beberapa pekerjaan yang diserahterimakan di akhir tahun mengalami penurunan kualitas atau ketidaksesuaian spesifikasi.
Fenomena pekerjaan molor di akhir tahun bukan sekadar masalah teknis. Ia adalah hasil dari pola perencanaan yang tidak konsisten, budaya birokrasi yang menunda, koordinasi yang lemah, kapasitas penyedia yang tidak merata, serta hambatan administrasi yang tidak pernah dibenahi. Selama pola ini tidak berubah, keterlambatan di akhir tahun akan terus terjadi setiap tahun anggaran.
Namun kabar baiknya adalah: fenomena ini dapat dikendalikan. Instansi yang mulai melakukan perencanaan lebih awal, menyiapkan dokumen teknis sebelum anggaran turun, meningkatkan koordinasi antarunit, memperbaiki manajemen waktu, serta melakukan pengawasan aktif sepanjang tahun, terbukti mampu menekan keterlambatan secara signifikan. Perubahan ini membutuhkan komitmen organisasi, tetapi sangat mungkin dilakukan.
