Materi Pelatihan Tata Naskah Dinas

Pelatihan Tata Naskah Dinas merupakan kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan kemampuan Aparatur Sipil Negara (ASN) atau staf administrasi dalam membuat, mengelola, dan menyimpan dokumen resmi di lingkungan pemerintahan. Bagi orang awam, istilah “tata naskah dinas” mungkin terdengar teknis, namun pada dasarnya materi ini membahas bagaimana menyusun surat, memo, dan dokumen resmi lain sesuai kaidah dan standar yang berlaku. Artikel ini akan membahas secara terstruktur segala hal yang biasanya diajarkan dalam pelatihan tata naskah dinas, sehingga mudah dipahami oleh siapa saja.

1. Pengertian dan Pentingnya Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas adalah cara atau sistem yang mengatur pembuatan, pengiriman, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dokumen resmi di lingkungan instansi pemerintah. Dokumen resmi ini mencakup surat, memo, nota dinas, laporan, dan dokumen lainnya yang memiliki kekuatan hukum atau fungsi administratif.

Pentingnya tata naskah dinas terletak pada beberapa hal berikut:

  1. Keprofesionalan Layanan Publik
    • Dokumen resmi yang disusun dengan benar menunjukkan citra profesional instansi.
    • Surat yang rapi, sesuai format, dan jelas tujuannya memudahkan penerima dalam memahami isi dan tindak lanjut yang diharapkan.
  2. Akuntabilitas dan Transparansi
    • Setiap dokumen yang masuk dan keluar tercatat dengan baik, sehingga mudah ditelusuri jika diperlukan audit atau peninjauan ulang.
    • Pengelolaan dokumen yang baik menjaga kepercayaan publik karena semua proses dapat dibuktikan lewat bukti tertulis.
  3. Efisiensi Proses Administrasi
    • Dengan standar yang jelas, waktu penulisan dan persetujuan dokumen menjadi lebih singkat.
    • Petugas administratif tidak perlu membuat format baru setiap kali, melainkan cukup mengikuti template yang sudah ada.
  4. Keamanan Data dan Arsip
    • Prosedur penyimpanan dan penomoran naskah menjaga agar dokumen penting tidak hilang atau salah tempat.
    • Memastikan kerahasiaan dokumen berpangkat tertentu (hanya dapat diakses oleh pihak berwenang).

Pemahaman tata naskah dinas sangat berguna bukan hanya bagi staf kantor, tetapi juga bagi siapa saja yang ingin menulis surat resmi, baik itu di pemerintahan maupun lembaga lain.

2. Landasan Hukum dan Kebijakan

Sebelum membahas materi pelatihan secara rinci, perlu dipahami bahwa tata naskah dinas di lingkungan pemerintahan diatur oleh beberapa ketentuan, antara lain:

  1. Peraturan Kepala Arsip Nasional
    • Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengeluarkan pedoman umum kearsipan dan tata naskah dinas, seperti Peraturan Kepala ANRI Nomor 27 Tahun 2018 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik.
    • Dokumen perlu mengikuti susunan dan format yang diatur dalam peraturan tersebut agar diakui keasliannya dan mudah dikelola.
  2. Surat Edaran atau Peraturan Menteri/Institusi
    • Setiap kementerian atau lembaga pemerintah biasanya memiliki surat edaran internal tentang cara pembuatan surat dinas, notulen rapat, dan dokumen lain.
    • Misalnya, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) tentang Standar Pelayanan Administrasi Pemerintahan.
  3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Instansi
    • Setiap unit kerja harus menyusun SOP Tata Naskah Dinas yang spesifik sesuai kebutuhan. SOP ini berisi petunjuk teknis mulai dari penerimaan surat masuk hingga pengarsipan.
    • Dokumen SOP biasanya mencakup alur kerja (workflow), penanggung jawab setiap tahap, dan contoh format dokumen.
  4. Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009
    • Mengatur tentang pengelolaan arsip dan tata cara penyimpanan jangka panjang.
    • Instruksi ini mengharuskan setiap instansi menyeleksi arsip yang harus disimpan secara permanen atau hanya untuk jangka waktu tertentu.

Landasan hukum di atas menjadi pijakan utama untuk memastikan bahwa tata naskah dinas dilaksanakan sesuai aturan, tidak arbitrer, dan dokumen yang dihasilkan memiliki kekuatan hukum serta terjamin keberadaannya dalam jangka panjang.

3. Tujuan Pelatihan Tata Naskah Dinas

Setiap kegiatan pelatihan pada dasarnya memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk Pelatihan Tata Naskah Dinas, tujuan umumnya meliputi:

  1. Meningkatkan Kompetensi Pembuatan Dokumen Resmi
    • Peserta belajar menyusun berbagai jenis dokumen sesuai kaidah yang benar, misalnya surat dinas, nota dinas, memo, kertas kerja rapat, dan laporan kegiatan.
    • Dengan penguasaan format yang tepat, peserta tidak perlu menebak struktur dan dapat langsung mengikuti template resmi.
  2. Meningkatkan Pemahaman Proses Alur Kerja Administrasi
    • Peserta memahami alur masuk-keluar surat, siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap, serta kapan dan bagaimana dokumen disetujui.
    • Hal ini meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan, tumpang tindih tugas, atau hambatan karena dokumen yang belum lengkap.
  3. Memastikan Keteraturan dan Keamanan Arsip
    • Peserta belajar tentang cara memberi nomor, kode klasifikasi, dan penyimpanan fisik maupun elektronik.
    • Menghindari hilangnya dokumen atau kesulitan saat diperlukan, misalnya permintaan data audit atau permintaan informasi publik.
  4. Meningkatkan Kecepatan Pelayanan Publik
    • Dengan prosedur yang terstandardisasi, respon terhadap surat masuk menjadi lebih cepat, sehingga penyelesaian tugas administratif dapat dilakukan tepat waktu.
    • Mendorong layanan yang responsif dan akuntabel kepada masyarakat.
  5. Membangun Budaya Dokumentasi yang Baik
    • Mendorong setiap pegawai untuk terbiasa mencatat, menuliskan, dan mendokumentasikan setiap kegiatan atau keputusan.
    • Membantu instansi memiliki jejak yang jelas jika terjadi dispute atau pemeriksaan internal/eksternal.

Tujuan di atas menjadi pedoman penyusunan materi pelatihan, agar segala konten pelatihan relevan dengan kebutuhan peningkatan kinerja administratif di instansi pemerintahan.

4. Sasaran Peserta dan Prasyarat

Pelatihan Tata Naskah Dinas biasanya menyasar pekerja administratif di pemerintahan, namun ada beberapa detail lebih spesifik:

  1. Sasaran Peserta
    • Staf Subbagian Umum: Pegawai yang menangani administrasi dan tata persuratan di suatu unit kerja, misalnya Subbagian Umum pada kecamatan, kelurahan, atau dinas.
    • Staf Kepegawaian dan Tata Usaha: ASN di sekretariat dinas/kantor yang bertanggung jawab atas proses di bidang ketatausahaan.
    • Sekretaris Unit Kerja: Sekretaris organisasi perangkat daerah (OPD), sekretaris pada kantor kecamatan, atau sekretaris lembaga non-kementerian yang perlu mengelola arsip dan surat dinas.
    • Calon Pegawai/Admin Baru: Pegawai baru yang belum familiar dengan tata naskah dinas di lingkungan pemerintahan.
  2. Prasyarat Umum
    • Pendidikan Minimal: SMA/SMK atau sederajat. Namun, untuk instansi tertentu, dapat ditingkatkan menjadi Diploma (D3) atau Sarjana (S1).
    • Usia Kerja: Tidak ada batasan usia yang spesifik, tapi umumnya peserta adalah ASN atau pegawai kontrak yang sudah menjalani masa orientasi.
    • Kemampuan Dasar Komputer: Mampu menggunakan Microsoft Word, Excel, dan Outlook (email). Karena sebagian dokumen dibuat secara digital, keterampilan dasar pengoperasian komputer sangat diperlukan.
    • Kemampuan Mengetik: Kecepatan dan akurasi mengetik akan memudahkan peserta dalam praktik penulisan surat dan pengelolaan dokumen.
  3. Prasyarat Teknis (Opsional)
    • Akses Internet: Jika pelatihan menggunakan modul online atau merujuk pada pedoman e-Naskah Dinas.
    • Memiliki Email Resmi Instansi: Untuk praktik pengiriman dokumen elektronik dan mekanisme tanda tangan digital (jika diadakan).
    • Pemahaman Dasar Bahasa Indonesia yang Baik: Karena materi menekankan pada penggunaan bahasa baku, ejaan, dan tanda baca sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (EYD atau PUEBI).

Dengan kriteria peserta dan prasyarat di atas, penyelenggara pelatihan dapat menyesuaikan durasi dan materi agar peserta tidak kesulitan mengikuti setiap sesi.

5. Tujuan Umum dan Khusus Pelatihan

Setiap pelatihan perlu memiliki tujuan agar penyusunan modul materi dapat fokus dan terukur. Berikut adalah rincian tujuan:

  1. Tujuan Umum
    • Membekali peserta dengan kompetensi menyusun, mengelola, dan menyimpan dokumen resmi sesuai standar Pemerintah.
    • Membangun kesadaran peserta akan pentingnya tata naskah dinas sebagai salah satu pilar tata kelola birokrasi yang baik.
  2. Tujuan Khusus
    • Memahami Landasan Kebijakan: Peserta mampu menjelaskan dasar hukum dan kebijakan (Peraturan Kepala ANRI, Peraturan Menpan RB, dan SOP instansi) yang mengatur tata naskah dinas.
    • Mengetahui Jenis dan Format Dokumen: Peserta dapat mengidentifikasi dan menyusun format:
      • Surat dinas (surat keluar)
      • Surat masuk
      • Nota dinas
      • Memo
      • Berita acara
      • Notulen rapat atau kertas kerja rapat
      • Daftar hadir rapat
      • Laporan kegiatan sederhana
    • Menguasai Tata Bahasa dan Ejaan: Peserta mampu menulis dokumen menggunakan bahasa baku, memerhatikan tanda baca, singkatan, format tanggal, format penomoran, dan sebutan jabatan sesuai aturan.
    • Menguasai Alur Kerja Naskah Dinas: Peserta mengerti alur mulai dari penerimaan surat masuk, disposisi, penulisan balasan, penandatanganan, hingga pengarsipan.
    • Memahami Sistem Penomoran dan Kode Klasifikasi: Peserta dapat memberi nomor, kode klasifikasi surat dan dokumen, agar mudah dicari dan diarsipkan.
    • Menguasai Proses Pengarsipan: Peserta paham cara menyimpan dokumen fisik dan elektronik, termasuk pembuatan indeks, pembuatan daftar buku induk, dan pengaturan rak arsip.
    • Menguasai Teknologi Pendukung: Peserta dapat menggunakan aplikasi e-Naskah Dinas elektronik (jika tersedia), tanda tangan digital, serta memanfaatkan fitur track changes di Microsoft Word untuk memudahkan revisi dokumen.
    • Mengembangkan Soft Skills Administratif: Peserta belajar komunikasi efektif ketika melakukan koordinasi pembuatan dokumen, serta manajemen waktu agar dokumen selesai sesuai tenggat.

Dengan adanya tujuan khusus yang terukur, penyelenggara pelatihan dapat menyusun evaluasi (pre-test, post-test, tugas praktik) untuk mengukur capaian kompetensi peserta.

6. Struktur Materi Pelatihan

Materi Pelatihan Tata Naskah Dinas umumnya dibagi menjadi beberapa blok utama, disusun secara berurutan agar peserta memahami konsep dasar terlebih dahulu sebelum mempraktikkan hal-hal teknis. Berikut struktur materi yang sering dijumpai:

6.1. Blok 1: Dasar-dasar Tata Naskah Dinas

  1. Pengertian dan Ruang Lingkup
    • Definisi tata naskah dinas dan ruang lingkupnya.
    • Perbedaan dokumen resmi pemerintah dan dokumen biasa (non-resmi).
  2. Landasan Kebijakan dan Regulasi
    • Peraturan Kepala ANRI tentang tata naskah dinas elektronik.
    • Peraturan Menpan RB tentang standar pelayanan administrasi.
    • SOP tata naskah dinas instansi.
  3. Istilah-istilah dalam Tata Naskah Dinas
    • Naskah dinas, naskah surat, disposisi, kode klasifikasi, penomoran, pemegang dokumen.
    • Perbedaan surat tugas, surat perintah, surat edaran, surat keputusan, dan surat pengantar.
  4. Tujuan dan Manfaat Tata Naskah Dinas
    • Menjelaskan mengapa dokumen resmi harus terstandardisasi.
    • Manfaat bagi lembaga, pejabat, dan masyarakat.

6.2. Blok 2: Jenis dan Format Dokumen Resmi

  1. Surat Dinas (Surat Keluar)
    • Struktur utama: kop surat, nomor surat, tanggal, lampiran, hal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama dan tanda tangan pejabat pengirim, stempel instansi.
    • Contoh surat dinas: permohonan anggaran, surat perintah tugas, surat undangan rapat, surat pemberitahuan cuti bersama.
    • Format elemen penting: penulisan nama instansi, penulisan bentuk Nomor: xx/xxx/xxxx, format lampiran (jika ada), dan format “Hal: ….” atau “Perihal: ….”.
  2. Surat Masuk
    • Cara menerbitkan surat masuk: mencatat nomor registrasi, tanggal diterima, pengirim, perihal, dan disposisi awal.
    • Format kartu kendali surat (log book) untuk mencatat daftar surat masuk dan keluar.
    • Penjelasan bagaimana melakukan disposisi (surat diteruskan ke bagian yang tepat).
  3. Nota Dinas
    • Perbedaan antara nota dinas dengan memo. Nota dinas umumnya digunakan antar pejabat setingkat di lingkungan instansi, sedangkan memo lebih informal.
    • Struktur nota dinas: kop nota dinas, nomor, lampiran, perihal, pengirim, penerima, tanggal, salam pembuka, isi nota, salam penutup, nama dan tanda tangan.
    • Contoh nota dinas: permintaan data, instruksi penyampaian laporan, rincian anggaran kecil.
  4. Memo
    • Memo sering digunakan untuk komunikasi internal, misalnya instruksi singkat, catatan penting, atau pesan singkat atasan ke bawahan.
    • Format sederhana: kop memo, tanggal, lampiran (jika ada), perihal, isi pesan, tanda tangan.
  5. Berita Acara dan Notulen Rapat
    • Berita acara: dokumen resmi yang menjelaskan suatu peristiwa, misalnya serah terima barang, pemeriksaan lapangan, atau sidak (inspeksi mendadak).
    • Struktur berita acara: judul, lokasi dan waktu, penjelasan kronologis, temuan atau hasil, tanda tangan pejabat yang berwenang, serta saksi (jika diperlukan).
    • Notulen rapat: ringkasan poin pembahasan, keputusan, dan penanggung jawab tindak lanjut.
    • Format notulen: judul rapat, waktu dan tempat, peserta, agenda, ringkasan pembahasan tiap agenda, kesimpulan, dan rencana tindak lanjut.
  6. Laporan Kegiatan Sederhana
    • Format laporan: cover, daftar isi, pendahuluan, tujuan, pelaksanaan kegiatan, hasil/sasaran yang dicapai, kendala, kesimpulan, dan lampiran (foto kegiatan, daftar hadir).
    • Penulisan ringkas dan padat, agar laporan mudah dibaca oleh atasan dan pemangku kepentingan.

6.3. Blok 3: Kaidah Penulisan dan Bahasa Resmi

  1. Bahasa Bakum dengan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia)
    • Penjelasan penggunaan huruf kapital, penulisan angka, pemilihan kosakata formal, dan ejaan singkatan yang benar (misalnya “S.E.” untuk Sarjana Ekonomi, bukan “SE”).
    • Tanda baca: cara menulis titik, koma, titik koma, tanda hubung (-), tanda pisah (-), serta penggunaan huruf miring (italic) untuk istilah bahasa asing.
  2. Struktur Kalimat yang Efektif
    • Kalimat sederhana vs kompleks: menekankan kalimat aktif untuk memudahkan pemahaman (subjek – predikat – objek).
    • Menghindari penggunaan jargon teknis tanpa definisi, terutama jika pembaca atau penerima surat bukan orang yang memahami istilah tersebut.
  3. Penulisan Angka dan Tanggal
    • Penulisan angka dalam dokumen resmi: contoh “1 (satu) orang”, “Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah)”.
    • Penulisan tanggal: “Jakarta, 10 Februari 2025”. Hindari penulisan “10/02/25” karena rawan salah tafsir.
  4. Penyebutan Jabatan dan Gelar
    • Penyebutan pejabat: “Bapak/Ibu Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten X”, bukan “Pak/Bu Kadin”.
    • Pengurutan gelar: “Dr. H. Ahmad Sudirman, S.Pi., M.Sc.” (jika memiliki beberapa gelar).
  5. Pemilihan Kata dan Gaya Bahasa
    • Kata baku: “menetapkan” bukan “ngambil keputusan”, “mengajukan” bukan “ngajuin”.
    • Menghindari bahasa gaul atau bahasa pasar; gunakan kata yang lazim di dokumen resmi pemerintah.
  6. Penulisan Singkatan dan Akronim
    • Menulis singkatan secara lengkap pada penyebutan pertama: “Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP)”. Setelah itu cukup “BPKP”.
    • Daftar singkatan juga dapat dimasukkan pada lampiran atau halaman awal laporan tertulis.

6.4. Blok 4: Alur Kerja dan Prosedur Tata Naskah Dinas

  1. Penerimaan Surat Masuk
    • Penerimaan fisik: mencatat tanggal terima, nomor agenda, pengirim, ringkasan isi.
    • Penerimaan elektronik: mencatat dalam sistem e-Naskah (jika instansi memiliki).
    • Merangkum isi surat-bila perlu membuat ringkasan (resume) singkat agar pimpinan lebih cepat memahami pokok isi.
  2. Disposisi Surat
    • Mekanisme pengalokasian surat kepada pejabat yang berwenang menindaklanjuti.
    • Contoh format buku disposisi: kolom tanggal, nomor surat, pengirim, perihal, disposisi kepada (jabatan), catatan singkat atasan.
    • Pesan disposisi dapat ditulis langsung di kolom yang disediakan atau menggunakan lembar disposisi terpisah.
  3. Penyusunan Balasan Surat (Surat Keluar)
    • Mengacu pada surat masuk: mencantumkan nomor surat masuk, tanggal terima, dan ringkasan pokok isi.
    • Menjawab setiap poin yang diperlukan-jika tidak ada tanggapan, tetap berikan jawaban resmi, misalnya “Akan kami tindak lanjuti segera.”
    • Mencantumkan lampiran jika ada dokumen pendukung.
  4. Penandatanganan dan Legalitas Dokumen
    • Surat dinas dan dokumen resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (Kepala Dinas, Sekretaris, atau Kuasa Pengguna Anggaran).
    • Koordinasi dengan Bagian Kepegawaian atau Bagian Umum jika diperlukan tanda tangan elektronik atau stempel basah.
    • Memastikan tanggal tanda tangan sesuai dengan tanggal dokumen, tidak boleh mundur atau salah tahun.
  5. Penomoran dan Kode Klasifikasi
    • Menentukan sistem penomoran: misalnya “090/123/2025” di mana “090” adalah kode klasifikasi, “123” nomor urut, “2025” tahun.
    • Kode klasifikasi mengacu pada pedoman klasifikasi dokumen:
      • “010” untuk administrasi umum
      • “020” untuk kepegawaian
      • “030” untuk keuangan
      • “040” untuk perencanaan
      • dsb.
    • Pastikan setiap unit kerja memiliki kode klasifikasi yang unik agar tidak terjadi tumpang tindih.
  6. Penyimpanan Arsip dan Pengelolaan Dokumen
    • Menyimpan dokumen fisik di lemari arsip yang aman, dengan rak/rakarium yang diberi label sesuai kategori.
    • Membuat indeks dokumen: buku induk, kartu kendali, jadwal retensi arsip (dokumen yang wajib disimpan 5, 10, 25 tahun, atau permanen).
    • Pengelolaan dokumen elektronik: menyimpan di server resmi instansi, memberikan hak akses berdasarkan jabatan, dan rutin mem-backup data.
    • Prosedur pemusnahan arsip (jika dokumen sudah melewati masa retensi): mengikuti pedoman ANRI, melibatkan tim kearsipan, dan membentuk Berita Acara Pemusnahan.

6.5. Blok 5: Teknologi Pendukung dan e-Naskah Dinas

  1. Pengenalan e-Naskah Dinas Elektronik
    • Sistem e-Naskah Dinas adalah aplikasi terintegrasi untuk mengelola surat masuk, disposisi, penomoran, dan arsip secara digital.
    • Fungsi utama:
      • Menerima surat elektronik resmi (e-mail server instansi) dan mengintegrasikannya ke sistem.
      • Mengelola workflow disposisi secara online (tanpa kertas).
      • Melacak status surat: apakah sudah dibaca, sudah didisposisi, atau sudah dibalas.
  2. Tanda Tangan Elektronik (Digital Signature)
    • Pengenalan konsep tanda tangan digital: kunci publik dan kunci privat.
    • Cara membuat sertifikat elektronik (biasanya bekerjasama dengan ANRI atau instansi yang berwenang).
    • Tata cara memasang tanda tangan elektronik di dokumen PDF atau Microsoft Word.
  3. Integrasi dengan Sistem Manajemen Arsip Elektronik (SMAE)
    • SMAE membantu penyimpanan arsip elektronik secara terpusat.
    • Peserta belajar cara memindai (scan) dokumen fisik, memberi metadata (judul, tanggal, klasifikasi) sebelum menyimpan di server.
  4. Panduan Penggunaan Fitur “Track Changes” dan Komentar di Microsoft Word
    • Untuk dokumen yang membutuhkan revisi banyak pihak (draft surat bersama), fitur ini memudahkan kolaborasi.
    • Cara mengaktifkan, meng-accept/reject perubahan, dan menghapus komentar setelah finalisasi.
  5. Manajemen Backup dan Keamanan Data Dokumen
    • Prosedur backup harian/mingguan/ bulanan.
    • Lokasi backup: server lokal, cloud (jika diizinkan oleh kebijakan instansi), atau harddisk eksternal yang disimpan di tempat aman.
    • Kebijakan password dan hak akses: siapa yang boleh membuat, mengubah, atau menghapus dokumen.
    • Prosedur pemulihan data (restore) jika terjadi kehilangan data atau serangan malware.

6.6. Blok 6: Praktik Penulisan dan Studi Kasus

  1. Latihan Penyusunan Surat Dinas
    • Peserta dibagi kelompok, diberi contoh surat masuk fiktif, lalu diminta membuat surat balasan sesuai format dan kaidah.
    • Latihan menyusun surat undangan rapat, surat pemberitahuan cuti bersama, dan surat perintah tugas.
  2. Latihan Penyusunan Nota Dinas dan Memo
    • Contoh situasi: atasan memerintahkan bawahan untuk mengumpulkan data anggaran. Peserta membuat nota dinas kepada bawahan, mencantumkan instruksi jelas, tenggat waktu, dan format laporan yang diinginkan.
    • Studi kasus: mencatat memo singkat mengenai peringatan jam masuk kantor (hard copy dan soft copy).
  3. Latihan Pembuatan Berita Acara dan Notulen Rapat
    • Simulasi rapat terbatas kecil (3-5 orang) dengan topik tertentu (misalnya pengadaan alat tulis kantor). Salah satu peserta bertindak sebagai sekretaris yang membuat notulen.
    • Peserta lain mensimulasikan serah terima barang dalam sesi berita acara. Peserta mencatat kronologi, menerima tanda tangan pihak penerima dan penyerah, serta menyimpan dokumen sebagai lampiran.
  4. Praktik Pengarsipan Fisik dan Elektronik
    • Peserta membawa contoh dokumen fiktif (brosur, laporan kegiatan) kemudian diberi kode klasifikasi dan nomor, lalu menyimpan di rak arsip yang sudah diberikan label.
    • Simulasi pemindahan dokumen fisik ke format digital: memindai dokumen, memberi nama file sesuai pola penamaan instansi, mengunggah ke sistem SMAE.
  5. Latihan Menggunakan Aplikasi e-Naskah Dinas (jika tersedia)
    • Peserta masuk ke modul e-Naskah, mencoba membuat disposisi surat masuk, melampirkan file dokumen, dan memonitor statusnya.
    • Membuat surat keluar berbasis template, menambahkan tanda tangan digital, dan mengirimkan ke unit kerja terkait.
  6. Studi Kasus Audit Dokumen
    • Peserta kelompok diberikan file dokumen campuran (surat yang benar formatnya, dan surat yang salah formatnya). Tugas: menemukan kesalahan, memperbaiki format, serta memberi catatan ringkas tentang kesalahan yang ditemukan.
    • Diskusi: akibat jika suatu dokumen tidak sesuai format, misalnya terlambat diproses atau dianggap tidak sah oleh atasan/pih║ Dikti.

7. Metode Pelatihan

Pelatihan Tata Naskah Dinas biasanya menggunakan kombinasi metode berikut agar peserta dapat memahami teori sekaligus praktik secara seimbang:

  1. Ceramah Interaktif
    • Narasumber (pustakawan, staf kearsipan, atau pejabat di bagian umum) menyampaikan konsep dasar tata naskah dinas.
    • Peserta diberi kesempatan bertanya untuk memperjelas aturan dan istilah teknis.
  2. Diskusi Kelompok
    • Peserta dibagi kelompok kecil untuk membahas topik tertentu, misalnya “Bagaimana cara memperbaiki prosedur penyimpanan arsip di kantor X?”.
    • Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi, dilanjutkan dengan tanya jawab.
  3. Demonstrasi Aplikasi e-Naskah Dinas
    • Narasumber mempraktikkan langsung cara menggunakan aplikasi e-Naskah, mulai dari login, membuat disposisi, hingga mengunggah dokumen.
    • Peserta mengikuti langkah-langkah di layar komputer masing-masing.
  4. Latihan Praktik Individu dan Kelompok
    • Terdiri dari modul latihan penulisan surat dinas, nota dinas, dan dokumen lain.
    • Peserta dipandu untuk mengerjakan soal kasus dan kemudian direview oleh instruktur.
  5. Studi Kasus dan Simulasi Lapangan
    • Peserta melakukan simulasi penerimaan surat masuk, disposisi, penandatanganan, hingga pengarsipan secara berurutan.
    • Narasumber memberikan umpan balik langsung agar peserta segera mengetahui kesalahan dan cara memperbaikinya.
  6. Penugasan Mandiri (Homework)
    • Peserta diberikan tugas menulis surat atau dokumen resmi sesuai format, lalu dikumpulkan setelah beberapa hari.
    • Tugas dikoreksi oleh tim instruktur dan dikembalikan dengan catatan perbaikan.
  7. Evaluasi Akhir (Pre-test dan Post-test)
    • Pre-test di awal pelatihan untuk mengukur pengetahuan awal peserta.
    • Post-test di akhir pelatihan berupa tes tertulis (pilihan ganda atau isian singkat) dan penugasan praktik menulis surat resmi.
    • Hasil evaluasi menjadi dasar sertifikat kelulusan atau syarat kelengkapan nilai pelatihan.

Dengan metode yang bervariasi, diharapkan peserta tidak hanya mendapatkan teori, tetapi juga praktik yang langsung dapat diterapkan di lingkungan kerjanya.

8. Durasi, Lokasi, dan Biaya Pelatihan

8.1. Durasi Pelatihan

  • Secara umum, Pelatihan Tata Naskah Dinas berlangsung antara 5 hingga 10 hari kerja.
    • Pelatihan Dasar (Level I): 5 hari, fokus pada teori dan praktik dasar.
    • Pelatihan Lanjutan (Level II): 7-10 hari, menambahkan materi aplikasi e-Naskah, tanda tangan digital, dan studi kasus lebih kompleks.

8.2. Lokasi Pelatihan

  • Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Instansi: Banyak instansi pemerintahan memiliki pusat diklat sendiri, misalnya BPSDM (Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia) Provinsi/Kabupaten.
  • Kantor Wilayah Kementerian Lingkungan, Pertanian, atau Kementerian Lainnya: Beberapa kementerian memfokuskan pelatihan di kantor wilayah untuk memudahkan koordinasi peserta dari kabupaten/kota.
  • Perguruan Tinggi/Mitra Swasta: Ada juga pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga kursus swasta atau perguruan tinggi yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan tata naskah.

8.3. Biaya Pelatihan

  • Pelatihan Pemerintah:
    • Biaya dapat dianggarkan melalui APBD/APBN atau DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) instansi. Peserta ASN biasanya tidak dipungut biaya langsung, hanya biaya transportasi dan akomodasi jika pelatihan diadakan di luar daerah.
  • Pelatihan Swasta/Kemitraan Perguruan Tinggi:
    • Biaya bervariasi, mulai dari Rp 2 juta hingga Rp 5 juta per peserta untuk durasi 5 hari.
    • Fasilitas yang ditawarkan dapat berupa modul cetak, akses e-learning, dan sertifikat dari lembaga terakreditasi.

Sebelum mendaftar, peserta perlu memastikan skema pendanaan (APBD/APBN, DIPA, atau biaya mandiri), jadwal, dan syarat administrasi (misalnya surat tugas dari atasan langsung).

9. Manfaat Praktis Pelatihan bagi Peserta dan Instansi

Setelah mengikuti Pelatihan Tata Naskah Dinas, peserta dan instansi akan merasakan beberapa manfaat nyata:

  1. Dokumen Resmi Lebih Profesional dan Konsisten
    • Semua unit kerja menggunakan format yang seragam, memudahkan pemrosesan dokumen antar unit.
    • Mengurangi risiko kesalahan administrasi, misalnya surat yang tidak valid karena format tidak sesuai.
  2. Proses Administratif Lebih Cepat dan Efisien
    • Waktu yang dibutuhkan untuk menulis, mereview, dan menandatangani surat dapat berkurang drastis karena sudah ada template baku.
    • Disposisi surat berjalan lancar karena prosedur pengalihan yang jelas.
  3. Pencarian Dokumen Lebih Mudah
    • Dengan kode klasifikasi dan penomoran yang konsisten, dokumen fisik dan elektronik lebih mudah ditemukan.
    • Mengurangi waktu pencarian jika terjadi kebutuhan mendesak, misalnya audit kearsipan, permintaan data, atau sengketa hukum.
  4. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi
    • Setiap dokumen memiliki jejak (footprint) pemegang, tanggal, dan disposisi.
    • Jika dibutuhkan, jejak ini dapat ditelusuri, memudahkan audit internal atau eksternal.
  5. Mengurangi Risiko Kehilangan Data
    • Prosedur backup dan penyimpanan elektronik mencegah dokumen hilang akibat kebakaran, banjir, atau kelalaian manusia.
    • Arsip fisik juga lebih terjaga karena tata letaknya terstandarisasi.
  6. Peningkatan Kemampuan Personel Administrasi
    • Peserta pelatihan mengemban tugas penulisan dan pengelolaan dokumen dengan keyakinan dan ketrampilan yang lebih baik.
    • Mereka dapat melatih staf baru dan menyusun SOP instansi dengan lebih mudah.
  7. Dukungan Pelayanan Publik yang Lebih Baik
    • Dokumen yang cepat diproses memudahkan pegawai lain dan masyarakat dalam memperoleh layanan publik (misalnya pembuatan rekomendasi, permohonan data, perizinan sederhana).
    • Masyarakat mendapatkan informasi yang cepat dan jelas, sehingga kepercayaan terhadap instansi meningkat.

Dengan manfaat di atas, investasi waktu dan biaya untuk pelatihan menjadi sepadan dengan peningkatan kualitas administrasi dan layanan publik.

10. Kendala Umum dan Tips Mengikuti Pelatihan

10.1. Kendala Umum

  1. Beragam Latar Belakang Peserta
    • Ada peserta yang sudah lama menangani administrasi, ada pula yang baru pertama kali berurusan dengan surat dinas.
    • Tingkat kesulitan materi perlu disesuaikan agar tidak membingungkan pemula sekaligus tidak membuat peserta berpengalaman bosan.
  2. Keterbatasan Akses Teknologi
    • Instansi di daerah terpencil mungkin belum memiliki sistem e-Naskah yang memadai.
    • Peserta kesulitan praktik tanda tangan digital jika belum ada infrastruktur pendukung.
  3. Beban Tugas Rutin di Kantor
    • Peserta ASN yang memiliki pekerjaan lapangan mungkin sulit memisahkan waktu untuk mengikuti pelatihan.
    • Tugas mendadak di kantor dapat menghambat fokus peserta.
  4. Koneksi Internet Tidak Stabil (untuk Modul Online)
    • Jika sebagian materi disampaikan melalui e-learning, kualitas internet yang buruk dapat mengganggu proses belajar.

10.2. Tips Mengikuti Pelatihan

  1. Persiapkan Komputer atau Laptop Pribadi
    • Pastikan perangkat sudah terinstal Microsoft Office (Word, Excel), dan jika ada, aplikasi e-Naskah.
    • Simpan charger, mouse, dan aksesori lain agar tidak terganggu ketika praktek.
  2. Baca Dulu Contoh Dokumen Resmi
    • Sebelum pelatihan dimulai, cari contoh surat dinas, nota dinas, dan dokumen lain di instansi sendiri sebagai bahan perbandingan.
    • Pemahaman awal tentang format akan memudahkan menyerap materi.
  3. Aktif Bertanya dan Berinteraksi
    • Manfaatkan sesi tanya jawab untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami.
    • Berdiskusi dengan teman sekelas tentang cara terbaik mengatasi masalah di kantor, misalnya kekurangan rak arsip atau prosedur disposisi yang lambat.
  4. Buat Catatan Lengkap Selama Pelatihan
    • Catat poin-poin penting, format surat, kode klasifikasi, dan tips singkat dari instruktur.
    • Buat ringkasan modul yang dapat dijadikan panduan singkat pasca-pelatihan.
  5. Praktikkan Langsung di Unit Kerja
    • Setelah sesi teori, usahakan untuk mempraktikkan penulisan dokumen di kantor.
    • Cari contoh surat lama yang perlu diperbaiki, lalu terapkan format baru yang dipelajari.
  6. Bangun Jaringan dengan Sesama Peserta
    • Tukar nomor telepon atau grup chat untuk saling berbagi template dokumen, SOP, atau tips mengatasi kendala di instansi masing-masing.
    • Jaringan ini dapat berguna saat ada perubahan peraturan atau update pedoman baru.
  7. Manfaatkan Fasilitas e-Learning (jika ada)
    • Jika modul pelatihan menyediakan akses e-learning, gunakan sepenuhnya untuk menonton video tutorial, mendownload dokumen, dan berlatih soal online.
    • Pastikan mengunduh materi latihan sebelum jaringan padam.

Dengan menerapkan tips tersebut, peserta akan lebih siap dan lebih cepat menguasai materi, sehingga manfaat pelatihan dapat langsung terasa di lingkungan kerja masing-masing.

11. Evaluasi dan Sertifikasi Pelatihan

Untuk memastikan peserta benar-benar memahami dan menguasai materi, pelatihan biasanya dilengkapi dengan evaluasi dan sertifikasi:

  1. Pre-test (Tes Awal)
    • Dilaksanakan pada hari pertama pelatihan.
    • Bentuknya bisa berupa kuis pilihan ganda atau isian singkat yang mengukur pengetahuan dasar tata naskah dinas.
    • Hasil pre-test membantu instruktur menyesuaikan penyampaian materi, misalnya memperbanyak contoh praktis jika banyak peserta belum paham.
  2. Post-test (Tes Akhir)
    • Dilaksanakan pada hari terakhir pelatihan.
    • Materi tes biasanya mencakup:
      • Penyusunan surat dinas sesuai format.
      • Penulisan nota dinas.
      • Pemberian kode klasifikasi dan penomoran surat.
      • Soal teori tentang prosedur disposisi dan pengarsipan.
    • Nilai akhir post-test menjadi dasar kelulusan peserta.
  3. Tugas Praktik Mandiri atau Kelompok
    • Peserta diberi tugas menulis dokumen resmi, melakukan simulasi disposisi, dan membuat indeks arsip sederhana.
    • Tugas dikumpulkan sebelum pelatihan berakhir atau beberapa hari setelahnya (homework).
    • Nilai praktik menambah bobot penilaian kelulusan.
  4. Sertifikat Kelulusan
    • Peserta yang lulus post-test dan menyelesaikan tugas praktik akan memperoleh sertifikat dari penyelenggara (bisa berupa BPSDM, Kanwil KemenPAN, atau lembaga mitra).
    • Sertifikat ini menjadi bukti kompetensi tata naskah dinas, yang dapat menjadi nilai tambah dalam penilaian kinerja dan kenaikan pangkat/golongan.
  5. Feedback dan Rekomendasi
    • Instruktur memberikan umpan balik perorangan terkait nilai dan kualitas dokumen yang dihasilkan peserta.
    • Peserta juga diminta memberikan feedback tentang materi, metode, dan fasilitas pelatihan untuk perbaikan di masa mendatang.

Proses evaluasi dan sertifikasi ini memastikan bahwa pelatihan tidak hanya sekadar seremonial, tetapi benar-benar menghasilkan peningkatan kompetensi.

12. Penerapan di Lingkungan Kerja Sehari-hari

Setelah selesai pelatihan, pengetahuan dan keterampilan peserta perlu segera diterapkan di tempat kerja. Berikut beberapa langkah konkret yang dapat dilakukan:

  1. Menyusun Template Dokumen Instansi
    • Buat atau perbarui template surat dinas, nota dinas, memo, berita acara, dan notulen rapat sesuai modul yang dipelajari.
    • Simpan template ini di folder bersama (shared drive) sehingga semua staf dapat mengakses.
  2. Menyusun SOP Tata Naskah Dinas
    • Dokumen SOP mencakup:
      • Alur proses penerimaan surat masuk
      • Alur disposisi dan penomoran
      • Tanggung jawab setiap pejabat (siapa membuat, siapa memeriksa, siapa menandatangani)
      • Prosedur pengarsipan fisik dan elektronik.
    • Sebarkan SOP ini ke seluruh staf dan adakan sosialisasi singkat.
  3. Pelaksanaan Konsisten Penomoran dan Kode Klasifikasi
    • Terapkan kode klasifikasi yang sudah disepakati.
    • Setiap unit kerja memastikan semua surat yang keluar memiliki nomor dan klasifikasi sesuai.
    • Libatkan bagian IT jika diperlukan untuk membuat basis data inventaris dokumen.
  4. Penerapan e-Naskah Dinas (Jika Tersedia)
    • Jika instansi telah memiliki sistem e-Naskah, pastikan semua staf memahami cara login, input data, dan memonitor status dokumen.
    • Buat jadwal rutin untuk mengecek inbox surat masuk dan melakukan disposisi tepat waktu.
  5. Pengarsipan Rutin dan Supervisi Berkala
    • Lakukan pengecekan arsip setiap bulan: apakah ada dokumen yang belum diberi kode atau belum diarsipkan.
    • Koordinator administrasi dapat melakukan supervisi dan audit kecil untuk memastikan semuanya berjalan sesuai SOP.
  6. Pelatihan Ulang atau Refresh (Secara Periodik)
    • Karena peraturan dan teknologi dapat berubah, adakan pelatihan singkat (refreshment) setiap 6-12 bulan.
    • Update materi terkait e-Naskah, tanda tangan digital, atau peraturan baru dari ANRI.
  7. Internal Sharing Knowledge
    • Buat sesi sharing antar staf untuk mendiskusikan kendala yang muncul pasca-pelatihan, misalnya kasus surat hilang, dokumen tidak terbaca saat discan, atau aturan baru yang belum dipahami bersama.
    • Setiap menemukan solusi, dokumentasikan dan bagikan ke tim.

Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, instansi akan mendapatkan manfaat penuh dari pelatihan, sehingga proses pembuatan dan pengelolaan dokumen resmi berjalan lebih teratur dan efisien.

13. Studi Kasus Singkat

Agar lebih jelas, berikut contoh sederhana penerapan tata naskah dinas di sebuah Kantor Kecamatan:

  1. Surat Masuk
    • Tanggal 1 Februari 2025, Kantor Kecamatan X menerima surat dari Dinas Kesehatan Kabupaten. Surat berisi pemberitahuan pelaksanaan vaksinasi massal.
    • Petugas admin mencatat surat di buku agenda:
      • Nomor Agenda: 005/KEC/2025
      • Pengirim: Dinas Kesehatan Kabupaten X
      • Tanggal terima: 1 Februari 2025
      • Perihal: Pemberitahuan Vaksinasi Massal
    • Petugas membuat ringkasan singkat (“Vaksinasi di Desa A dan B pada 5-7 Februari 2025”) dan menempel di buku disposisi.
  2. Disposisi Surat
    • Surat didisposisikan ke Sekcam: “Mohon tindak lanjut ke Puskesmas dan Kepala Desa terkait pelaksanaan.”
    • Sekcam menandatangani kolom disposisi, kemudian petugas admin meneruskan (fisik) ke Kasubag Umum.
    • Petugas admin juga mengunggah scan surat ke e-Naskah, memberi tag “Vaksinasi Massal” dan memberinya kode klasifikasi “030 – Kesehatan”.
  3. Penyusunan Balasan (Surat Keluar)
    • Kepala Subbag Umum membuat surat balasan:
      • Kop Surat: Kecamatan X
      • Nomor Surat: 007/KEC/2025 (kode klasifikasi: 030, nomor urut 007, tahun 2025)
      • Tanggal: 2 Februari 2025
      • Lampiran: –
      • Hal: Tindak Lanjut Pemberitahuan Vaksinasi Massal
      • Ditujukan ke: Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten X
    • Isi surat merinci tindak lanjut: “Bahwa kami telah menginstruksikan Puskesmas A dan B serta Kepala Desa A dan B untuk mempersiapkan lokasi dan warga, serta laporan kesiapan akan kami sampaikan pada 3 Februari 2025.”
    • Surat ditandatangani oleh Sekretaris Camat atas nama Camat X, lalu distempel.
  4. Pengarsipan Dokumen
    • Surat masuk ditempel di map warna merah khusus “Surat Masuk Kesehatan 2025”.
    • Buku agenda dan buku disposisi diisi dengan urutan nomor dan tanggapan disposisi.
    • Surat balasan (fisik) ditempatkan di map “Surat Keluar 2025 – Kesehatan”, kemudian scan disimpan di folder server instansi dengan nama file “SuratKeluar_007_2025_Vaksinasi.docx”.
  5. Tindak Lanjut Pelaporan
    • Setelah vaksinasi selesai pada 7 Februari 2025, petugas Puskesmas mengirimkan laporan pelaksanaan ke Kantor Kecamatan.
    • Kantor Kecamatan membuat berita acara penerimaan laporan, kemudian mengarsipkan laporan tersebut sebagai bukti pelaksanaan.

Melalui studi kasus sederhana ini, terlihat bagaimana seluruh alur tata naskah dinas berjalan: mulai dari penerimaan surat masuk, disposisi, penyusunan surat keluar, penomoran, penandatanganan, hingga pengarsipan. Dengan mengikuti prosedur tersebut, pengelolaan dokumen menjadi lebih tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

14. Tren Digital dan Inovasi dalam Tata Naskah Dinas

Khususnya di era digital, tata naskah dinas tidak lagi terbatas pada dokumen fisik. Berikut beberapa tren yang mulai diterapkan:

  1. e-Naskah Dinas Berbasis Cloud
    • Banyak instansi memindahkan sistem e-Naskah ke cloud untuk memudahkan akses lintas lokasi.
    • Dokumen tidak hanya dapat diakses di kantor, tetapi juga oleh pejabat yang bekerja dari rumah (remote working).
  2. Tanda Tangan Elektronik (Digital Signature)
    • Penggunaan tanda tangan elektronik berbasis sertifikat digital mempersingkat proses pengesahan dokumen.
    • Dokumen digital yang telah ditandatangani secara elektronik memiliki kekuatan hukum sama dengan dokumen basah (asal sertifikat terdaftar di ANRI atau lembaga berwenang).
  3. Sistem Chatbot dan Asisten Virtual
    • Beberapa kantor pemerintah telah mulai menguji coba chatbot untuk membantu petugas administrasi menjawab pertanyaan seputar prosedur tata naskah dinas, misalnya “Bagaimana format nomor surat?” atau “Prosedur disposisi surat masuk bagaimana?”.
    • Asisten virtual memudahkan peserta pelatihan mencari panduan tata naskah tanpa menunggu instruktur.
  4. Integrasi Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
    • DMS mengontrol versi dokumen, menyimpan riwayat revisi, dan memberikan notifikasi otomatis ketika ada dokumen yang menunggu disposisi atau tanda tangan.
    • Peserta pelatihan perlu memahami konsep version control agar tidak terjadi penggunaan dokumen versi lama.
  5. Analisis Big Data untuk Monitoring Kinerja Administrasi
    • Data jumlah surat masuk dan keluar, waktu penyelesaian disposisi, dan kepatuhan jadwal dapat diolah menjadi indikator kinerja unit tata usaha.
    • Dashboard interaktif memudahkan manajemen memantau efektivitas proses administrasi.
  6. Pemanfaatan OCR (Optical Character Recognition)
    • Dokumen fisik yang discan dapat diubah menjadi teks yang dapat dicari (searchable).
    • Memudahkan pencarian kata kunci di arsip digital, misalnya mencari angka surat tertentu tanpa harus membuka satu per satu file.

Penerapan teknologi di atas membuat tata naskah dinas semakin efisien, aman, dan dapat diakses dengan cepat. Bagi peserta pelatihan, penting mengetahui tren ini agar instansi dapat segera bertransisi ke era dokumentasi digital yang lebih modern.

15. Kesimpulan

Pelatihan Tata Naskah Dinas bertujuan membekali peserta dengan kompetensi penting dalam menyusun, mengelola, dan menyimpan dokumen resmi di lingkungan pemerintahan. Secara ringkas, materi pelatihan mencakup:

  1. Dasar-dasar Tata Naskah Dinas dan Landasan Hukum
    • Memahami peraturan Kepala ANRI, Peraturan Menpan RB, dan SOP instansi.
  2. Jenis dan Format Dokumen Resmi
    • Menyusun surat dinas, nota dinas, memo, berita acara, notulen rapat, dan laporan sederhana sesuai format standar.
  3. Kaidah Penulisan dan Bahasa Resmi
    • Menggunakan PUEBI, tanda baca, ejaan, dan kosakata formal sesuai pedoman.
  4. Alur Kerja dan Prosedur Administrasi
    • Penerimaan surat masuk, disposisi, penomoran, penandatanganan, dan pengarsipan (fisik dan elektronik).
  5. Teknologi Pendukung dan e-Naskah Dinas
    • Menggunakan aplikasi e-Naskah, tanda tangan digital, DMS, OCR, dan dashboard monitoring.
  6. Praktik Penulisan dan Studi Kasus
    • Latihan menulis dokumen dan simulasi alur kerja tata naskah.
  7. Metode Pelatihan yang Interaktif dan Praktis
    • Ceramah, diskusi, demonstrasi aplikasi, latihan praktik, studi kasus, dan evaluasi.
  8. Penerapan di Lingkungan Kerja
    • Menyusun template dokumen, SOP, konsistensi kode klasifikasi, serta supervisi dan monitoring rutin.
  9. Tren Digital dan Inovasi
    • Pemanfaatan cloud, tanda tangan digital, asisten virtual, DMS, dan big data untuk meningkatkan efektivitas administrasi.

Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat menjalankan tugas administrasi dengan lebih profesional, efisien, dan akuntabel. Proses penyusunan surat dan dokumen resmi tidak lagi membingungkan, melainkan menjadi bagian rutin yang terstandarisasi. Hal ini pada gilirannya akan meningkatkan kepercayaan internal antar unit kerja, serta kepercayaan publik terhadap layanan pemerintah.

Artikel Terkait

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *