Materi Khusus untuk Jabatan Arsiparis

Pendahuluan

Di tengah perkembangan dunia informasi yang semakin pesat, pengelolaan dokumen dan arsip menjadi salah satu pilar penting dalam menjamin akuntabilitas, efisiensi, dan kesinambungan kegiatan organisasi, baik di sektor pemerintahan, swasta, maupun lembaga non-profit. Dalam konteks ini, profesi arsiparis memegang peranan yang sangat strategis. Seorang arsiparis tidak hanya bertugas menyimpan dokumen atau berkas semata, melainkan juga bertanggung jawab atas keseluruhan siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan aktif, penyimpanan jangka panjang, hingga pemusnahan atau pelestariannya.

Peran arsiparis semakin penting dalam era digitalisasi dan transformasi birokrasi. Ketika instansi publik dituntut untuk memberikan pelayanan prima dan transparansi informasi, maka pengelolaan arsip yang sistematis, terstandar, dan terdokumentasi menjadi syarat mutlak. Kegagalan dalam mengelola arsip bukan hanya akan menghambat operasional lembaga, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian hukum, administratif, bahkan reputasi. Oleh karena itu, arsiparis harus memiliki kompetensi teknis yang kuat dan pemahaman menyeluruh tentang berbagai aspek kearsipan.

Untuk menjawab tantangan tersebut, diperlukan materi pembelajaran khusus yang dapat memperkuat kapasitas dan profesionalisme jabatan arsiparis. Materi ini tidak terbatas pada aspek teknis semata, tetapi juga meliputi kerangka hukum, manajerial, hingga pemanfaatan teknologi informasi terkini. Misalnya, seorang arsiparis dituntut memahami Undang-Undang Kearsipan, menerapkan prinsip-prinsip penilaian dan retensi arsip, melakukan preservasi arsip fisik dan digital, serta mampu mengoperasikan sistem manajemen arsip elektronik (e-archives). Di sisi lain, mereka juga harus memahami etika profesi dan strategi layanan publik berbasis informasi arsip.

Penguasaan materi-materi tersebut menjadi krusial tidak hanya bagi arsiparis yang sudah aktif bekerja, tetapi juga bagi calon arsiparis atau pegawai yang diarahkan menempati jabatan fungsional arsiparis. Hal ini sejalan dengan kebutuhan organisasi untuk membentuk sumber daya manusia yang adaptif dan profesional dalam mengelola aset informasi.

1. Landasan Teori dan Regulasi Kearsipan

Pengertian Arsip

Secara umum, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, badan hukum, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam konteks kelembagaan, arsip adalah dokumen yang dihasilkan atau diterima dalam kegiatan administrasi yang memiliki nilai guna tertentu.

Arsip terdiri dari dua kategori utama, yaitu:

Arsip dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari. Arsip ini terbagi lagi menjadi:
- Arsip aktif: sering digunakan dan disimpan di unit pengolah.
- Arsip semi-aktif: jarang digunakan, tetapi masih memiliki nilai administratif, dan umumnya disimpan di unit kearsipan.
- Arsip inaktif: tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari, namun masih memiliki nilai guna tertentu dan disimpan untuk penilaian lebih lanjut.
Arsip statis, yakni arsip yang sudah tidak digunakan dalam kegiatan operasional, namun memiliki nilai kesejarahan, pembuktian hukum, dan pertanggungjawaban publik, sehingga wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Nasional sebagai warisan dokumenter bangsa.

Pemahaman mengenai klasifikasi arsip ini sangat penting karena menjadi dasar dalam penentuan kebijakan pengelolaan, retensi, preservasi, hingga akses publik terhadap arsip.

Peraturan Perundangan

Pengelolaan arsip di Indonesia diatur oleh kerangka hukum yang kuat dan terus berkembang seiring dengan kebutuhan tata kelola informasi publik. Beberapa dasar hukum penting yang wajib dipahami dan dikuasai oleh arsiparis adalah:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
UU ini menjadi dasar utama dalam penyelenggaraan kearsipan nasional. Beberapa prinsip penting yang diatur dalam undang-undang ini antara lain:
- Arsip sebagai bagian dari manajemen pemerintahan dan pertanggungjawaban publik.
- Kewajiban setiap pencipta arsip untuk mengelola arsip secara sistematis, autentik, utuh, dan terpercaya.
- Pelindungan arsip sebagai alat bukti hukum dan warisan budaya bangsa.
- Peran Lembaga Kearsipan (seperti ANRI dan LKD/LKD) sebagai pengelola, pembina, dan pengawas pengelolaan arsip.
Peraturan Pelaksana dan Regulasi Teknis
Untuk mengoperasionalkan UU Kearsipan, berbagai regulasi turunan telah diterbitkan, antara lain:
- Peraturan Pemerintah yang mengatur sistem klasifikasi arsip, retensi arsip, pemusnahan, dan alih media.
- Peraturan Kepala ANRI, seperti:
  - Standar Tata Naskah Dinas.
  - Pedoman Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
  - Mekanisme alih media, digitalisasi, dan preservasi.
  - Pedoman pengelolaan arsip berbasis elektronik (e-ARSIP).
Kebijakan Internal Instansi
Setiap lembaga diwajibkan menyusun kebijakan internal yang selaras dengan peraturan nasional. Bentuknya antara lain:
- SOP (Standard Operating Procedure) kearsipan di lingkungan kerja masing-masing.
- Pedoman mutu pengelolaan arsip, misalnya yang mengacu pada standar internasional ISO 15489 tentang manajemen rekod yang mengatur prinsip, proses, dan kontrol dalam mengelola dokumen sejak penciptaan hingga penyusutan atau pelestarian.

Pemahaman terhadap kerangka regulasi ini tidak hanya penting secara administratif, tetapi juga menjadi landasan hukum dan etika dalam praktik kearsipan sehari-hari.

Etika dan Tanggung Jawab Arsiparis

Seiring dengan tanggung jawabnya yang besar terhadap dokumen institusi, arsiparis harus berpegang pada prinsip etika profesi dalam menjalankan tugasnya. Beberapa nilai dasar yang harus dijunjung tinggi oleh arsiparis antara lain:

Kerahasiaan (Confidentiality)
Arsiparis wajib menjaga kerahasiaan dokumen yang bersifat terbatas atau rahasia. Hal ini mencakup dokumen yang berkaitan dengan keamanan negara, data pribadi, atau keputusan internal organisasi yang belum dapat dipublikasikan. Pelanggaran terhadap prinsip ini bisa berdampak hukum serius.
Integritas dan Akurasi (Integrity and Accuracy)
Arsip harus dikelola secara utuh, tidak dimanipulasi, dan tidak diubah isinya tanpa kewenangan yang sah. Arsiparis bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen disimpan dalam bentuk dan isi yang autentik.
Ketersediaan (Availability)
Arsip yang masih memiliki nilai guna harus tersedia ketika dibutuhkan. Arsiparis dituntut untuk membangun sistem pencatatan dan penyimpanan yang efisien, agar akses informasi bisa cepat dan tepat sasaran.
Tanggung Jawab Hukum dan Profesional
Arsiparis bertanggung jawab atas kesalahan dalam pengelolaan dokumen yang dapat mengakibatkan kebocoran informasi, hilangnya data penting, atau manipulasi arsip. Tanggung jawab ini mencakup sanksi administratif, disiplin ASN, bahkan pidana jika pelanggaran berkaitan dengan pelindungan informasi negara atau publik.

Selain itu, arsiparis juga diharapkan memiliki kesadaran etis dalam menghadapi dilema profesional, seperti permintaan akses arsip oleh pihak yang tidak berwenang, atau tekanan untuk menghilangkan dokumen penting yang dapat merugikan pihak tertentu. Dalam hal ini, arsiparis dituntut untuk bersikap independen dan berpegang pada kode etik profesi dan hukum positif yang berlaku.

2. Sistem Klasifikasi dan Penilaian Arsip

Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien sangat bergantung pada sistem klasifikasi dan penilaian arsip yang sistematis. Sistem ini berfungsi untuk mengelompokkan, mengidentifikasi, dan menentukan masa simpan arsip berdasarkan nilai guna dan struktur organisasi penciptanya. Dengan sistem klasifikasi yang tepat, pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat, serta proses penyusutan dan pelestarian arsip menjadi lebih terarah dan bertanggung jawab.

A. Metode Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah proses sistematis untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kriteria tertentu. Tujuannya adalah agar arsip mudah ditata, diakses, ditelusuri, dan dikendalikan. Dalam praktiknya, terdapat dua pendekatan utama dalam klasifikasi arsip:

1. Klasifikasi Sistematik Berbasis Fungsi

Metode ini mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi, tugas, atau kegiatan pokok dan penunjang dari suatu organisasi atau unit kerja. Misalnya, arsip yang dihasilkan dari fungsi kepegawaian akan dikelompokkan dalam klasifikasi “SDM”, sementara yang berasal dari fungsi keuangan akan masuk klasifikasi “KEU”.

Pendekatan ini menjadi dasar dalam penyusunan Klasifikasi Arsip Dinamis (KAD), yang wajib dimiliki setiap instansi berdasarkan struktur organisasi dan urusan yang ditangani. Klasifikasi berbasis fungsi memudahkan penataan karena mengikuti alur logis dari proses bisnis instansi.

2. Klasifikasi Deskriptif (Berbasis Isi)

Dalam pendekatan ini, pengelompokan arsip dilakukan berdasarkan topik atau subjek informasi yang terkandung di dalam dokumen. Teknik ini lazim digunakan untuk arsip yang tidak mudah dikelompokkan secara struktural, seperti dokumentasi ilmiah, koleksi perpustakaan arsip, atau arsip hasil litbang.

Klasifikasi deskriptif biasanya menggunakan:

Indeks subjek
Kata kunci (keywords)
Nomenklatur atau istilah khusus

Klasifikasi ini membutuhkan keterampilan dalam analisis konten dan penerapan thesaurus kearsipan agar hasil indeksasi tetap konsisten.

B. Kodefikasi dan Penomoran Arsip

Setelah sistem klasifikasi ditentukan, langkah selanjutnya adalah melakukan kodefikasi, yaitu pemberian kode tertentu pada tiap kelompok arsip. Kode ini berfungsi sebagai identitas sistemik dalam pengelolaan dan penelusuran arsip.

1. Penyusunan Kode Klasifikasi

Kode dapat disusun dalam bentuk:

Angka: Contoh: 01 (Kepegawaian), 02 (Keuangan)
Huruf: Contoh: K (Kepegawaian), F (Finance)
Kombinasi Alfanumerik: Contoh: K01 (Kepegawaian Umum), F02 (Pelaporan Keuangan)

Penyusunan kode harus mengikuti standar internal organisasi dan mengacu pada pedoman dari ANRI agar tidak tumpang tindih dan tetap terstruktur.

2. Penomoran Arsip

Dalam proses pencatatan dan pencarian arsip, nomor urut atau nomor register sangat penting untuk mempermudah proses temu kembali. Nomor arsip biasanya mengikuti pola kronologis atau tematik, dan dilengkapi dengan informasi seperti:

Tanggal penciptaan
Unit pengolah
Nomor agenda
Kode klasifikasi

Contoh penomoran: 01/SURAT/KEU/2023 → menunjukkan bahwa arsip tersebut merupakan surat dari unit keuangan pada tahun 2023, dengan kode klasifikasi 01.

C. Penilaian dan Retensi Arsip

Penilaian arsip (appraisal) adalah proses krusial dalam menentukan nilai guna arsip, baik untuk kebutuhan administratif, hukum, maupun historis. Penilaian dilakukan oleh tim penilai yang memiliki kompetensi khusus dan memahami konteks substansi arsip.

1. Nilai Guna Arsip

Penilaian arsip dilakukan dengan menilai tiga kategori utama:

Nilai Administratif: arsip masih diperlukan untuk operasional dan pelaporan internal.
Nilai Hukum/Legal: arsip berfungsi sebagai bukti sah dalam proses hukum atau audit.
Nilai Historis: arsip memiliki makna penting dalam sejarah institusi atau bangsa, sehingga perlu dilestarikan sebagai arsip statis.

Penilaian ini menjadi dasar untuk menentukan nasib akhir arsip, apakah dimusnahkan, disimpan permanen, atau dialihkan statusnya.

2. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

JRA adalah dokumen yang menentukan berapa lama suatu jenis arsip harus disimpan, dan kapan arsip tersebut dapat dimusnahkan atau dialihkan ke Lembaga Kearsipan. JRA disusun berdasarkan hasil penilaian dan ditetapkan secara resmi melalui Keputusan Pimpinan Lembaga.

Contoh masa simpan dalam JRA:

Dokumen keuangan: disimpan aktif selama 2 tahun, inaktif selama 5 tahun, lalu dimusnahkan.
Dokumen peraturan perundang-undangan: disimpan aktif 5 tahun, lalu permanen.

Penyusunan dan penerapan JRA dilakukan melalui beberapa tahap:

Inventarisasi jenis arsip
Penilaian nilai guna
Penyusunan dan pengesahan JRA
Pelaksanaan penyusutan arsip sesuai JRA

Penerapan JRA yang konsisten akan membantu organisasi dalam mengendalikan volume arsip, menghemat ruang simpan, serta mencegah penumpukan dokumen yang tidak lagi berguna.

3. Metode Preservasi dan Konservasi Arsip Fisik

Dalam pengelolaan arsip, konservasi fisik merupakan aspek penting yang harus dikuasai oleh seorang arsiparis. Banyak arsip, terutama yang masih berbentuk fisik (kertas), rentan terhadap kerusakan yang dapat mengakibatkan hilangnya informasi berharga. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengenali gejala dan penyebab kerusakan serta menerapkan langkah-langkah konservasi dasar menjadi keterampilan wajib dalam jabatan arsiparis.

A. Identifikasi Kerusakan Arsip

Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal. Pemahaman terhadap kedua jenis faktor ini membantu dalam mengambil langkah pencegahan dan pemulihan yang tepat.

1. Faktor Internal

Faktor internal berasal dari bahan dasar pembentuk arsip itu sendiri. Hal ini mencakup:

Kualitas kertas: Banyak dokumen lama dicetak di atas kertas bermutu rendah yang mengandung lignin tinggi, yang menyebabkan kertas mudah menguning, rapuh, dan hancur seiring waktu.
Jenis tinta: Tinta berbahan dasar besi (iron gall ink) dapat mengikis serat kertas, sementara tinta berbahan kimia sintetis seringkali tidak tahan lama dan mudah memudar.
Perekat atau penjilidan: Lem yang bersifat asam atau kawat penjilid yang berkarat dapat mempercepat kerusakan fisik dokumen.

2. Faktor Eksternal

Kerusakan juga bisa terjadi karena pengaruh lingkungan atau perlakuan manusia yang tidak tepat. Beberapa faktor eksternal yang umum ditemukan adalah:

Kelembapan berlebih: Menyebabkan pertumbuhan jamur, membuat kertas menggembung atau lengket.
Suhu tinggi dan fluktuatif: Mempercepat proses pelapukan bahan kertas dan tinta.
Paparan cahaya langsung: Terutama sinar matahari dan lampu UV, yang dapat menyebabkan tinta memudar dan kertas menguning.
Serangga: Seperti rayap dan kutu buku, yang menggerogoti kertas dan bahan organik lainnya.
Jamur: Spora jamur tumbuh di lingkungan lembap dan bisa menghancurkan dokumen secara perlahan, serta membahayakan kesehatan manusia.

Tanda-tanda umum kerusakan mencakup: kertas yang menguning atau rapuh, adanya noda hitam atau bintik putih (indikasi jamur), bagian yang sobek atau hilang, dan perubahan warna tinta. Arsiparis harus melakukan inspeksi berkala untuk mendeteksi gejala ini sejak dini.

B. Teknik Konservasi Dasar

Konservasi arsip bertujuan untuk memperpanjang umur dokumen dan menjaga keasliannya tanpa mengubah isi. Teknik konservasi terbagi menjadi tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan. Beberapa teknik konservasi dasar yang umum digunakan meliputi:

1. Pencucian (Washing)

Pencucian arsip dilakukan untuk menghilangkan kotoran dan senyawa asam yang menempel pada permukaan kertas. Dokumen direndam dalam air suling atau deionisasi untuk meluruhkan kontaminan. Proses ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan biasanya oleh konservator terlatih.

2. Penetralan Asam (Neutralization)

Dokumen kertas sering mengandung asam yang mempercepat pelapukan. Penetralan dilakukan dengan menyemprot atau merendam dokumen dalam larutan yang dapat menetralisir keasaman, seperti magnesium bicarbonate.

3. Perbaikan Sobekan

Dokumen yang robek bisa diperbaiki dengan menempelkan kertas japon (Japanese paper) – kertas tipis dan kuat yang biasa digunakan dalam konservasi. Perekat yang digunakan harus bebas asam dan dapat dilepas tanpa merusak dokumen.

4. Deasidifikasi

Merupakan salah satu teknik penting dalam konservasi arsip berbasis kertas. Deasidifikasi menggunakan larutan buffer (magnesium oxide atau calcium carbonate) untuk menetralkan asam di dalam serat kertas, sekaligus meninggalkan cadangan alkali untuk mencegah proses pelapukan di masa depan. Proses ini tersedia dalam bentuk semprotan maupun rendaman.

Perlu diingat, konservasi bersifat tidak mengubah substansi arsip. Oleh karena itu, semua tindakan harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian, dokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.

C. Penyimpanan Arsip yang Ideal

Penyimpanan yang buruk adalah penyebab utama kerusakan jangka panjang arsip. Oleh karena itu, arsiparis perlu memahami prinsip-prinsip penyimpanan ideal, baik untuk arsip aktif maupun inaktif.

1. Kontainer Arsip

Gunakan box arsip dan folder yang terbuat dari bahan bebas asam (acid-free) dan tidak mengandung lignin.
Bahan penyimpanan harus memiliki tingkat pH netral (sekitar 7,0) dan tidak mudah terdegradasi.
Gunakan bahan inert seperti polyester (Mylar), polypropylene, atau polyethylene untuk menyimpan arsip foto dan mikrofilm.

2. Suhu dan Kelembapan Ruangan

Suhu ideal untuk penyimpanan arsip adalah antara 18-22 °C.
Kelembapan relatif (RH) ideal berada pada kisaran 45-55%.
Hindari fluktuasi suhu dan kelembapan karena mempercepat pelapukan bahan arsip.
Gunakan alat pemantau seperti hygrometer dan thermometer digital untuk mengontrol kondisi lingkungan.

3. Tata Letak dan Perlengkapan Penyimpanan

Rak penyimpanan harus kokoh, tahan karat, dan tidak langsung menempel pada dinding untuk mencegah kelembapan meresap.
Hindari paparan sinar matahari langsung dan cahaya UV yang dapat merusak dokumen.
Ruang penyimpanan sebaiknya tertutup dan dilengkapi dengan sistem sirkulasi udara yang baik.
Pisahkan arsip berdasarkan jenis dan tingkat prioritas aksesnya.

4. Pengelolaan Arsip Digital

Seiring transformasi digital dalam tata kelola pemerintahan dan organisasi modern, peran arsiparis mengalami perluasan signifikan. Tak hanya berurusan dengan arsip fisik, kini arsiparis juga bertanggung jawab mengelola arsip elektronik yang terus bertambah setiap hari. Pengelolaan arsip digital memerlukan pemahaman akan platform perangkat lunak khusus, standar metadata, keamanan siber, dan strategi pelestarian jangka panjang. Bagian ini membahas komponen-komponen krusial tersebut secara menyeluruh.

A. Platform dan Perangkat Lunak Kearsipan Digital

Sistem pengelolaan arsip elektronik atau Electronic Document and Records Management System (EDRMS) memungkinkan organisasi menyimpan, mengelola, dan menemukan arsip digital secara efisien dan aman. Beberapa platform umum yang digunakan antara lain:

1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (DMS)

DMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk menangani seluruh siklus hidup dokumen elektronik. Contoh platform DMS populer yang digunakan dalam lingkungan pemerintahan maupun swasta mencakup:

Alfresco: open-source dengan dukungan integrasi ECM (Enterprise Content Management).
OpenKM: sistem berbasis Java yang menyediakan fitur kolaboratif dan kontrol akses granular.
Srikandi: aplikasi nasional berbasis web untuk pengelolaan arsip dinamis pada instansi pemerintah di Indonesia.

2. Modul Utama dalam Sistem DMS

Sebuah DMS yang baik memiliki sejumlah modul inti yang berperan dalam menjaga integritas dan aksesibilitas dokumen:

Capture: Modul penangkap dokumen dari berbagai sumber (scanner, email, upload file).
Indexing: Proses pemberian metadata atau tag untuk memudahkan pencarian dokumen.
Storage: Penyimpanan file dalam struktur folder digital yang terorganisir.
Retrieval: Fitur pencarian dan temu kembali berbasis kata kunci, metadata, atau tanggal.
Audit Trail: Mencatat seluruh aktivitas pengguna sebagai bentuk kontrol dan akuntabilitas.

Pemilihan platform harus mempertimbangkan aspek interoperabilitas, kemudahan penggunaan, skalabilitas, serta kepatuhan terhadap standar nasional dan internasional.

B. Standar Metadata untuk Arsip Elektronik

Metadata adalah data tentang data. Dalam konteks kearsipan, metadata mencatat informasi tentang asal-usul, struktur, konteks, dan status arsip. Penggunaan metadata yang konsisten dan terstandar sangat penting agar arsip digital tetap dapat dipahami, ditemukan, dan dipercaya di masa mendatang.

1. Dublin Core

Merupakan standar metadata internasional yang paling dasar dan banyak digunakan. Dublin Core terdiri atas 15 elemen utama, antara lain:

Title (Judul)
Creator (Pencipta)
Subject (Subjek)
Description (Deskripsi)
Publisher (Penerbit)
Date (Tanggal)
Format (Format file)
Identifier (Nomor unik)
Language, Rights, dsb.

Dublin Core cocok untuk kebutuhan pengarsipan umum, katalog digital perpustakaan, dan sistem informasi sederhana.

2. METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

METS adalah standar metadata yang lebih kompleks, digunakan untuk arsip digital dengan struktur bertingkat atau koleksi digital besar. Standar ini memungkinkan:

Encoding struktur fisik dan logis dokumen.
Menyimpan multiple format dalam satu deskripsi koleksi.
Integrasi dengan metadata teknis, administratif, dan hak akses.

METS sering digunakan dalam proyek digitalisasi arsip nasional, lembaga riset, dan perpustakaan digital.

C. Keamanan Data dan Strategi Backup

Keamanan arsip elektronik adalah tanggung jawab utama arsiparis digital. Data harus terlindungi dari ancaman eksternal (peretasan, malware) dan internal (penghapusan tidak sengaja, kegagalan sistem).

1. Enkripsi Data

SSL/TLS (Secure Socket Layer / Transport Layer Security): Digunakan untuk mengamankan transmisi data saat pengguna mengakses sistem melalui jaringan.
AES (Advanced Encryption Standard): Digunakan untuk mengamankan penyimpanan data, baik di server lokal maupun cloud. AES 256-bit merupakan standar keamanan tingkat tinggi.

2. Kebijakan Backup Arsip

Backup adalah langkah krusial dalam mitigasi risiko kehilangan data. Arsiparis wajib mengatur prosedur backup dengan jenis sebagai berikut:

Full Backup: Menyalin seluruh isi sistem secara lengkap.
Incremental Backup: Menyalin hanya data yang berubah sejak backup terakhir.
Differential Backup: Menyalin semua perubahan sejak full backup terakhir.

Backup sebaiknya dilakukan secara berkala (harian, mingguan, bulanan) dan disimpan di lokasi terpisah (off-site) atau di penyimpanan cloud yang aman. Beberapa instansi juga menggunakan strategi redundansi data untuk menjamin ketersediaan layanan arsip secara berkelanjutan.

D. Strategi Pelestarian Digital Jangka Panjang

Pelestarian arsip digital memerlukan strategi proaktif untuk mengantisipasi perubahan teknologi yang cepat. Tanpa perencanaan matang, banyak dokumen elektronik berisiko tidak dapat diakses dalam beberapa tahun karena format usang atau perangkat lunak yang tidak lagi tersedia.

1. Format File Jangka Panjang

Memilih format file yang tahan lama sangat penting. Beberapa format standar untuk pelestarian digital:

PDF/A: Versi PDF yang dioptimalkan untuk arsip jangka panjang, tanpa dependensi eksternal.
TIFF (Tagged Image File Format): Format gambar berkualitas tinggi, cocok untuk arsip hasil pemindaian.
XML (eXtensible Markup Language): Cocok untuk arsip data terstruktur, karena dapat dibaca lintas platform.

2. Refreshing dan Migration

Refreshing: Menyalin ulang file ke media penyimpanan baru secara berkala untuk mencegah degradasi media fisik (seperti hard disk, tape, atau CD).
Migration: Memindahkan data dari format lama ke format baru agar tetap kompatibel dengan teknologi terkini (misalnya, dari Word 97 ke PDF/A).

Langkah ini harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak mengubah konten atau merusak struktur data asli. Setiap migrasi atau konversi harus disertai dokumentasi lengkap untuk menjaga keaslian dan keabsahan arsip.

5. Akses dan Layanan Arsip

Akses terhadap arsip adalah bagian esensial dalam sistem kearsipan yang demokratis, transparan, dan akuntabel. Seorang arsiparis tidak hanya bertugas menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan arsip dapat diakses oleh pihak yang berwenang dengan cara yang tepat, cepat, dan efisien. Layanan akses arsip menjadi jembatan antara informasi historis, administratif, dan publik dengan kebutuhan pengguna, baik internal maupun eksternal.

A. Pelayanan Internal dan Eksternal

Akses arsip terbagi menjadi dua kategori utama berdasarkan pengguna jasa: internal (pegawai/pejabat instansi) dan eksternal (peneliti, mahasiswa, masyarakat umum). Untuk menjaga tertib administrasi dan keamanan informasi, pengelolaan akses dilakukan melalui prosedur baku.

1. Prosedur Permohonan Akses Arsip

Setiap permintaan akses arsip wajib melewati mekanisme tertentu yang didesain untuk menjaga keteraturan dan akuntabilitas, yakni:

Pengisian formulir permohonan: Umumnya mencantumkan data pribadi pemohon, tujuan penggunaan, serta jenis arsip yang diminta.
Verifikasi identitas: Pemohon wajib menunjukkan dokumen identifikasi resmi seperti KTP, kartu mahasiswa, atau surat tugas.
Waktu proses: Bervariasi tergantung jenis arsip dan tingkat kerahasiaannya, biasanya antara 1-7 hari kerja. Arsiparis harus memberikan konfirmasi penerimaan permintaan dan estimasi waktu layanan.

Beberapa instansi juga menyediakan layanan daring (online) yang mempermudah proses permohonan dan pelacakan status akses, termasuk notifikasi melalui email atau SMS.

2. Kategori Hak Akses

Pengelompokan arsip berdasarkan hak akses sangat penting untuk menjaga informasi sensitif:

Akses Terbuka: Dapat diakses oleh siapa pun tanpa batasan. Biasanya berupa arsip yang sudah melewati masa retensinya dan tidak lagi memiliki implikasi hukum atau keamanan.
Akses Terbatas: Hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu berdasarkan jabatan, surat izin khusus, atau lembaga tertentu.
Akses Tertutup: Dilarang diakses oleh publik karena mengandung informasi rahasia negara, data pribadi, atau berpotensi menimbulkan dampak negatif jika disebarluaskan.

Penentuan jenis akses biasanya mengacu pada kebijakan internal dan regulasi nasional seperti UU Kearsipan, UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP), serta standar keamanan informasi.

B. Pencarian dan Retrieval Arsip

Kemampuan untuk menemukan arsip dengan cepat dan tepat merupakan tolok ukur keberhasilan sistem kearsipan. Oleh karena itu, arsiparis wajib memahami berbagai teknik pencarian dan penyediaan arsip (retrieval), baik secara manual maupun elektronik.

1. Pencarian Sederhana

Merupakan teknik dasar yang cocok digunakan dalam sistem manual maupun sistem digital tingkat dasar. Umumnya dilakukan dengan:

Kode klasifikasi: Berdasarkan nomor atau kode sistem klasifikasi arsip.
Judul dokumen: Mengacu pada nama surat, laporan, atau berkas.
Tanggal dokumen: Pencarian berdasarkan periode penyimpanan, tanggal terbit, atau tanggal diterima.

2. Pencarian Lanjutan (Advanced Search)

Dalam sistem elektronik modern, pencarian lanjutan memungkinkan pengguna mengakses arsip secara lebih spesifik dan akurat:

Metadata: Pencarian berdasarkan elemen metadata seperti pencipta, lokasi, jenis dokumen, dan status hukum.
Full-text search: Menggunakan mesin pencari untuk menemukan kata kunci yang terdapat di seluruh isi dokumen.
Filter kombinasi: Menyaring hasil berdasarkan beberapa properti sekaligus, seperti tahun pembuatan dan jenis media (teks/gambar/audio).

Fitur ini umumnya terdapat pada sistem manajemen arsip digital berbasis web yang menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan database relasional.

C. Layanan Reproduksi Arsip

Layanan reproduksi memungkinkan pengguna mendapatkan salinan arsip tanpa harus memegang dokumen asli. Ini penting untuk menjaga keamanan fisik arsip sekaligus meningkatkan efisiensi layanan.

1. Digitalisasi Arsip

Digitalisasi adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital. Arsiparis harus memahami peralatan dan teknik digitalisasi berikut:

Scanner flatbed: Cocok untuk dokumen tunggal seperti surat atau foto.
Scanner sheet-feed: Ideal untuk digitalisasi massal dokumen bersifat teks seperti laporan atau formulir.
Kamera overhead (document camera): Digunakan untuk dokumen yang tidak boleh dibuka lebar seperti buku tua atau arsip rapuh.

2. Standar Kualitas Hasil Digitalisasi

Agar hasil digitalisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal, perlu standar resolusi dan format:

300 dpi (dots per inch): Standar minimal untuk teks biasa.
600 dpi atau lebih: Digunakan untuk gambar, peta, dokumen grafis, atau arsip bernilai tinggi.
Format file: PDF/A untuk teks, JPEG atau TIFF untuk gambar.

Arsiparis juga harus memastikan hasil digitalisasi bebas distorsi, kontras cukup, dan tidak terpotong.

3. Pembuatan Salinan Fisik dan Elektronik

Setelah digitalisasi, pengguna dapat memilih bentuk salinan sesuai kebutuhan:

Fisik: Dapat berupa fotokopi, cetak ulang dari hasil scan.
Elektronik: Dalam bentuk file PDF, JPEG, atau format lain yang disetujui.

Beberapa instansi juga menyediakan layanan pengiriman digital melalui email, link unduhan, atau melalui platform internal instansi berbasis akun pengguna.

D. Pengelolaan Layanan Pengguna

Untuk menjaga mutu layanan dan menjawab kebutuhan pengguna, arsiparis juga perlu melakukan:

Monitoring kepuasan pengguna: Kuesioner, rating layanan, atau wawancara singkat.
Log permintaan: Pencatatan arsip mana yang sering diminta, siapa pemohon, dan alasan penggunaan.
Evaluasi berkala: Terhadap kecepatan layanan, tingkat keberhasilan pencarian, dan efektivitas sistem retrieval.

Hal ini penting tidak hanya untuk meningkatkan pelayanan, tetapi juga sebagai bahan perencanaan dan pengembangan sistem akses ke depan.

6. Manajemen Risiko dan Disaster Recovery

Manajemen risiko dalam kearsipan mencakup upaya sistematis untuk mencegah, mengurangi, dan merespons segala bentuk ancaman terhadap keberlanjutan layanan arsip dan keselamatan dokumen. Ancaman ini tidak hanya berasal dari faktor alam (bencana) tetapi juga dari kegagalan teknologi, kelalaian manusia, hingga serangan siber. Arsiparis memiliki tanggung jawab strategis dalam merancang dan melaksanakan sistem pemulihan arsip yang efektif sebagai bagian dari ketahanan organisasi.

A. Analisis Risiko

Langkah pertama dalam manajemen risiko adalah melakukan identifikasi dan analisis terhadap potensi gangguan atau bencana yang dapat mengganggu proses pengelolaan arsip.

1. Identifikasi Potensi Bencana

Risiko dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori:

Risiko Alamiah: Seperti banjir, kebakaran, gempa bumi, tanah longsor, dan badai.
Risiko Teknologis: Gangguan listrik, kerusakan perangkat keras, korupsi file digital, atau malware/ransomware.
Risiko Organisasi/Manusia: Kelalaian staf, pencurian arsip, sabotase, atau kesalahan prosedural.
Risiko Kelembaban dan Lingkungan Arsip: Kebocoran air, pertumbuhan jamur, kerusakan karena suhu tinggi atau rendah ekstrem.

2. Dampak terhadap Layanan dan Integritas Arsip

Kontinuitas Layanan: Terhambatnya akses terhadap arsip, terganggunya permintaan informasi.
Kerusakan Permanen: Hilangnya arsip karena terbakar, terendam, atau terinfeksi malware.
Kerugian Institusional: Kehilangan bukti hukum, kerusakan reputasi, dan potensi sanksi administratif.

Analisis risiko ini harus dituangkan dalam dokumen formal dan ditinjau secara berkala, khususnya saat terjadi perubahan signifikan dalam struktur organisasi, infrastruktur, atau teknologi.

B. Rencana Tanggap Darurat

Tanggap darurat adalah seperangkat prosedur untuk merespons insiden secara cepat dan terkoordinasi, guna menyelamatkan arsip dan menjaga keamanan personel.

1. Prosedur Evakuasi dan Penyelamatan Arsip

Prioritas Penyelamatan: Arsip vital, unik, dan tidak tergantikan harus menjadi prioritas utama dalam penyelamatan.
Evakuasi Manual: Melibatkan pengangkutan cepat dokumen ke tempat aman menggunakan container tahan air atau tahan api.
Pemetaan Jalur Evakuasi Arsip: Jalur keluar masuk dokumen harus ditentukan dan disosialisasikan kepada seluruh staf.

2. Penanganan Dokumen yang Rusak

Dokumen yang terkena air, jamur, atau zat berbahaya memerlukan penanganan khusus:

Drainase: Mengalirkan kelebihan air dari dokumen secara hati-hati tanpa menambah tekanan fisik.
Pengeringan Aktif: Menggunakan kipas angin, penyerap kelembapan (silica gel), atau blower bersuhu rendah.
Freezing (Pembekuan): Membekukan dokumen yang basah untuk mencegah pertumbuhan jamur dan memberi waktu penanganan lebih lanjut.
Pembersihan: Menghapus lumpur, jamur, atau kotoran dari permukaan dengan sikat halus atau vakum khusus arsip.

Petugas yang menangani dokumen rusak wajib menggunakan alat pelindung diri (APD) untuk menghindari kontaminasi.

C. Business Continuity Plan (BCP)

BCP adalah strategi menyeluruh untuk memastikan keberlanjutan fungsi layanan kearsipan meskipun terjadi gangguan serius. Ini termasuk pengelolaan sumber daya, infrastruktur TI, dan repositori arsip digital maupun fisik.

1. Penetapan Tempat Pemulihan (Alternate Site)

Off-site Storage: Lokasi penyimpanan alternatif di luar gedung utama, digunakan untuk menampung salinan arsip penting.
Cold Site: Lokasi kosong yang bisa digunakan dalam keadaan darurat.
Warm/Hot Site: Lokasi yang sudah siap digunakan dengan infrastruktur minimal hingga penuh.

Instansi pemerintah atau lembaga besar biasanya menjalin kerja sama dengan vendor penyimpanan arsip profesional untuk pengelolaan situs cadangan.

2. Pemulihan Sistem TI dan Arsip Digital

Replikasi Data: Pencadangan otomatis ke server sekunder secara real-time atau berkala.
Prosedur Recovery: Panduan teknis untuk mengaktifkan kembali sistem pengelolaan arsip digital, termasuk database dan DMS.
Redundansi Infrastruktur: Penggunaan server failover, sistem RAID, dan jaringan internet ganda untuk meminimalkan downtime.

BCP juga harus mencakup kebijakan akses darurat bagi pengguna utama, termasuk arsiparis senior dan kepala unit.

3. Latihan Berkala dan Evaluasi Efektivitas

Simulasi Bencana: Dilakukan secara berkala untuk menguji kesiapan prosedur dan respon tim arsiparis.
Audit & Review: Evaluasi menyeluruh terhadap efektivitas rencana tanggap darurat dan BCP setiap tahun atau pasca-insiden.
Pelatihan Internal: Seluruh staf, termasuk yang non-arsiparis, perlu diberi pelatihan dasar manajemen bencana arsip.

Keterlibatan manajemen puncak sangat krusial untuk menjamin alokasi anggaran, dukungan kebijakan, dan koordinasi lintas unit dalam pelaksanaan rencana pemulihan.

D. Peran Arsiparis dalam Sistem Ketahanan Institusi

Sebagai garda terdepan perlindungan memori organisasi, arsiparis memegang peranan penting dalam:

Menginisiasi kebijakan mitigasi risiko: Termasuk penyusunan dokumen BCP dan prosedur tanggap darurat.
Menjadi penghubung antar unit: Koordinasi dengan unit IT, keamanan, dan manajemen risiko.
Melakukan edukasi risiko kearsipan: Kepada pimpinan dan pegawai umum tentang pentingnya perlindungan dokumen strategis.

Arsiparis yang kompeten harus berpikir preventif dan adaptif dalam menghadapi ketidakpastian, serta mampu mendokumentasikan seluruh proses mitigasi dan pemulihan dengan rapi.

7. Etika Profesional dan Pengembangan Kompetensi

Profesi arsiparis menuntut integritas tinggi karena berkaitan langsung dengan pengelolaan informasi, sejarah, dan hak publik. Kode etik merupakan landasan moral dan perilaku profesional yang harus dipegang teguh oleh setiap arsiparis dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, penguatan profesionalisme melalui pelatihan, sertifikasi, dan jaringan organisasi juga menjadi elemen penting untuk menjaga standar mutu pelayanan kearsipan.

A. Kode Etik Arsiparis

Kode etik arsiparis merupakan seperangkat prinsip etis yang mengatur sikap, perilaku, dan tanggung jawab profesi terhadap arsip, pengguna, organisasi, serta masyarakat luas.

1. Menjaga Kerahasiaan dan Hak Privasi

Arsiparis wajib menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip, terutama yang bersifat rahasia negara, data pribadi, atau informasi sensitif lainnya.
Dilarang menyebarluaskan isi arsip tanpa otorisasi resmi, baik dalam bentuk lisan, tulisan, maupun digital.
Menghormati hak privasi pencipta arsip dan pengguna, serta tidak menggunakan informasi arsip untuk kepentingan pribadi atau kelompok.

2. Objektivitas dan Non-diskriminasi

Dalam memberikan layanan arsip, arsiparis harus bersikap netral, adil, dan profesional, tanpa membedakan status sosial, latar belakang, atau kepentingan politik pengguna.
Pengelolaan arsip harus didasarkan pada prinsip akurasi, transparansi, dan kepentingan umum, bukan atas dasar tekanan pihak tertentu.

3. Tanggung Jawab terhadap Institusi dan Masyarakat

Arsiparis bertanggung jawab menjaga keutuhan, autentisitas, dan keandalan arsip sebagai bagian dari pertanggungjawaban publik.
Setiap tindakan pengelolaan (pemindahan, pemusnahan, digitalisasi, atau alih media) harus dilakukan dengan dokumentasi dan justifikasi yang memadai.

4. Komitmen terhadap Profesionalisme

Wajib terus mengembangkan kompetensi diri, memperbaharui pengetahuan, dan mengikuti perkembangan teknologi serta regulasi kearsipan.
Tidak menerima gratifikasi atau imbalan yang dapat mempengaruhi netralitas pelayanan kearsipan.

Kode etik ini umumnya dirumuskan oleh lembaga pembina (seperti ANRI) dan asosiasi profesi, serta menjadi bagian penting dalam sistem akuntabilitas publik.

B. Pelatihan dan Sertifikasi

Kemampuan teknis dan manajerial seorang arsiparis tidak hanya diperoleh dari pengalaman kerja, tetapi juga harus didukung oleh program pelatihan dan sertifikasi yang terstruktur.

1. Program Pendidikan dan Pelatihan dari ANRI

Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara rutin menyelenggarakan diklat dalam berbagai jenjang dan bidang keahlian, antara lain:

Diklat Teknis Kearsipan Dasar dan Lanjutan
Meliputi pengenalan konsep dasar kearsipan, teknik klasifikasi, penilaian, dan pemeliharaan arsip fisik dan digital.
Diklat Manajerial Kearsipan
Ditujukan untuk pejabat struktural dan fungsional madya/utama, mencakup kebijakan kearsipan nasional, reformasi birokrasi, dan pengelolaan SDM kearsipan.
Workshop atau Bimbingan Teknis (Bimtek)
Fokus pada isu-isu spesifik seperti preservasi digital, audit arsip, atau manajemen risiko kearsipan.

Peserta pelatihan akan mendapatkan sertifikat resmi ANRI sebagai bukti peningkatan kapasitas profesional.

2. Sertifikasi Kompetensi Profesi Internasional

Untuk mendukung mobilitas dan kredibilitas global, arsiparis juga dapat mengikuti sertifikasi profesional tingkat internasional, antara lain:

CIAP (Certified International Archivist Program)
Diakui secara global dan mencakup pemahaman lintas budaya tentang pengelolaan arsip, etika profesi, serta teknologi arsip digital.
SAA Archive Management Certificate
Dikeluarkan oleh Society of American Archivists (SAA), berfokus pada pengelolaan arsip digital, hukum kearsipan, dan metadata.
Records Management Certification dari ARMA International
Ditujukan bagi arsiparis yang berfokus pada manajemen informasi dan rekod elektronik dalam lingkungan korporat dan pemerintah.

Keikutsertaan dalam sertifikasi ini tidak hanya menambah keahlian teknis, tetapi juga membuka peluang kerja sama dan pengembangan karier internasional.

C. Jaringan dan Organisasi Profesional

Salah satu cara menjaga dinamika dan semangat profesionalisme adalah dengan aktif dalam komunitas profesi. Melalui jaringan ini, arsiparis dapat bertukar informasi, memperoleh akses ke praktik terbaik, dan mengikuti tren global dalam pengelolaan arsip.

1. Asosiasi Lokal dan Regional

IKAPI (Ikatan Kearsipan Profesional Indonesia)
Organisasi profesi di tingkat nasional yang mendorong peningkatan standar profesi arsiparis, mengadvokasi kebijakan publik, dan menyediakan forum pelatihan berkala.
SEAPA (Southeast Asia-Pacific Audio Visual Archives Association)
Fokus pada pengelolaan arsip audiovisual di kawasan Asia Tenggara dan Pasifik. Berperan penting dalam pelestarian warisan budaya melalui media elektronik.

2. Keanggotaan Internasional

ICA (International Council on Archives)
Merupakan organisasi global di bawah naungan UNESCO, memfasilitasi kerja sama antar negara dalam pengembangan standar kearsipan internasional.
IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions)
– Seksi Arsip dan RekodMendorong kolaborasi antara pustakawan dan arsiparis untuk pengelolaan informasi secara terpadu.

3. Kegiatan Komunitas

Konferensi dan Seminar
Acara seperti World Archives Congress, International Digital Preservation Symposium, dan Forum Arsip Nasional merupakan kesempatan untuk bertukar ide dan inovasi.
Forum Diskusi Daring
Berbagai grup diskusi di media sosial, seperti Arsiparis Indonesia di Facebook, serta platform seperti LinkedIn dan ResearchGate.

Aktivitas dalam jaringan ini memperkuat posisi arsiparis sebagai bagian dari komunitas keilmuan dan profesional yang saling mendukung dan bertumbuh.

Kesimpulan

Materi khusus bagi jabatan arsiparis mencakup landasan hukum, teknik klasifikasi, metode preservasi fisik dan digital, manajemen risiko, hingga etika profesional. Menguasai seluruh aspek tersebut penting untuk memastikan dokumen organisasi tersimpan dengan aman, dapat diakses sesuai kebutuhan, dan tahan uji waktu. Dengan terus mengembangkan kompetensi melalui pelatihan, sertifikasi, dan partisipasi dalam komunitas profesional, arsiparis akan mampu menjawab tantangan era digital serta mendukung tata kelola informasi yang transparan dan akuntabel.