Cara Mengusulkan Diklat Fungsional di Instansi

Peningkatan kapasitas dan kompetensi aparatur sipil negara (ASN) merupakan kebutuhan mendesak dalam menghadapi kompleksitas tugas pemerintahan modern. Salah satu instrumen utama dalam pembinaan pegawai adalah pendidikan dan pelatihan (diklat) fungsional. Namun, meskipun manfaatnya besar, masih banyak instansi yang belum memiliki sistem pengusulan diklat yang terstruktur dan partisipatif. Artikel ini akan mengulas secara mendalam cara mengusulkan diklat fungsional di instansi pemerintahan, dengan penjelasan mulai dari dasar regulasi hingga strategi implementasi dan studi kasus sukses.

I. Apa Itu Diklat Fungsional?

Diklat fungsional adalah bentuk pendidikan dan pelatihan (diklat) yang dirancang secara khusus untuk memenuhi kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam jabatan fungsional tertentu. Tujuan utama dari diklat ini adalah membekali ASN dengan pengetahuan teknis, keterampilan khusus, serta sikap profesional yang sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya, sehingga mampu melaksanakan tugas dan fungsi secara optimal.

Berbeda dari diklat teknis yang bersifat umum dan mendukung tugas-tugas administratif atau operasional, serta diklat struktural yang fokus pada pengembangan kepemimpinan dan manajerial bagi pejabat struktural, diklat fungsional lebih bersifat spesifik dan mendalam. Ia disesuaikan dengan tuntutan jabatan fungsional tertentu, baik dalam hal substansi pekerjaan maupun standar kompetensi yang diatur secara nasional.

Setiap jabatan fungsional, seperti auditor, perencana, pengelola pengadaan barang/jasa, analis kebijakan, arsiparis, pustakawan, penyuluh pertanian, dan pranata komputer, memiliki kurikulum diklat tersendiri. Biasanya, pelatihan ini dilaksanakan secara bertingkat-dimulai dari tingkat dasar, kemudian tingkat lanjutan, dan selanjutnya tingkat ahli atau madya sesuai jenjang jabatan.

Sebagai contoh, untuk jabatan fungsional auditor, ASN perlu mengikuti Diklat Fungsional Auditor Tingkat Pertama (DFA I) sebelum dapat diangkat secara sah dalam jabatan tersebut. Setelah itu, untuk naik ke jenjang lebih tinggi, seperti auditor madya atau utama, pegawai juga harus mengikuti diklat lanjutan seperti DFA II atau DFA III, tergantung persyaratan jenjang.

Selain itu, diklat fungsional juga kerap menjadi salah satu prasyarat dalam pengangkatan pertama kali ke dalam jabatan fungsional, serta untuk kenaikan pangkat dan jabatan, sesuai dengan sistem merit dan kompetensi yang diterapkan dalam manajemen ASN modern. Pegawai yang tidak memiliki sertifikat atau kualifikasi diklat fungsional yang sesuai, bisa tertahan dalam jenjang karier, atau bahkan tidak dapat dilantik dalam jabatan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian, diklat fungsional tidak hanya merupakan mekanisme pembelajaran, tetapi juga alat legitimasi profesionalisme ASN, sekaligus pengungkit performa dan kualitas layanan publik. Keikutsertaan dalam diklat ini bukan sekadar kewajiban, melainkan peluang strategis untuk tumbuh dan berkembang sebagai aparatur yang kompeten, adaptif, dan relevan dengan kebutuhan zaman.

II. Dasar Hukum dan Regulasi

Pelaksanaan diklat fungsional di Indonesia diatur secara komprehensif melalui berbagai regulasi perundang-undangan yang saling melengkapi dan mengikat. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pelatihan dilaksanakan secara terstruktur, terstandar, dan selaras dengan tujuan pengembangan sumber daya aparatur yang berkualitas.

Berikut adalah beberapa dasar hukum utama yang menjadi landasan penyelenggaraan diklat fungsional:

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

UU ini menegaskan bahwa pengembangan kompetensi adalah hak sekaligus kewajiban setiap ASN. Dalam Pasal 70 disebutkan bahwa setiap PNS berhak memperoleh kesempatan untuk meningkatkan kompetensi melalui pelatihan yang terencana dan terarah, salah satunya dalam bentuk diklat fungsional.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 jo. PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang Manajemen PNS

Regulasi ini mengatur secara teknis mengenai pengembangan karier PNS berdasarkan sistem merit, termasuk keharusan mengikuti diklat sesuai jabatan dan kompetensi. Penetapan jabatan fungsional juga mensyaratkan pemenuhan kompetensi teknis, manajerial, dan sosial kultural, yang salah satunya diperoleh melalui diklat fungsional.

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan-RB)

Permenpan-RB menerbitkan peraturan untuk masing-masing jabatan fungsional, termasuk standar kompetensi, jenjang jabatan, dan persyaratan pelatihan. Contohnya, Permenpan-RB Nomor 49 Tahun 2018 tentang Jabatan Fungsional Analis Kebijakan, atau Permenpan-RB Nomor 87 Tahun 2020 tentang Jabatan Fungsional Auditor.

4. Peraturan Menteri Sektoral (Kementerian/Lembaga Teknis)

Kementerian teknis seperti Kemendagri, Kemenkeu, Kementerian Pertanian, dan lainnya juga menerbitkan peraturan pelaksana atau pedoman teknis terkait diklat yang relevan dengan jabatan fungsional di bawah sektor mereka.

5. Peraturan BPSDM, Lembaga Administrasi Negara (LAN), dan Lembaga Diklat Pemerintah

Lembaga-lembaga ini menjadi rujukan teknis dalam penyelenggaraan diklat, mulai dari penetapan kurikulum, waktu pelatihan, metode pembelajaran, hingga mekanisme evaluasi. LAN, misalnya, memiliki sertifikasi dan akreditasi untuk penyelenggara diklat fungsional.

Dengan adanya regulasi-regulasi tersebut, pengusulan dan pelaksanaan diklat fungsional memiliki kerangka hukum yang kokoh. Ini juga memudahkan dalam proses penyusunan anggaran, justifikasi pelatihan, serta pertanggungjawaban keuangan dan kinerja instansi. Setiap instansi wajib menyesuaikan program diklatnya dengan regulasi yang berlaku, agar hasil pelatihan diakui secara administratif dan fungsional.

III. Siapa yang Berwenang Mengusulkan?

Dalam penyelenggaraan diklat fungsional, proses pengusulan menjadi langkah krusial yang menentukan apakah seorang ASN dapat mengikuti pelatihan yang sesuai dengan jabatan dan kebutuhan pengembangannya. Kewenangan pengusulan diklat fungsional tidak hanya berada di satu tangan, tetapi bersifat multi-level dan terkoordinasi.

1. Individu ASN

Seorang ASN dapat secara aktif mengusulkan dirinya untuk mengikuti diklat fungsional, terutama jika merasa perlu untuk memenuhi kompetensi jabatan atau mempersiapkan diri untuk kenaikan jenjang. Biasanya, pengusulan dilakukan melalui aplikasi perencanaan pengembangan SDM (misalnya SIMPEG, e-SKP, atau formasi rencana pelatihan tahunan), dan perlu didukung oleh alasan yang kuat serta kesiapan administratif.

Contohnya, seorang Analis Kebijakan Ahli Pertama yang telah dua tahun menjabat dan ingin naik ke jenjang Ahli Muda, dapat menyampaikan permintaan diklat lanjutan melalui atasan dan bagian kepegawaian.

2. Atasan Langsung

Atasan langsung berperan penting dalam menilai kebutuhan diklat bawahannya. Penilaian ini biasanya berbasis hasil evaluasi kinerja, hasil asesmen kompetensi, atau rekomendasi dalam Rencana Pengembangan Individu (IDP). Usulan dari atasan memiliki kekuatan tambahan karena menunjukkan bahwa kebutuhan diklat terkait langsung dengan peningkatan kinerja unit kerja.

Contohnya, atasan dari seorang pustakawan yang terlibat dalam digitalisasi perpustakaan bisa mengusulkan diklat fungsional yang mendukung literasi digital atau pengelolaan konten elektronik.

3. Subbagian Kepegawaian, BKD, atau Biro SDM

Unit ini memiliki peran strategis sebagai pemegang data dan pengelola manajemen talenta instansi. Mereka bertanggung jawab menyusun rencana pelatihan tahunan berdasarkan peta jabatan, analisis kebutuhan diklat, hasil talent pool, dan proyeksi kebutuhan organisasi. Selain itu, mereka juga menyiapkan anggaran, menetapkan kuota peserta, dan berkoordinasi dengan lembaga diklat.

Tanpa dukungan penuh dari unit kepegawaian, usulan individu atau atasan sering kali tidak bisa difasilitasi karena keterbatasan alokasi dan prioritas.

4. Kepala OPD atau Pejabat Tinggi Pratama

Sebagai pimpinan unit kerja, kepala dinas, kepala badan, atau direktur instansi memiliki wewenang untuk menetapkan prioritas pelatihan dalam kerangka strategis kelembagaan. Mereka dapat menetapkan kebijakan agar ASN di instansinya mengikuti diklat tertentu secara massal, sebagai bagian dari reformasi birokrasi, persiapan akreditasi, atau penyesuaian terhadap regulasi baru.

Misalnya, kepala dinas perhubungan bisa menginstruksikan semua pengelola data lalu lintas untuk mengikuti diklat fungsional statistik transportasi dalam rangka peningkatan layanan berbasis data.

IV. Tahapan Umum Pengusulan Diklat Fungsional

Proses pengusulan diklat fungsional tidak dilakukan secara sembarangan. Ia harus mengikuti prosedur sistematis agar usulan dapat dipertimbangkan secara administratif, teknis, dan anggaran. Berikut adalah tahapan umum yang biasanya berlaku di hampir semua instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah:

1. Identifikasi Kebutuhan Kompetensi

Langkah awal adalah memahami kebutuhan aktual dari ASN dan unit kerja terkait diklat fungsional. Hal ini bisa dilakukan melalui metode training needs analysis (TNA) atau individual development plan (IDP). Beberapa pendekatan yang umum digunakan antara lain:

• Evaluasi SKP dan Kinerja Tahunan: Jika ASN tidak mencapai target, bisa jadi karena kurangnya penguasaan kompetensi tertentu.
• Portofolio dan Riwayat Pelatihan: ASN yang belum pernah mengikuti diklat fungsional dasar atau lanjutan harus segera difasilitasi.
• Perubahan Regulasi atau Tuntutan Layanan Baru: Misalnya, terbitnya aturan baru tentang pengadaan barang/jasa digital akan menuntut ASN terkait untuk meng-upgrade kompetensinya.
• Permintaan dari Unit Teknis: Misalnya, dinas pertanian membutuhkan penyuluh dengan keterampilan baru dalam pertanian cerdas (smart farming).

Identifikasi ini penting agar usulan tidak asal atau duplikasi, melainkan benar-benar menjawab kebutuhan jabatan.

2. Pengisian Formulir Usulan Diklat

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah pengisian dokumen usulan pelatihan. Biasanya berupa formulir yang disediakan oleh Subbagian Kepegawaian atau Badan Kepegawaian Daerah (BKD), yang mencantumkan:

• Nama pelatihan yang diusulkan
• Data peserta (jika sudah ditentukan)
• Alasan strategis atau regulatif mengapa pelatihan dibutuhkan
• Rencana waktu pelaksanaan
• Estimasi biaya pelatihan dan sumber anggarannya
• Target hasil atau output pelatihan, misalnya sertifikat, kompetensi tambahan, atau kenaikan jabatan
• Tanda tangan atau dukungan atasan langsung

Formulir ini menjadi dokumen formal yang akan dibahas dalam rapat pengembangan SDM atau dibawa dalam perencanaan anggaran instansi.

3. Verifikasi dan Penilaian Internal

Setelah formulir masuk, Subbagian Kepegawaian akan melakukan pengecekan administratif dan teknis. Beberapa poin yang diverifikasi antara lain:

• Apakah peserta sudah memenuhi syarat administratif untuk ikut diklat? (Contoh: SK pengangkatan fungsional, belum pernah mengikuti diklat serupa)
• Apakah pelatihan tersebut diakui dan sesuai dengan klasifikasi jabatan fungsional?
• Apakah pelatihan masuk dalam prioritas kebutuhan instansi?
• Apakah usulan sejalan dengan Rencana Pengembangan Kompetensi (RPK) atau hasil talent pool?

Tahap ini bisa memerlukan pertimbangan Tim Penilai Jabatan Fungsional (TPJF) atau Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK). Jika disetujui, maka usulan akan naik ke tahap perencanaan anggaran.

4. Penganggaran dalam RKPD atau RKAL

Usulan yang telah diverifikasi perlu dimasukkan dalam rencana anggaran tahunan agar dapat direalisasikan. Proses ini mencakup:

• Integrasi dalam RKPD (Rencana Kerja Pemerintah Daerah) atau Renja Kementerian/Lembaga
• Penjabaran kegiatan dalam RKAL (Rencana Kegiatan dan Anggaran Lembaga)
• Penerbitan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) atau POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) yang akan menjadi dasar pembiayaan pelatihan

Tanpa masuk dalam dokumen anggaran ini, pelatihan tidak akan dapat dibiayai, kecuali terdapat dana hibah, sponsor, atau bantuan dari lembaga pelatihan tertentu.

5. Koordinasi dengan Lembaga Pelatihan

Tahap akhir sebelum pelatihan dilaksanakan adalah koordinasi teknis dengan penyelenggara. Lembaga pelatihan yang bisa dipilih harus terakreditasi atau diakui oleh instansi pembina jabatan fungsional. Pilihan umum meliputi:

• BPSDM Pusat/Daerah
• Lembaga Administrasi Negara (LAN)
• LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi)
• Kementerian teknis terkait (seperti Kemenkes untuk jabatan kesehatan)
• Universitas/lembaga swasta terdaftar di LKPP atau LPSE

Koordinasi ini meliputi pemesanan kelas, penyusunan MoU/PKS, penyusunan jadwal, penyampaian materi, serta integrasi sistem Learning Management System (LMS) jika pelatihan dilakukan secara daring atau blended.

V. Contoh Alur Pengusulan (Studi Ilustratif)

Untuk memperjelas bagaimana proses pengusulan diklat fungsional berlangsung, berikut studi ilustratif dari lingkungan pemerintah daerah:

Kasus: Seorang Pustakawan Ahli Pertama di Dinas Perpustakaan Kota

Latar Belakang: ASN tersebut telah menjabat sebagai Pustakawan Ahli Pertama selama 2 tahun, tetapi belum pernah mengikuti Diklat Fungsional Pustakawan Tingkat Dasar, padahal diklat tersebut merupakan prasyarat legal formal untuk pelantikan dan pengembangan jabatan.

Langkah-langkah yang dilakukan:

1. Pemetaan Kebutuhan
   • Kepala Bidang melakukan pemetaan kompetensi dan mendapati bahwa ASN tersebut belum memiliki sertifikat diklat fungsional.
   • Diketahui bahwa instansi juga sedang dalam proses akreditasi perpustakaan digital, sehingga dibutuhkan peningkatan kapasitas SDM.
2. Pengisian Usulan
   • ASN mengisi Formulir Usulan Pelatihan yang mencantumkan nama diklat, alasan strategis, dan dukungan dari atasan langsung.
   • Formulir disetujui oleh Kepala Bidang dan diteruskan ke Subbag Kepegawaian.
3. Penganggaran
   • Subbag Kepegawaian mengusulkan kegiatan pelatihan tersebut ke dalam RKPD tahun 2025.
   • Pada DPA Subbag Umum dan Kepegawaian, kegiatan ini dianggarkan dalam komponen belanja jasa pelatihan sebesar Rp8 juta.
4. Koordinasi Teknis
   • Pada Triwulan II 2025, dilakukan koordinasi dengan Perpustakaan Nasional RI sebagai penyelenggara resmi pelatihan.
   • Jadwal ditetapkan, dengan metode blended learning: 70% daring melalui LMS Perpusnas, dan 30% tatap muka.
5. Pelaksanaan dan Evaluasi
   • ASN mengikuti pelatihan, menyelesaikan modul LMS, dan mengikuti ujian akhir.
   • Setelah lulus, ASN mendapatkan sertifikat resmi yang diunggah ke dalam sistem informasi kepegawaian sebagai bukti pengembangan kompetensi.

VI. Kendala Umum yang Dihadapi

Meskipun secara prosedural sudah jelas, realisasi pengusulan diklat fungsional di lapangan seringkali mengalami berbagai hambatan. Berikut beberapa kendala umum yang dihadapi oleh ASN maupun pengelola SDM di instansi pemerintah:

1. Kurangnya Sosialisasi

Banyak ASN tidak mengetahui bahwa mereka dapat mengusulkan diklat fungsional secara mandiri atau melalui unit kerjanya. Informasi mengenai jenis diklat, syarat, dan prosedur seringkali tidak tersampaikan dengan baik.

Solusi: Instansi perlu menyelenggarakan sosialisasi rutin tentang kebijakan pengembangan kompetensi dan menyediakan panduan tertulis yang mudah diakses.

2. Tumpang Tindih Usulan

Beberapa instansi menerima terlalu banyak usulan diklat dari unit kerja, namun tidak semua dapat diakomodasi karena keterbatasan dana. Akibatnya, prioritas pelatihan menjadi tidak jelas.

Solusi: Perlu dilakukan seleksi berbasis kebutuhan strategis, potensi ASN, dan urgensi jabatan. Gunakan sistem skoring atau matriks prioritas.

3. Prosedur Administratif yang Panjang

Verifikasi, persetujuan, dan integrasi ke anggaran membutuhkan waktu lama, sering kali melewati batas waktu pengajuan ke lembaga diklat.

Solusi: Percepat proses dengan digitalisasi form usulan, pemangkasan birokrasi, dan penggunaan sistem informasi kepegawaian terpadu.

4. Minimnya Dukungan Pimpinan

Beberapa atasan tidak mendukung diklat karena menganggapnya sebagai beban kerja tambahan, terutama jika pelatihan membuat pegawai absen dari tugas pokok.

Solusi: Libatkan pimpinan dalam menyusun rencana pelatihan tahunan dan tunjukkan keterkaitan antara pelatihan dengan kinerja unit.

5. Keterbatasan Penyelenggara Terakreditasi

Tidak semua jenis diklat fungsional tersedia setiap tahun. Beberapa pelatihan hanya tersedia terbatas pada kementerian teknis, dan kuota sangat kompetitif.

Solusi: Jalin kemitraan jangka panjang dengan lembaga pelatihan. Dorong lembaga pelatihan lokal untuk mengajukan akreditasi.

6. Masalah Waktu Pelaksanaan

Banyak pelatihan dijadwalkan pada masa sibuk seperti penyusunan anggaran, audit internal, atau pelaporan tahunan, sehingga keikutsertaan peserta menjadi sulit.

Solusi: Gunakan pendekatan modularisasi atau block release agar pelatihan bisa dilakukan dalam waktu fleksibel, bahkan di luar jam kerja jika perlu.

VII. Strategi Agar Usulan Diklat Disetujui

Mengusulkan pelatihan atau diklat untuk jabatan fungsional bukan sekadar mengisi form atau menyampaikan surat permohonan. Diperlukan pendekatan strategis dan terukur agar usulan benar-benar dipertimbangkan dan disetujui oleh pihak yang berwenang, seperti BPSDM, BKN, atau internal BKD/BKPSDM daerah. Berikut adalah strategi yang dapat diterapkan secara efektif:

1. Sampaikan Urgensi yang Jelas
Sebuah usulan akan lebih kuat bila mampu menunjukkan urgensi dan relevansi langsung terhadap tantangan birokrasi atau target organisasi. Misalnya, jika pemerintah daerah sedang menargetkan peningkatan nilai SAKIP atau RB (Reformasi Birokrasi), maka usulan diklat yang mendukung peningkatan kualitas output jabatan fungsional akan lebih mudah diterima. Gunakan argumentasi berbasis logika dan data: “Tanpa diklat, 60% auditor kami tidak memenuhi syarat untuk audit berbasis risiko,” misalnya.

2. Tunjukkan Dukungan Pimpinan
Surat rekomendasi atau pengantar dari atasan langsung atau kepala unit menjadi bentuk dukungan struktural yang sangat penting. Ini menandakan bahwa usulan tidak berasal dari inisiatif personal semata, tetapi sudah menjadi bagian dari perencanaan strategis unit kerja. Rekomendasi ini juga bisa menjadi alat bantu negosiasi anggaran internal.

3. Kaitkan dengan Peran Strategis ASN
Pilih narasi usulan yang menunjukkan bahwa pelatihan yang diminta bukan bersifat opsional, melainkan esensial untuk pelaksanaan tugas. Contohnya, jika peran jabatan fungsional adalah sebagai evaluator kegiatan pemerintah pusat di daerah, maka pelatihan yang terkait dengan evaluasi teknis dan metodologi akuntabilitas mutlak diperlukan.

4. Ajukan Usulan Secara Proaktif dan Tepat Waktu
Salah satu penyebab utama usulan pelatihan tidak diproses adalah karena keterlambatan. Ajukan usulan pada awal tahun atau saat penyusunan RKA/RKPD agar dapat diakomodasi secara anggaran. Menunggu hanya akan membuat kebutuhan tidak terlihat di mata perencana anggaran.

5. Gunakan Bukti Data dan Statistik Pendukung
Sertakan data yang memperkuat argumen, seperti: “Dari 42 pejabat fungsional analis kebijakan, hanya 8 orang yang memiliki sertifikat diklat dasar.” Data seperti ini menunjukkan adanya gap kompetensi yang signifikan dan perlu ditindaklanjuti segera.

6. Pilih Lembaga Penyelenggara yang Kredibel
Usulan yang menyertakan rencana pelatihan dari lembaga pelatihan pemerintah (BPSDM, Pusdiklat teknis kementerian, atau lembaga swasta yang telah diakreditasi LAN/BNSP) akan memiliki kemungkinan besar untuk disetujui karena sudah memenuhi kriteria legalitas dan mutu.

VIII. Peran Penting Kepala Unit dan Subbag Kepegawaian

Pelaksanaan diklat fungsional tidak mungkin berhasil tanpa dukungan dua aktor internal yang menjadi motor penggerak: Kepala Unit Kerja dan Subbagian Kepegawaian. Keduanya memiliki posisi strategis dalam perencanaan, pengusulan, hingga tindak lanjut kegiatan pelatihan.

A. Kepala Unit Kerja

Kepala unit adalah ujung tombak dalam mengidentifikasi kebutuhan riil diklat. Ia yang paling memahami gap kompetensi pada stafnya dan dapat menyusun prioritas berdasarkan beban kerja dan tantangan organisasi. Peran kepala unit mencakup:

• Menginisiasi Identifikasi Kebutuhan: Kepala unit dapat memimpin forum mini internal untuk menginventarisasi pelatihan yang dibutuhkan pegawai fungsional, berdasarkan SKP, penilaian kinerja, atau tugas tambahan.
• Memberikan Dukungan Formal: Berupa surat pengantar usulan diklat, pernyataan kesiapan pelepasan staf, hingga kesediaan mendukung dari sisi logistik (jika pelatihan dilakukan in-house).
• Mendorong Integrasi ke dalam Rencana Kerja Unit: Pelatihan sebaiknya dimasukkan dalam rencana kerja tahunan agar bisa mendapat alokasi anggaran dan menjadi bagian dari kinerja unit.

B. Subbag Kepegawaian

Sementara kepala unit berfokus pada sisi substantif, subbag kepegawaian menangani aspek teknis-administratif. Peran penting mereka antara lain:

• Menyusun Matriks Kebutuhan Pelatihan: Matriks ini menunjukkan siapa butuh pelatihan apa, kapan dibutuhkan, dan alasan kompetensinya. Matriks ini bisa menjadi dasar pengambilan keputusan pimpinan.
• Mengelola Usulan Secara Kolektif: Kepegawaian dapat menggabungkan usulan dari beberapa unit menjadi satu paket pelatihan massal, sehingga lebih efisien dan kuat secara argumen pengajuan anggaran.
• Melakukan Dokumentasi dan Pemantauan: Mereka bertugas mencatat riwayat pelatihan setiap ASN, termasuk menyimpan sertifikat, laporan, dan tindak lanjut dari pelatihan.
• Menjadi Penghubung dengan Lembaga Pelatihan: Termasuk komunikasi dengan BPSDM, BKN, dan lembaga pelatihan tersertifikasi lainnya, untuk konfirmasi kuota, format pengusulan, dan jadwal pelatihan.

IX. Inovasi dan Transformasi Digital

Seiring kemajuan teknologi, mekanisme pengusulan dan pelaksanaan diklat juga mengalami transformasi digital. Inovasi ini memberikan banyak kemudahan dan efisiensi bagi OPD, ASN, dan lembaga pengelola diklat.

1. Sistem e-Diklat
Banyak daerah dan kementerian telah menggunakan sistem elektronik untuk mengelola pelatihan, mulai dari pengusulan, validasi atasan, penginputan kepegawaian, hingga pelaporan hasil pelatihan. Sistem ini tidak hanya mempermudah birokrasi, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas karena semua jejak digital tercatat dan dapat diaudit.

2. Integrasi dengan SIASN/BKN
Dengan SIASN (Sistem Informasi ASN), setiap pelatihan yang telah disetujui dan diikuti akan langsung terdaftar dalam profil pegawai di sistem nasional. Ini menghindari duplikasi data dan menjamin pengakuan formal terhadap pelatihan yang sudah dijalani.

3. Platform LMS (Learning Management System) Terpadu
Pelatihan yang dulu harus dilakukan secara tatap muka kini dapat diakses secara daring melalui LMS, seperti milik LAN, BPSDM, maupun platform pihak ketiga yang sudah diakreditasi. Metode blended learning (campuran daring dan luring) memungkinkan fleksibilitas bagi ASN yang tetap harus menjalankan tugas.

4. Sertifikat Digital dan Portofolio Kompetensi
Beberapa lembaga sudah mulai mengeluarkan sertifikat digital dengan QR code dan sistem validasi, yang langsung masuk ke dalam portofolio kompetensi pegawai. Ini penting untuk promosi jabatan, pemetaan kompetensi, dan pengakuan profesional lainnya.

Digitalisasi ini menjawab kebutuhan birokrasi modern: cepat, efisien, transparan, dan bisa dipantau real-time. Namun tetap perlu didukung oleh pelatihan literasi digital di tingkat ASN agar tidak menimbulkan kesenjangan dalam akses dan pemanfaatannya.

X. Studi Kasus Keberhasilan

Studi kasus berikut menggambarkan praktik nyata keberhasilan dalam pengusulan dan pelaksanaan diklat jabatan fungsional yang dapat dijadikan inspirasi oleh OPD atau instansi lain:

Studi Kasus 1: Pemkab Z Mengusulkan Diklat Massal untuk Jabatan Fungsional Perencana

Dalam sebuah rapat evaluasi capaian RPJMD, terungkap bahwa dari 45 jabatan fungsional perencana yang dimiliki Pemkab Z, sebanyak 30 orang belum pernah mengikuti diklat dasar sejak dilantik. Hal ini menyebabkan perencanaan program tidak terdokumentasi dengan standar teknis dan tidak sinkron dengan dokumen perencanaan nasional.

Melalui inisiatif Bappeda dan didukung oleh Sekda, usulan diklat massal diajukan ke forum RKPD dan berhasil masuk dalam daftar prioritas. Pemkab kemudian bekerja sama dengan BPSDM Provinsi untuk membuka kelas khusus pelatihan jabatan fungsional perencana.

Hasilnya:

• 25 ASN dinyatakan lulus pelatihan dan naik jenjang fungsional dalam 6 bulan.
• Dokumen RKPD dan Renja OPD mengalami perbaikan kualitas substansi dan logika program.
• Kegiatan ini menjadi best practice yang direplikasi OPD lain.

Studi Kasus 2: Lembaga Vertikal Kementerian X

Pegawai teknis di kantor wilayah kementerian X menyadari bahwa mereka tertinggal dalam pemenuhan standar kompetensi karena belum pernah mengikuti pelatihan laboratorium yang diwajibkan Kementerian. Namun, karena anggaran pusat terbatas, usulan pelatihan selalu ditolak.

Solusinya, para pegawai lintas kantor wilayah (Kanwil) berinisiatif menyusun proposal kolaboratif dan menawarkan pelatihan secara daring nasional. Mereka menggandeng LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) dan lembaga pelatihan BNSP untuk menyelenggarakan pelatihan online yang diikuti serentak oleh 9 Kanwil.

Hasilnya:

• Biaya pelatihan turun drastis karena menggunakan metode daring dan berbagi anggaran.
• Sertifikat kompetensi tetap valid dan diakui instansi pusat.
• Model ini diadopsi sebagai model pelatihan ASN untuk jabatan teknis lainnya.

XI. Penutup

Pengusulan diklat fungsional bukan sekadar proses administratif, tetapi bagian integral dari manajemen talenta di lingkungan birokrasi. Dengan memahami prosedur, strategi, dan tantangan dalam pengusulan, instansi pemerintah dapat lebih adaptif dalam meningkatkan kapasitas SDM. Peran aktif individu ASN, dukungan atasan, serta sinergi lintas bagian menjadi kunci sukses pelaksanaan diklat fungsional yang tepat sasaran, efektif, dan mendukung reformasi birokrasi yang berkelanjutan.

Mendorong budaya belajar sepanjang hayat di lingkungan instansi tidak hanya meningkatkan kompetensi individu, tetapi juga memperkuat kapasitas kelembagaan dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas. Maka dari itu, mari kita wujudkan ekosistem pengembangan ASN yang responsif dan inklusif, dimulai dari proses pengusulan diklat yang tepat.