Transportasi adalah salah satu elemen penting yang sering kali luput dari perhatian dalam proses pengadaan. Banyak pihak hanya berfokus pada harga barang atau biaya tenaga kerja, sementara kebutuhan transportasi dianggap hal kecil yang bisa dirumuskan di akhir. Padahal, transportasi adalah bagian integral dari proses pengadaan yang menentukan kelancaran distribusi barang, waktu pelaksanaan pekerjaan, biaya logistik, kualitas material yang datang ke lokasi, hingga efisiensi kontrak. Dalam pekerjaan konstruksi, transportasi sering menjadi porsi biaya yang besar. Dalam pengadaan barang, transportasi menjadi penentu ketepatan waktu dan keamanan barang. Dalam pengadaan jasa, transportasi berpengaruh pada biaya operasional tenaga kerja. Karena itu, mengidentifikasi kebutuhan transportasi sejak awal adalah kunci agar perencanaan pengadaan menjadi lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
Kesalahan dalam menghitung kebutuhan transportasi dapat membawa dampak panjang. Banyak proyek mengalami kendala karena transportasi dihitung terlalu rendah sehingga barang datang terlambat atau biaya pengiriman melampaui anggaran. Lebih buruk lagi, ketika perencanaan transportasi tidak diperhitungkan, penyedia dapat memasukkan biaya logistik yang jauh lebih besar dari perkiraan HPS. Ketika auditor membandingkan HPS dengan kondisi lapangan, temuan muncul karena dokumen perencanaan tidak mencerminkan kebutuhan nyata. Karena transportasi sangat mudah diverifikasi, auditor sering menjadikannya titik masuk untuk menemukan kelemahan dokumen pengadaan.
Mengidentifikasi kebutuhan transportasi tidak cukup hanya mencatat bahwa “barang harus dikirim ke lokasi”. Proses ini membutuhkan pemahaman menyeluruh terhadap karakteristik barang, jarak, kondisi medan, moda transportasi yang tersedia, jenis pekerjaan, dan risiko-risiko logistik. Setiap pengadaan memiliki kebutuhan transportasi yang berbeda, sehingga pendekatan generik tidak dapat digunakan. Misalnya, transportasi material bangunan berbeda dengan transportasi alat kesehatan. Transportasi alat berat berbeda dengan transportasi ATK. Transportasi bahan mudah rusak berbeda dengan transportasi perangkat elektronik. Karena itu, identifikasi kebutuhan transportasi harus dilakukan secara spesifik untuk setiap jenis pengadaan.
Langkah pertama dalam mengidentifikasi kebutuhan transportasi adalah memahami karakteristik barang atau material yang akan diadakan. Banyak barang membutuhkan penanganan khusus, baik dari sisi ukuran, berat, volume, maupun sensitivitas terhadap guncangan. Misalnya, alat kesehatan tertentu tidak boleh terkena guncangan berlebih, sehingga memerlukan pengiriman menggunakan kendaraan khusus. Material konstruksi seperti pasir dan batu membutuhkan dump truck dengan bak tertutup, sementara material seperti baja ringan membutuhkan truk panjang dengan pengikat. Perangkat server komputer membutuhkan kemasan khusus dan kendaraan yang stabil. Dengan memahami karakteristik barang, penyusun dokumen pengadaan dapat menentukan jenis transportasi apa yang dibutuhkan.
Langkah berikutnya adalah memahami asal material atau lokasi penyedia. Jarak pengiriman sangat menentukan biaya transportasi. Penyedia di kota besar mungkin memiliki biaya pengiriman rendah, tetapi penyedia yang jauh dari lokasi proyek akan membutuhkan biaya lebih besar. Namun penyusun HPS tidak boleh hanya mengandalkan jarak nominal pada peta. Kondisi medan dan akses jalan harus diperhatikan. Jalan menanjak, jalan berlubang, jalan berkelok, atau jalan sempit memerlukan biaya tambahan. Banyak perencana teknis menghitung jarak lurus, padahal perjalanan nyata membutuhkan rute memutar. Auditor sering membandingkan peta lapangan dengan dokumen perencanaan untuk menemukan ketidaksesuaian ini.
Selain jarak dan karakteristik barang, identifikasi transportasi harus memperkirakan kebutuhan peralatan pendukung. Misalnya, material konstruksi seperti beton pracetak membutuhkan crane untuk menurunkan barang. Alat berat seperti excavator atau roller tidak dapat dikirim dengan truk biasa; mereka membutuhkan trailer. Barang elektronik sensitif mungkin membutuhkan forklift untuk bongkar muat. Semua proses ini memiliki biaya yang harus masuk ke dalam dokumen HPS. Jika biaya transport hanya dihitung dari ongkos truk tanpa memasukkan peralatan bongkar muat, maka HPS menjadi tidak akurat.
Selain itu, kebutuhan transportasi harus mempertimbangkan pola distribusi. Tidak semua pengadaan dilakukan dengan pengiriman satu kali. Pengadaan rutin seperti makanan, bahan kebersihan, atau ATK membutuhkan pengiriman berkala. Dalam kasus seperti ini, penyusun dokumen harus menentukan frekuensi pengiriman, volume per pengiriman, dan moda transportasi yang digunakan. Penyedia biasanya menghitung biaya distribusi berdasarkan frekuensi. Jika perencana tidak memasukkan frekuensi ini dalam HPS, auditor dapat mencatat bahwa dokumen tidak memperhitungkan kebutuhan operasional.
Dalam pekerjaan konstruksi, transportasi tidak hanya terkait dengan material, tetapi juga mobilisasi tenaga kerja. Tenaga kerja sering harus bolak-balik dari tempat tinggal ke lokasi proyek. Dalam proyek besar, penyedia harus menyediakan moda transportasi seperti bus atau pick-up untuk mengangkut pekerja. Biaya ini memiliki dampak signifikan terhadap nilai kontrak. Jika HPS tidak memasukkan estimasi biaya transportasi tenaga kerja, penawaran penyedia sering kali jauh lebih tinggi. Ketika auditor meninjau dokumen, mereka akan melihat bahwa biaya mobilisasi tenaga kerja tidak dihitung secara realistis.
Risiko pengiriman adalah faktor penting lainnya. Barang tertentu seperti kaca, elektronik, peralatan medis, atau material halus membutuhkan perlakuan khusus. Risiko kerusakan harus diperhitungkan dalam kebutuhan transportasi, baik dalam bentuk asuransi pengiriman maupun biaya pengepakan tambahan. Banyak instansi hanya menghitung biaya pengiriman tanpa memperhitungkan biaya perlindungan barang. Auditor biasanya menemukan ini sebagai temuan karena barang yang rusak saat pengiriman dapat mengakibatkan kerugian negara yang tidak tercatat dalam perencanaan.
Lingkungan geografis lokasi proyek juga mempengaruhi kebutuhan transportasi. Proyek di wilayah perkotaan memiliki akses jalan yang relatif mudah, tetapi proyek di wilayah perbukitan, pedesaan, atau kepulauan membutuhkan moda transportasi khusus. Pengiriman material ke pulau kecil, misalnya, membutuhkan kapal kecil atau perahu tradisional. Pengiriman material ke daerah pegunungan membutuhkan kendaraan berpenggerak empat roda. Perencana teknis harus memahami kondisi lokasi secara akurat. Auditor sering menemukan bahwa HPS menggunakan biaya transportasi daratan, padahal lokasi proyek berada di daerah kepulauan. Kesalahan semacam ini menunjukkan kurangnya survei lapangan.
Dalam beberapa proyek, transportasi juga harus memperhitungkan kapasitas jalan. Ada jalan yang tidak mampu dilalui truk besar, sehingga material harus dikirim menggunakan truk kecil berkali-kali. Perencana harus memasukkan biaya ini ke dalam dokumen HPS. Jika penyedia melakukan banyak perjalanan tetapi HPS hanya memperhitungkan satu perjalanan, auditor akan menilai bahwa perencanaan tidak akurat.
Selain kebutuhan fisik transportasi, penyusun dokumen harus memperhitungkan waktu tempuh. Waktu adalah bagian dari biaya. Semakin lama waktu tempuh, semakin besar biaya BBM, biaya sopir, dan biaya operasional alat. Dalam proyek besar, keterlambatan pengiriman dapat mempengaruhi keseluruhan jadwal proyek. Penyedia sering menambahkan biaya waktu ini ke dalam penawaran mereka. Jika HPS tidak memperhitungkan durasi perjalanan, nilai HPS akan terlalu rendah.
Selain itu, kebutuhan transportasi harus mempertimbangkan kondisi cuaca. Banyak daerah memiliki kondisi cuaca ekstrem seperti hujan lebat, angin kencang, atau kabut tebal. Cuaca ini mempengaruhi kemampuan transportasi untuk beroperasi secara normal. Dalam proyek yang berada di wilayah dengan curah hujan tinggi, perencanaan transportasi harus mencakup waktu tambahan untuk hambatan cuaca. Auditor biasanya memahami pola cuaca daerah dan menilai apakah perencanaan memperhitungkan faktor tersebut.
Identifikasi kebutuhan transportasi juga harus memasukkan elemen koordinasi. Dalam proyek besar, pengiriman material tidak boleh sembarangan. Harus ada jadwal kedatangan material agar lokasi tidak penuh atau tidak mengalami tumpukan material yang menghambat pekerjaan. Koordinasi ini juga memerlukan biaya seperti penggunaan alat atau tenaga khusus. Jika perencana tidak memasukkan biaya koordinasi ini, penyedia akan menambahkannya dalam penawaran, sehingga nilai HPS terlihat tidak akurat.
Dalam pengadaan barang yang melibatkan vendor luar daerah atau luar negeri, kebutuhan transportasi menjadi lebih kompleks. Barang harus melalui berbagai tahap pengiriman seperti transportasi internasional, bea cukai, pengiriman antarpulau, dan pengiriman lokal. Setiap tahap memiliki biaya yang berbeda. Jika HPS tidak memperhitungkan biaya ini, auditor akan menemukan bahwa nilai HPS terlalu rendah untuk barang impor. Dokumentasi pengiriman internasional biasanya menjadi salah satu dokumen yang diperiksa auditor dengan detail.
Akhirnya, kebutuhan transportasi harus didokumentasikan dengan baik. Dokumen perhitungan transportasi harus menunjukkan rute, moda transportasi, frekuensi pengiriman, volume barang per pengiriman, jarak tempuh, dan perkiraan biaya berdasarkan survei lapangan atau informasi pasar. Tanpa dokumentasi, perhitungan dianggap asumsi. Auditor sering memeriksa peta rute dan catatan survei untuk memastikan data yang digunakan benar. Dokumentasi yang baik akan memperkuat HPS dan melindungi instansi dari potensi temuan.
Mengidentifikasi kebutuhan transportasi dalam pengadaan bukan hanya soal menentukan biaya, tetapi memastikan bahwa barang dapat datang tepat waktu, tepat kualitas, dan tepat jumlah. Transportasi adalah bagian yang selalu bersinggungan dengan waktu, biaya, risiko, dan kondisi lapangan. Ketika transportasi direncanakan dengan baik, pengadaan berjalan lebih lancar, risiko lebih kecil, dan pengguna mendapatkan barang atau hasil pekerjaan sesuai ekspektasi.
