Arah Diklat yang Perlu Diluruskan
Dalam banyak instansi pemerintahan, diklat sering diposisikan sebagai kegiatan rutin tahunan yang harus dilaksanakan karena anggaran sudah tersedia. Ketika tahun anggaran berjalan, daftar diklat mulai disusun, peserta ditentukan, dan pelaksanaan dijadwalkan. Namun yang sering luput dari perhatian adalah pertanyaan paling mendasar, yaitu masalah apa yang sebenarnya sedang dihadapi instansi dan apakah diklat tersebut benar-benar dibutuhkan untuk menjawabnya. Akibatnya, diklat berjalan lancar secara administratif, tetapi dampaknya terhadap kinerja dan perbaikan organisasi nyaris tidak terasa.
Artikel ini membahas pentingnya menentukan diklat berdasarkan masalah nyata, bukan sekadar menyesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Dengan bahasa sederhana dan pendekatan naratif deskriptif, tulisan ini mencoba mengajak pembaca melihat kembali praktik diklat yang selama ini berjalan, sekaligus memahami mengapa perubahan cara pandang menjadi sangat penting agar diklat benar-benar bermakna.
Diklat yang Terjebak Pola Anggaran
Dalam praktik birokrasi, anggaran sering menjadi titik awal perencanaan kegiatan. Ketika anggaran diklat sudah ada, maka kegiatan harus segera dirancang agar dana tersebut terserap. Pola ini membuat logika perencanaan terbalik. Seharusnya masalah dan kebutuhan menjadi dasar, baru kemudian anggaran disusun. Namun yang terjadi justru sebaliknya, anggaran mendahului analisis masalah.
Diklat yang lahir dari pola ini cenderung bersifat formalitas. Materi dipilih karena mudah diselenggarakan, narasumber diambil dari daftar yang sudah ada, dan peserta ditentukan berdasarkan kuota. Fokus utama bukan pada dampak, melainkan pada kelancaran pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran.
Masalah Nyata di Lapangan Sering Terabaikan
Setiap instansi memiliki masalah yang khas dan kontekstual. Ada instansi yang bermasalah pada koordinasi internal, ada yang terkendala sistem teknologi, ada pula yang menghadapi tekanan pelayanan publik yang tinggi. Namun masalah-masalah ini sering tidak diangkat secara serius dalam perencanaan diklat.
Ketika diklat ditentukan berdasarkan anggaran, masalah nyata di lapangan menjadi sekadar latar belakang, bukan fokus utama. Akibatnya, diklat tidak menyentuh akar persoalan. Pegawai mengikuti pelatihan, tetapi kembali bekerja dengan hambatan yang sama seperti sebelumnya.
Diklat Sebagai Kegiatan Rutin Tahunan
Di banyak instansi, diklat telah berubah menjadi agenda rutin tahunan. Setiap tahun, jenis pelatihan yang diselenggarakan relatif sama, hanya berbeda judul atau kemasan. Rutinitas ini menciptakan zona nyaman bagi penyelenggara dan peserta.
Ketika diklat menjadi rutinitas, sensitivitas terhadap masalah menurun. Tidak ada dorongan kuat untuk mengevaluasi apakah pelatihan sebelumnya berhasil atau gagal. Yang penting adalah siklus anggaran dan kegiatan terus berjalan. Dalam kondisi ini, diklat kehilangan makna strategisnya.
Ketidaksesuaian antara Diklat dan Kebutuhan Kerja
Masalah lain yang sering muncul adalah ketidaksesuaian antara diklat dan kebutuhan kerja sehari-hari. Pegawai mengikuti pelatihan yang materinya tidak berkaitan langsung dengan tugas mereka. Hal ini terjadi karena penentuan diklat tidak didasarkan pada analisis kebutuhan, melainkan pada ketersediaan anggaran dan program yang sudah dirancang sebelumnya.
Akibatnya, peserta merasa diklat hanya sebagai kewajiban. Materi dipahami secara teoritis, tetapi sulit diterapkan. Dalam jangka panjang, kondisi ini menumbuhkan sikap apatis terhadap diklat.
Analisis Masalah yang Dangkal
Menentukan diklat berdasarkan masalah membutuhkan analisis yang jujur dan mendalam. Namun dalam praktiknya, analisis masalah sering dilakukan secara dangkal. Masalah disimpulkan secara umum, misalnya rendahnya kinerja atau kurangnya kompetensi, tanpa menggali penyebab sebenarnya.
Analisis yang dangkal menghasilkan rekomendasi diklat yang tidak tepat. Pelatihan diberikan untuk meningkatkan kemampuan individu, padahal masalah utamanya mungkin berada pada sistem, kebijakan, atau beban kerja yang tidak seimbang. Diklat pun menjadi solusi yang salah sasaran.
Perbedaan Masalah Individu dan Masalah Sistem
Tidak semua masalah dapat diselesaikan dengan diklat. Masalah individu seperti kurangnya pengetahuan atau keterampilan memang dapat dibantu melalui pelatihan. Namun masalah sistem seperti prosedur yang rumit, tumpang tindih kewenangan, atau teknologi yang tidak mendukung membutuhkan solusi lain.
Ketika semua masalah dipaksa diselesaikan melalui diklat, hasilnya justru kontraproduktif. Pegawai dilatih, tetapi tidak memiliki ruang untuk menerapkan pengetahuan baru karena sistem tetap sama. Dalam situasi ini, diklat hanya menambah beban tanpa memberikan solusi nyata.
Anggaran sebagai Tujuan Terselubung
Dalam beberapa kasus, penyerapan anggaran menjadi tujuan terselubung dari penyelenggaraan diklat. Selama anggaran terserap dan laporan lengkap, kegiatan dianggap berhasil. Dampak terhadap kinerja sering menjadi urusan sekunder.
Pola pikir ini berbahaya karena menggeser orientasi diklat dari perbaikan kinerja menjadi sekadar pemenuhan administrasi. Ketika anggaran menjadi tujuan utama, maka diklat kehilangan relevansinya dengan masalah instansi.
Dampak Psikologis bagi Peserta
Pegawai yang berulang kali mengikuti diklat yang tidak relevan akan mengalami kelelahan psikologis. Mereka merasa waktu dan energi terbuang untuk kegiatan yang tidak berdampak pada pekerjaan. Sertifikat bertambah, tetapi kemampuan menyelesaikan masalah tetap sama.
Dalam jangka panjang, hal ini dapat menurunkan motivasi belajar. Pegawai menjadi sinis terhadap program pengembangan SDM karena menganggapnya tidak serius dan tidak berguna.
Peran Pimpinan dalam Menentukan Arah Diklat
Pimpinan memiliki peran kunci dalam menentukan apakah diklat akan berbasis masalah atau berbasis anggaran. Ketika pimpinan hanya fokus pada serapan anggaran, maka diklat akan mengikuti logika tersebut. Sebaliknya, ketika pimpinan berani memulai dari masalah nyata, diklat dapat menjadi alat perubahan.
Namun peran pimpinan sering terbatas pada persetujuan administratif. Analisis kebutuhan dan dampak jarang menjadi perhatian utama. Tanpa komitmen pimpinan, perubahan cara menentukan diklat akan sulit terwujud.
Pentingnya Mendengarkan Suara Lapangan
Masalah instansi paling nyata dirasakan oleh pegawai di lapangan. Mereka yang berhadapan langsung dengan pekerjaan sehari-hari memahami hambatan dan tantangan yang dihadapi. Namun suara mereka sering tidak didengar dalam perencanaan diklat.
Menentukan diklat berdasarkan masalah membutuhkan keberanian untuk mendengarkan suara lapangan. Dari sana, instansi dapat memahami apakah masalah terletak pada kompetensi, sistem, atau faktor lain. Tanpa mendengar lapangan, diklat akan terus meleset dari kebutuhan nyata.
Diklat yang Terputus dari Perubahan Organisasi
Diklat sering berdiri sendiri, terpisah dari agenda perubahan organisasi. Padahal, agar efektif, pelatihan harus menjadi bagian dari proses perubahan yang lebih luas. Ketika instansi ingin memperbaiki pelayanan, misalnya, diklat harus sejalan dengan perbaikan prosedur dan teknologi.
Jika diklat tidak terhubung dengan perubahan organisasi, maka hasilnya akan menguap. Peserta kembali ke lingkungan kerja yang sama tanpa dukungan untuk menerapkan hal baru.
Contoh Kasus Ilustrasi
Di sebuah instansi daerah, anggaran diklat cukup besar setiap tahunnya. Salah satu diklat yang rutin diselenggarakan adalah pelatihan pelayanan prima. Peserta berganti-ganti, tetapi materi relatif sama. Tujuan utamanya adalah meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat.
Namun di lapangan, masalah utama pelayanan justru terletak pada sistem antrean manual dan kurangnya integrasi data antarbidang. Pegawai sering harus meminta berkas berulang kali karena data tidak terhubung. Masyarakat mengeluh bukan karena sikap pegawai, melainkan karena proses yang berbelit.
Meski demikian, instansi tetap menyelenggarakan diklat pelayanan prima karena anggarannya sudah tersedia. Setelah diklat, pegawai menjadi lebih ramah, tetapi keluhan masyarakat tetap tinggi. Masalah inti tidak tersentuh. Anggaran terserap, sertifikat dibagikan, tetapi perubahan nyata tidak terjadi.
Belajar dari Kasus yang Berulang
Kasus seperti ini bukan hal baru. Banyak instansi mengalami pola yang sama, tetapi jarang melakukan refleksi mendalam. Diklat terus diulang dengan asumsi bahwa suatu saat akan membuahkan hasil. Padahal tanpa perubahan pendekatan, hasilnya akan tetap sama.
Belajar dari kasus yang berulang seharusnya mendorong instansi untuk mengevaluasi cara menentukan diklat. Pertanyaan yang perlu diajukan bukan lagi berapa anggaran yang tersedia, melainkan masalah apa yang ingin diselesaikan.
Menjadikan Masalah sebagai Titik Awal
Menentukan diklat berdasarkan masalah berarti menjadikan persoalan nyata sebagai titik awal perencanaan. Instansi perlu mengidentifikasi masalah utama, menganalisis penyebabnya, dan menentukan apakah diklat merupakan solusi yang tepat.
Pendekatan ini memang membutuhkan waktu dan keberanian. Tidak semua masalah akan berujung pada diklat. Ada kalanya solusi terbaik adalah perubahan kebijakan, penyederhanaan prosedur, atau perbaikan sistem kerja.
Menyelaraskan Diklat dengan Tujuan Kinerja
Diklat yang berbasis masalah harus memiliki keterkaitan jelas dengan tujuan kinerja instansi. Pelatihan tidak lagi dipandang sebagai kegiatan terpisah, melainkan sebagai alat untuk mencapai target tertentu.
Dengan penyelarasan ini, keberhasilan diklat dapat diukur dari perubahan kinerja, bukan sekadar jumlah peserta atau sertifikat yang dihasilkan. Diklat menjadi lebih bermakna dan terarah.
Tantangan Mengubah Pola Pikir
Mengubah cara menentukan diklat bukanlah hal mudah. Pola berbasis anggaran sudah mengakar dalam birokrasi. Banyak pihak merasa nyaman dengan sistem yang ada karena sudah terbiasa.
Namun tanpa perubahan pola pikir, diklat akan terus kehilangan relevansi. Tantangan ini membutuhkan komitmen bersama, terutama dari pimpinan dan pengelola SDM, untuk menempatkan masalah dan kebutuhan sebagai prioritas utama.
Dampak Positif Diklat Berbasis Masalah
Ketika diklat benar-benar ditentukan berdasarkan masalah, dampaknya akan lebih terasa. Peserta merasa pelatihan relevan dengan pekerjaan mereka. Materi lebih mudah diterapkan karena sesuai dengan konteks kerja.
Selain itu, kepercayaan terhadap program diklat meningkat. Pegawai melihat bahwa pelatihan bukan sekadar kewajiban, melainkan alat bantu untuk menyelesaikan masalah nyata. Dalam jangka panjang, budaya belajar yang sehat dapat tumbuh.
Mengurangi Diklat yang Tidak Perlu
Pendekatan berbasis masalah juga membantu instansi mengurangi diklat yang tidak perlu. Tidak semua anggaran harus dihabiskan untuk pelatihan. Jika masalah tidak memerlukan diklat, anggaran dapat dialihkan untuk solusi lain yang lebih tepat.
Langkah ini memang menantang dalam sistem yang terbiasa dengan serapan anggaran. Namun secara substansi, pendekatan ini lebih jujur dan bertanggung jawab.
Mengubah Arah Diklat
Menentukan diklat berdasarkan masalah, bukan anggaran, adalah langkah penting untuk mengembalikan makna pelatihan dalam birokrasi. Diklat seharusnya menjadi alat perubahan, bukan sekadar kegiatan rutin.
Perubahan arah ini membutuhkan keberanian untuk keluar dari kebiasaan lama. Namun tanpa perubahan, diklat akan terus berjalan di tempat, sementara masalah instansi tetap berulang.
Diklat yang Berangkat dari Masalah
Menentukan diklat berdasarkan masalah, bukan anggaran, menuntut instansi untuk jujur melihat persoalan yang dihadapi. Banyak diklat gagal berdampak karena sejak awal tidak dirancang untuk menjawab masalah nyata. Anggaran sering menjadi penentu utama, sementara kebutuhan lapangan terabaikan. Dengan menjadikan masalah sebagai titik awal, diklat dapat lebih tepat sasaran, relevan, dan berdampak pada kinerja. Diklat tidak lagi sekadar alat serapan anggaran, melainkan bagian dari solusi yang nyata bagi instansi.
