Mengendalikan waktu pelaksanaan kontrak adalah tantangan yang selalu muncul dalam setiap proyek pengadaan barang dan jasa. Hampir semua jenis kontrak—mulai dari konstruksi, pengadaan barang, hingga jasa konsultansi—dapat mengalami risiko keterlambatan. Keterlambatan bukan hanya masalah teknis, tetapi juga masalah manajerial, administratif, bahkan kadang politis. Keterlambatan menyebabkan pekerjaan tidak selesai sesuai jadwal, menghambat layanan publik, membuat biaya membengkak, dan menimbulkan ketidakpuasan pengguna. Di sisi lain, auditor memeriksa waktu pelaksanaan kontrak sebagai indikator kualitas perencanaan dan pengendalian. Ketika suatu pekerjaan molor, auditor ingin tahu apakah perencanaan waktu realistis, apakah kendala lapangan diantisipasi, dan apakah PPK melakukan pengawasan yang memadai. Di sinilah kemampuan mengendalikan waktu pelaksanaan kontrak menjadi sangat penting.
Mengendalikan waktu pelaksanaan kontrak tidak bisa dilakukan dengan satu langkah tunggal. Ia memerlukan kombinasi antara perencanaan yang matang, komunikasi intensif, monitoring yang konsisten, dan dokumentasi yang rapi. Kontrak yang berhasil diselesaikan tepat waktu selalu memiliki beberapa kesamaan: dokumen perencanaan kuat, penyedia memahami kewajiban, pihak pengguna aktif mengawasi, dan setiap hambatan ditangani sejak dini. Sebaliknya, kontrak yang molor biasanya menunjukkan bahwa salah satu atau beberapa elemen ini tidak berjalan dengan baik.
Mengendalikan waktu pelaksanaan kontrak sebenarnya dimulai jauh sebelum kontrak ditandatangani, yakni pada tahap perencanaan. Pada tahap ini, waktu penyelesaian pekerjaan harus dihitung secara realistis. Banyak instansi menentukan waktu hanya berdasarkan keinginan atau kebutuhan administratif, bukan berdasarkan standar teknis atau kemampuan lapangan. Misalnya, pekerjaan konstruksi bangunan ditargetkan selesai dalam dua bulan, padahal pekerjaan tersebut secara teknis membutuhkan empat bulan. Ketika waktu kontrak terlalu pendek, penyedia tidak mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dan penyedia kemudian dianggap lambat. Padahal akar masalahnya adalah perencanaan yang tidak realistis.
Perencanaan waktu harus mempertimbangkan kompleksitas pekerjaan, durasi teknis setiap aktivitas, ketersediaan material, akses lokasi, serta pengaruh cuaca. Dalam konstruksi, curing beton membutuhkan waktu tertentu yang tidak bisa dipercepat. Pemasangan keramik membutuhkan permukaan yang benar-benar kering. Pekerjaan pengecatan membutuhkan kondisi cuaca tertentu. Semua aktivitas ini membutuhkan waktu. Jika perencana tidak memahami urutan teknis ini, waktu kontrak menjadi tidak masuk akal dan pekerjaan pasti molor.
Setelah waktu dihitung secara benar, kontrak harus disusun dengan klausul waktu yang jelas. Kontrak yang baik memiliki ketentuan waktu mulai kerja, durasi pelaksanaan, dan tanggal serah terima. Tidak cukup hanya menuliskan durasi “90 hari kalender”. Kontrak harus memuat mekanisme perpanjangan waktu, kemungkinan hambatan lapangan, cara penyesuaian jadwal, dan konsekuensi jika terlambat. Jika klausul waktu tidak jelas, penyedia bisa berargumen bahwa keterlambatan terjadi karena mis komunikasi atau ketidakjelasan kontrak.
Mengendalikan waktu juga membutuhkan komunikasi yang baik. Banyak keterlambatan dalam pelaksanaan kontrak bukan karena masalah teknis, tetapi karena kurangnya komunikasi antara PPK, penyedia, dan pengguna. PPK harus menjelaskan secara rinci apa yang harus dilakukan, kapan harus dimulai, bagaimana prosedurnya, dan apa saja standar kualitas yang diharapkan. Penyedia harus diberi kesempatan menyampaikan kendala sejak awal. Jika komunikasi ini tidak terjadi, penyedia bisa bekerja tanpa arahan yang jelas, sehingga pekerjaan tidak berjalan sesuai jadwal.
Salah satu cara paling efektif untuk mengendalikan waktu adalah menyusun jadwal kerja rinci atau time schedule. Jadwal kerja ini menjelaskan kapan setiap aktivitas dimulai dan selesai. Jadwal ini harus disetujui bersama oleh PPK dan penyedia. Penyedia harus membuat jadwal realistis yang mencerminkan kemampuan mereka. PPK harus mengkaji jadwal tersebut dan memastikan bahwa durasinya sesuai dengan kontrak dan standar teknis. Jadwal yang baik membuat seluruh pihak memahami alur kerja dan dapat memonitor kemajuannya.
Setelah jadwal disepakati, kontrol waktu dapat dilakukan dengan monitoring berkala. Monitoring tidak harus rumit. PPK dapat melakukan kunjungan lapangan setiap minggu atau dua minggu sekali untuk melihat kemajuan. Monitoring harus mencatat apakah pekerjaan sesuai jadwal, apakah material tersedia, apakah tenaga kerja mencukupi, dan apakah ada kendala lapangan. Dokumentasi monitoring harus lengkap karena menjadi dasar untuk menilai keterlambatan. Auditor sering mencari dokumentasi monitoring untuk melihat apakah PPK aktif melakukan pengendalian.
Jika kemajuan pekerjaan tidak sesuai jadwal, langkah korektif harus segera dilakukan. Penyedia harus diberi teguran tertulis atau permintaan percepatan pekerjaan. Percepatan bisa dilakukan dengan menambah tenaga kerja, menambah jam kerja, atau menambah peralatan. Jika penyedia tidak melakukan percepatan, PPK berhak memberikan peringatan, bahkan menerapkan denda jika kontrak mengatur hal tersebut. Banyak pekerjaan molor karena PPK ragu mengambil tindakan. Padahal kontrak adalah dokumen legal yang harus ditegakkan demi kepentingan negara.
Masalah cuaca sering menjadi alasan keterlambatan. Namun penyedia tidak bisa selalu menggunakan alasan ini. Cuaca ekstrem mungkin valid untuk menunda pekerjaan tertentu, tetapi cuaca ringan tidak dapat menjadi alasan. PPK harus menilai apakah alasan penyedia dapat diterima secara teknis. Auditor biasanya menilai apakah penundaan akibat cuaca disertai data BMKG atau dokumentasi lapangan. Jika alasan cuaca tidak terbukti, maka keterlambatan dianggap sebagai kegagalan penyedia.
Selain itu, kebutuhan material dan alat harus dipastikan tersedia tepat waktu. Banyak proyek molor karena material belum datang atau alat tidak tersedia. Dalam hal ini, penyedia harus menunjukkan bukti pemesanan material atau kontrak sewa alat. PPK dapat meminta bukti ini untuk memastikan bahwa penyedia benar-benar melakukan persiapan. Jika penyedia belum memesan material sejak awal, ini adalah indikasi bahwa penyedia tidak siap. Penyedia yang tidak siap biasanya akan kesulitan mencapai target waktu.
Pengadaan pekerjaan konstruksi sering kali bergantung pada ketersediaan alat berat. Jika alat berat tidak datang tepat waktu, seluruh pekerjaan terhambat. Karena itu, kontrol waktu harus mencakup verifikasi jadwal mobilisasi alat. Penyedia harus memberikan rencana mobilisasi alat yang jelas. Jika mobilisasi terlambat, PPK harus meminta percepatan atau mencari penyedia alternatif sesuai mekanisme kontrak.
Salah satu kesalahan umum dalam pelaksanaan kontrak adalah mengizinkan pekerjaan dimulai tanpa dokumen lengkap. Misalnya, pekerjaan sudah dimulai meski gambar kerja belum final. Akibatnya, pekerjaan harus bongkar pasang atau dihentikan sementara. Keterlambatan seperti ini harus dicegah dengan memastikan seluruh dokumen teknis lengkap sebelum pekerjaan dimulai. Auditor sering menemukan bahwa pekerjaan molor karena dokumen tidak siap. Untuk itu, PPK harus memastikan bahwa desain, spesifikasi teknis, dan gambar sudah sempurna ketika kontrak ditandatangani.
Seluruh kontrol waktu juga membutuhkan keterlibatan aktif dari pengguna. Pengguna sering kali memiliki instruksi tambahan selama pekerjaan berlangsung. Jika instruksi diberikan terlambat, pekerjaan berhenti menunggu keputusan pengguna. Dalam kasus seperti ini, PPK harus mengatur mekanisme komunikasi yang jelas sehingga keputusan pengguna tidak menghambat jadwal. Pengguna harus memahami bahwa keterlambatan mereka berdampak pada keseluruhan pekerjaan.
Ketika pekerjaan mendekati masa akhir kontrak, PPK harus memperketat monitoring. Jika progres pekerjaan masih rendah, langkah percepatan harus dilakukan segera. Menunggu hingga akhir kontrak untuk menilai keterlambatan adalah tindakan yang terlalu lambat. Penyedia mungkin sudah tidak memiliki waktu untuk mengejar ketertinggalan. Percepatan harus dilakukan sejak dini agar pekerjaan tetap dapat diselesaikan tepat waktu.
Dokumentasi adalah elemen penting lainnya dalam pengendalian waktu. Setiap komunikasi, monitoring, instruksi, dan teguran harus terdokumentasi. Dokumentasi diperlukan untuk melindungi PPK maupun penyedia jika terjadi sengketa. Auditor biasanya memeriksa dokumentasi ini untuk menilai apakah pengendalian waktu dilakukan dengan benar. Tanpa dokumentasi, penyedia dapat berargumen bahwa keterlambatan terjadi karena perintah lisan atau perubahan mendadak.
Pada akhirnya, pengendalian waktu pelaksanaan kontrak adalah kombinasi antara perencanaan yang baik, pengawasan yang konsisten, komunikasi yang terbuka, dan tindakan korektif yang tepat waktu. Keterlambatan dapat dicegah sejak awal jika perencanaan waktu realistis, dokumen lengkap, jadwal kerja rinci dibuat, dan monitoring dilakukan secara berkala. Penyedia pun dapat bekerja lebih efisien ketika mendapat arahan yang jelas dan dukungan dari pihak PPK.
Kontrak yang selesai tepat waktu adalah cermin profesionalitas instansi. Ia menunjukkan bahwa instansi tidak hanya mampu mengelola anggaran, tetapi juga mampu mengelola pekerjaan lapangan dengan baik.
