Menentukan jadwal pengadaan yang realistis adalah salah satu tantangan terbesar dalam manajemen pengadaan barang dan jasa. Bagi banyak instansi, jadwal pengadaan sering kali hanya dianggap sebagai formalitas administratif yang harus dituangkan dalam perencanaan tahunan. Namun pada kenyataannya, jadwal adalah penentu kelancaran seluruh proses. Ia memengaruhi efektivitas perencanaan anggaran, kesiapan dokumen, kualitas pemilihan penyedia, kemampuan penyedia menyelesaikan pekerjaan, dan kepuasan pengguna. Jadwal yang tidak realistis hampir selalu berujung pada masalah: keterlambatan kontrak, pekerjaan terburu-buru, rendahnya kualitas barang atau pekerjaan, dan temuan audit. Karena itu, kemampuan menyusun jadwal pengadaan yang benar-benar realistis merupakan keterampilan yang sangat penting.
Masalah besar dalam banyak instansi adalah kecenderungan membuat jadwal yang “ideal di atas kertas” tetapi tidak memperhitungkan realitas lapangan. Sering muncul jadwal yang sangat padat dengan waktu pemilihan penyedia yang hanya beberapa hari, waktu pembuatan dokumen yang tidak masuk akal, atau durasi pekerjaan yang lebih pendek dari standar teknis. Ketika auditor meninjau jadwal seperti ini, mereka dapat dengan mudah melihat bahwa perencanaan tidak dilakukan dengan matang. Auditor tidak hanya memeriksa apakah jadwal dipenuhi, tetapi juga menilai apakah jadwal yang dibuat sejak awal dapat dikerjakan secara realistis. Jika jadwal terlalu ambisius, itu akan dianggap sebagai kelemahan perencanaan.
Menentukan jadwal yang realistis harus dimulai dari satu hal: memahami proses pengadaan secara menyeluruh. Pengadaan bukan hanya pemilihan penyedia. Ada tahapan perencanaan, penyusunan spesifikasi teknis, penyusunan rancangan kontrak, survei harga, penyusunan HPS, pengumuman pemilihan, pemberian kesempatan sanggah, klarifikasi, evaluasi, penetapan pemenang, hingga penandatanganan kontrak. Setiap tahapan membutuhkan waktu yang tidak bisa dipotong seenaknya. Banyak instansi terburu-buru memulai proses pemilihan penyedia tanpa memastikan dokumen perencanaan matang. Ketika dokumen belum siap, jadwal pemilihan terhenti di tengah jalan dan menyebabkan keterlambatan besar.
Jadwal pengadaan yang realistis juga harus mempertimbangkan kesiapan pengguna atau pemilik pekerjaan. Pengguna seringkali baru menyerahkan dokumen kebutuhan beberapa minggu sebelum akhir tahun, padahal penyusunan spesifikasi teknis membutuhkan waktu. Jika spesifikasi teknis disusun tergesa-gesa, kualitas barang atau jasa yang diterima akan buruk. Karena itu, penyusunan jadwal harus memperhitungkan koordinasi internal antarunit. Jadwal bukan hanya tentang durasi kegiatan, tetapi tentang memastikan bahwa semua pihak yang terlibat benar-benar siap bekerja sesuai tahapan.
Selain itu, penyusunan jadwal harus mempertimbangkan kompleksitas pekerjaan. Pekerjaan konstruksi besar membutuhkan waktu pemilihan penyedia yang lebih panjang dibandingkan pekerjaan sederhana. Begitu pula pengadaan barang impor membutuhkan waktu tambahan untuk proses bea cukai, pengiriman, dan uji fungsi. Jika jadwal dibuat terlalu pendek untuk pekerjaan kompleks, penyedia akan kesulitan memenuhi tuntutan kontrak. Auditor biasanya memperhatikan apakah durasi dalam kontrak sesuai dengan standar industri. Jika tidak, auditor akan menyimpulkan bahwa perencana tidak memahami kebutuhan teknis pekerjaan.
Jadwal pengadaan harus dibuat dengan mempertimbangkan musim dan kondisi lapangan. Dalam pekerjaan konstruksi, musim hujan dapat memengaruhi kemampuan penyedia untuk bekerja sesuai jadwal. Banyak proyek gagal selesai tepat waktu karena hujan menghambat pengerjaan pondasi, pengecoran, atau perkerasan jalan. Namun beberapa instansi justru memulai pekerjaan konstruksi menjelang musim hujan sehingga risiko keterlambatan sangat tinggi. Jadwal pengadaan yang realistis harus memperhitungkan pola cuaca, kondisi tanah, serta akses material selama musim tertentu. Auditor biasanya memahami pola cuaca suatu wilayah dan akan mempersoalkan jika jadwal konstruksi dibuat tanpa memperhatikan musim.
Selain faktor lapangan, jadwal pengadaan harus memperhatikan kalender anggaran. Banyak instansi terjebak pada kebiasaan memulai pengadaan terlambat sehingga seluruh proses menumpuk di akhir tahun. Ketika pengadaan dimulai di bulan Oktober atau November, tidak mungkin kontrak yang kompleks dapat diselesaikan tepat waktu. Akibatnya, banyak pekerjaan terburu-buru dan kualitasnya menurun. Auditor sering menemukan temuan seperti “pekerjaan dilaksanakan menjelang akhir tahun sehingga mutu pekerjaan tidak optimal”. Hal ini muncul karena jadwal pengadaan tidak direncanakan sejak awal tahun anggaran.
Jadwal yang realistis memerlukan one step ahead planning, yaitu melakukan perencanaan sebelum masalah muncul. Jika perencanaan anggaran dilakukan di awal tahun, penyusunan spesifikasi teknis dan HPS harus dilakukan segera setelah anggaran disahkan. Pemilihan penyedia dapat dimulai lebih awal, sehingga kontrak dapat berjalan sepanjang tahun dan pekerjaan dapat diselesaikan tanpa tekanan waktu. Banyak instansi yang berhasil menyelesaikan proyek tepat waktu karena mereka memulai proses pengadaan segera setelah DPA diterbitkan.
Selain itu, jadwal pengadaan harus memperhatikan kapasitas SDM pengelola pengadaan. Banyak instansi hanya memiliki satu atau dua orang yang menangani seluruh proses pengadaan. Jika pengadaan banyak dan jadwal terlalu padat, SDM tidak mampu menyelesaikan tugas tepat waktu. Ini menyebabkan keterlambatan pada pengumuman, evaluasi, atau penandatanganan kontrak. Jadwal yang realistis harus memperhitungkan beban kerja pokja pemilihan, PPK, dan tim teknis. Jika beban kerja terlalu berat, perlu pembagian tugas atau penyesuaian waktu.
Selain kapasitas SDM, jadwal yang realistis juga harus memperhitungkan potensi sanggah. Dalam beberapa pengadaan, masa sanggah adalah tahapan wajib yang tidak bisa dipercepat. Jika penyedia mengajukan sanggah, proses akan memakan waktu tambahan. Karena itu, jadwal yang realistis harus memberikan buffer time atau ruang waktu cadangan untuk menghadapi risiko sanggah. Auditor biasanya memeriksa apakah proses pengadaan berjalan tanpa mengabaikan masa sanggah. Jika jadwal terlalu ketat sehingga masa sanggah terlewat, hal ini dianggap pelanggaran prosedur.
Jadwal pengadaan yang baik juga harus mempertimbangkan waktu untuk klarifikasi dan negosiasi teknis. Banyak penyedia membutuhkan penjelasan tambahan tentang spesifikasi teknis. Jika jadwal terlalu ketat, kesempatan klarifikasi tidak diberikan dan penyedia dapat menafsirkan dokumen secara berbeda. Akibatnya, barang atau pekerjaan yang diterima bisa tidak sesuai ekspektasi. Auditor sering mencatat temuan bahwa “dokumen pengadaan tidak jelas sehingga penyedia menafsirkan berbeda”. Hal ini dapat dicegah dengan memberikan waktu cukup untuk klarifikasi.
Dalam pengadaan barang yang membutuhkan pengiriman dari luar daerah atau luar negeri, jadwal harus mencakup waktu pengiriman yang realistis. Banyak instansi membuat jadwal yang tidak mempertimbangkan proses distribusi. Misalnya, pengadaan alat elektronik dari luar negeri membutuhkan waktu tambahan untuk proses bea cukai, pengiriman antarpulau, dan uji fungsi. Jika jadwal hanya memberikan waktu dua minggu untuk pengiriman, penyedia akan kesulitan memenuhi kontrak. Auditor akan menilai bahwa jadwal tidak realistis sejak awal.
Selain itu, jadwal harus memperhitungkan prosedur administrasi internal seperti proses review anggaran, persetujuan pejabat, dan penandatanganan dokumen. Banyak instansi lupa bahwa dokumen harus melalui beberapa tahap persetujuan sebelum diumumkan. Jika jadwal tidak memasukkan proses administrasi ini, penundaan pasti terjadi.
Jadwal pengadaan yang realistis juga harus mengantisipasi potensi revisi dokumen. Dokumen pengadaan sering kali perlu diperbaiki setelah review teknis atau masukan pengguna. Jika jadwal tidak memberikan ruang untuk revisi, dokumen dipaksakan diproses meskipun belum matang. Hal ini berpotensi menimbulkan sengketa kontrak. Auditor sering menemukan temuan bahwa dokumen tidak akurat karena disusun terburu-buru.
Selain tahapan pemilihan, jadwal kontrak juga harus realistis. Durasi kontrak tidak boleh terlalu singkat sehingga penyedia harus bekerja tanpa memperhatikan mutu. Dalam konstruksi, pekerjaan seperti pengecoran, curing beton, pemasangan baja, dan pemipaan memiliki durasi teknis tertentu yang tidak dapat dipercepat. Jika jadwal kontrak lebih pendek dari standar teknis, risiko kegagalan struktural meningkat. Jadwal pengadaan yang realistis harus memahami batas teknis ini.
Setelah semua faktor dipertimbangkan, jadwal pengadaan harus disusun berurutan dari awal hingga akhir. Jadwal yang baik tidak hanya mencantumkan kapan proses dimulai dan selesai, tetapi juga menunjukkan alur logis antar tahapan. Jadwal harus dapat dijelaskan dan didukung dengan perhitungan waktu yang masuk akal. Ketika auditor memeriksa jadwal, mereka ingin melihat bahwa jadwal memang bisa dilaksanakan. Jika dokumen pendukung dan logika jadwal konsisten, auditor akan menilai perencanaan baik.
Pada akhirnya, menentukan jadwal pengadaan yang realistis bukan hanya soal membagi waktu, tetapi memahami semua aspek yang memengaruhi kelancaran pengadaan. Jadwal yang baik membantu mencegah keterlambatan, meningkatkan kualitas hasil, mengurangi risiko sengketa, dan meningkatkan akuntabilitas. Jadwal yang realistis mencerminkan profesionalitas instansi dalam mengelola pengadaan barang dan jasa.