Executive Summary adalah bagian ringkas yang berisi poin-poin penting dari sebuah dokumen perencanaan. Meski hanya terdiri dari beberapa halaman, Executive Summary memiliki peran yang sangat penting karena menjadi bagian pertama yang dibaca oleh pimpinan atau pengambil keputusan. Banyak pimpinan tidak sempat membaca seluruh dokumen yang panjang, sehingga Executive Summary menjadi tempat mereka memahami inti rencana, arah kebijakan, serta prioritas yang akan dijalankan.
Sayangnya, banyak ASN masih kesulitan membuat Executive Summary yang singkat namun padat, jelas namun tidak bertele-tele. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mudah membuat Executive Summary yang rapi, terstruktur, dan mudah dipahami siapa pun yang membacanya.
Memahami Fungsi Executive Summary
Sebelum mulai menulis, ASN harus memahami dulu fungsi dari Executive Summary. Fungsi utamanya adalah memberikan gambaran besar tentang isi dokumen. Tidak semua detail dimasukkan, hanya yang benar-benar penting. Pimpinan membutuhkan ringkasan yang bisa dibaca cepat namun memberikan pemahaman menyeluruh tentang arah rencana.
Karena itu, Executive Summary harus berisi poin inti seperti latar belakang masalah, tujuan, strategi utama, indikator kinerja, hingga dampak yang ingin dicapai. Tanpa memahami fungsi ini, penyusunan Executive Summary sering melebar dan justru terlihat seperti dokumen penuh yang dipadatkan begitu saja.
Membaca dan Memahami Dokumen Utama
Langkah berikutnya sebelum menyusun Executive Summary adalah memahami isi dokumen secara keseluruhan. Anda perlu membaca dokumen induknya, seperti Renstra, Renja, rencana kegiatan, atau dokumen lainnya. Perhatikan:
- Apa isu utama yang dibahas?
- Apa fokus strategis yang ingin dicapai?
- Program apa yang menjadi prioritas?
- Apa indikator kinerjanya?
- Bagaimana target diukur?
Pemahaman menyeluruh akan membantu Anda memilih bagian mana yang perlu dirangkum dan mana yang tidak perlu masuk Executive Summary.
Menentukan Poin-Poin Utama
Setelah memahami dokumen penuh, langkah selanjutnya adalah menentukan poin penting yang harus dicantumkan dalam Executive Summary. Poin-poin tersebut biasanya meliputi:
- Latar belakang dan alasan penyusunan dokumen
- Permasalahan utama atau isu strategis yang ingin diselesaikan
- Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai
- Strategi utama yang akan dilaksanakan
- Program prioritas dan kegiatan kunci
- Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur keberhasilan
- Ringkasan kebutuhan anggaran (bila diperlukan)
- Dampak atau manfaat yang diharapkan
Poin-poin ini menjadi dasar struktur Executive Summary agar lebih fokus dan tidak melebar ke hal-hal yang tidak penting.
Menulis Dengan Bahasa Sederhana dan Ringkas
Kunci Executive Summary yang baik adalah ringkas, jelas, dan langsung ke inti. Gunakan bahasa sederhana, hindari istilah teknis yang rumit, dan tulis dalam paragraf pendek. Beberapa prinsip yang dapat diterapkan adalah:
- Gunakan kalimat yang langsung pada inti pernyataan.
- Hindari paragraf yang terlalu panjang.
- Gunakan penjelasan seperlunya tanpa narasi berputar-putar.
- Bila memungkinkan, gunakan data yang sangat penting saja.
Pimpinan biasanya membaca dengan cepat, jadi ringkasan harus disusun seefektif mungkin. Bukan panjangnya yang penting, tetapi ketepatan dan kejelasan informasi.
Memulai Executive Summary dari Gambaran Umum
Bagian awal Executive Summary harus memberikan gambaran umum tentang konteks perencanaan. Pada bagian ini, jelaskan secara singkat:
- Kondisi organisasi saat ini
- Tantangan yang dihadapi
- Alasan perlunya rencana ini dibuat
Gambaran umum ini membantu pembaca memahami kenapa dokumen tersebut penting, serta apa yang melatarbelakangi penyusunan rencana tersebut.
Merangkum Tujuan dan Sasaran Utama
Setelah memberikan gambaran umum, jelaskan tujuan dan sasaran utama yang ingin dicapai oleh organisasi. Penjelasan tidak perlu panjang. Cukup sampaikan dalam dua sampai tiga paragraf:
- Tujuan besar rencana
- Sasaran spesifik yang ingin dicapai dalam periode tertentu
- Arah perubahan yang diinginkan
Bagian ini harus sangat jelas karena menjadi inti dari keseluruhan dokumen perencanaan.
Menjelaskan Strategi dan Program Prioritas
Bagian berikutnya adalah merangkum strategi yang akan dilaksanakan. Tidak semua strategi dalam dokumen utama perlu dituliskan. Pilih yang paling penting dan paling berpengaruh. Jelaskan dengan bahasa lugas:
- Strategi inti yang mendukung sasaran
- Pendekatan yang akan dilakukan
- Program prioritas yang dijalankan
Jika dokumen utama memiliki banyak program, cukup pilih beberapa yang menjadi pendorong utama perubahan. Executive Summary bukan tempat mencantumkan semua detail program dan subkegiatan.
Menampilkan Indikator Kinerja Secara Singkat
Indikator Kinerja (IK) adalah bagian yang perlu tampil dalam Executive Summary, namun disajikan secara ringkas. Pilih beberapa indikator utama yang mencerminkan keberhasilan organisasi. Sampaikan:
- Apa indikatornya
- Apa targetnya
- Dalam periode berapa target ingin dicapai
Tidak perlu mencantumkan seluruh matriks indikator. Cukup indikator utama yang menggambarkan arah perubahan.
Menambahkan Ringkasan Anggaran Jika Diperlukan
Dalam beberapa dokumen perencanaan, Executive Summary juga mencantumkan ringkasan anggaran. Bagian ini penting jika rencana berhubungan langsung dengan pembiayaan. Tampilkan secara simpel:
- Total anggaran yang dibutuhkan
- Pembagian besar anggaran per program utama
- Penjelasan singkat penggunaan anggaran
Bagian ini membantu pimpinan memahami sekilas besaran kebutuhan tanpa harus membaca tabel panjang.
Menjelaskan Manfaat dan Dampak yang Diharapkan
Bagian akhir Executive Summary sebaiknya berisi manfaat atau dampak yang ingin dicapai dari pelaksanaan rencana. Bagian ini tidak boleh dilewatkan karena menunjukkan nilai dari rencana tersebut. Sampaikan secara singkat:
- Dampak bagi organisasi
- Manfaat bagi masyarakat atau penerima layanan
- Perubahan positif yang ditargetkan
Pimpinan biasanya ingin mengetahui apa hasil akhirnya, sehingga bagian ini memberikan gambaran yang lengkap.
Meninjau dan Mengedit Executive Summary
Setelah selesai menulis, lakukan pengecekan ulang. Pastikan:
- Semua poin penting sudah tercakup
- Tidak ada bagian yang membingungkan
- Bahasa sudah jelas dan ringkas
- Tidak ada paragraf berulang
- Format rapi dan konsisten
Executive Summary harus benar-benar bersih dari kesalahan tulisan karena menjadi wajah awal dokumen.
Penutup
Executive Summary adalah bagian penting yang membantu pembaca memahami isi dokumen perencanaan dengan cepat dan mudah. Dengan memahami tujuan dokumen, memilih poin-poin penting, menggunakan bahasa yang sederhana, serta menyusun bagian secara terstruktur, ASN dapat membuat Executive Summary yang rapi, efektif, dan profesional.
Jika Executive Summary dibuat dengan baik, pimpinan akan lebih mudah mengambil keputusan, dan dokumen perencanaan secara keseluruhan akan lebih dihargai. Membuat ringkasan bukan berarti memadatkan isi, tetapi menampilkan inti yang benar-benar penting untuk dipahami.
